Sitelerde İşletme Projesi

Sitelerde İşletme Projesi İçin Gerekli Evraklar

Site yönetimlerinin hazırlaması gereken raporlardan birisi olan işletme projesinde hem gelirlere hem de giderlere yer verilmesi gerekmektedir. Bu bilgilerin kapsamlı bir şekilde yer alması gerektiği için birçok belgenin bulundurulması kaçınılmaz olmaktadır. Bu sayede bir sonraki yıl için öngörülen giderlerin gerçeğe yakın olması sağlanabilmektedir. Sitelerde işletme projesinin hazırlanması aşamasında gerekli olabilecek belgelerin içerisinde ise şunlar yer almaktadır.

• Bir önceki senenin giderlerinin örnek alınabilmesi için faturalar, tahsilat makbuzları ve diğer gider belirtilen evraklar

• Sözü edilen yıl içerisinde gerçekleştirilecek projeler için öncesinde alınmış olan tekliflere ait evraklar

• Sözü edilen yıl içerisinde elde edilecek gelirlerin tahmin edilmesini sağlayacak bir önceki yıla ait gelir makbuzları

Sitelerde birden fazla departmanın bulunması halinde ise işletme projesinin hazırlanması için daha fazla evraka ihtiyaç duyulabilmektedir. Bu evrakların içerisinde sitenin yönetim kapsamına bağlı olarak şunlar yer alabilir.

• Temizlik, teknik ya da güvenlik gibi departmanların bulunduğu sitelerde bu departmanların eleman ihtiyaçlarını gösteren belgeler

• Sitede ilk defa açılacak departmanların giderlerinin listesi

• Sözü edilen yıl içerisinde kullanılacağı tahmin edilen temizlik malzemelerinin listesi

• Güvenliğin sağlanması ya da artırılması için yapılacak eylemler için gerekli olan giderlerin belirlendiği evraklar

• Bahçe düzenlemesi, ağaç dikimi ya da sulama gibi çevre düzenlemesi ile ilgili giderlerinin yer aldığı evraklar

• Ortak kullanım alanlarında harcanan elektrik, su ve doğal gaz gibi giderlerin faturaları

• Ortak alanların bakım ve onarımlarının periyodları ve bu periyodlarda yapılacak harcamaların tahmini harcama listeleri

• Demirbaşların bakımı için oluşacak giderlerin belirlendiği evraklar

• Site yönetimine bağlı olarak çalışanlara özenen prim ya da ücret gibi giderlerin yer aldığı belgeler

• Site yönetiminin faaliyetlerini sürdürürken ihtiyaç duyacağı kırtasiye harcamaları gibi harcamalara ait evraklar

İşletme Projesi Planı

İşletme projesi hazırlanırken üzerinde durulması gereken en önemli konuların başında raporun kat malikleri için anlaşılabilir olması ve gerçeğe yakın tahminlerde bulunulmasıdır. Bu sebeple de işletme projesi hazırlanırken site yönetiminin maliyet yerine harcama yapılan miktarı göz önüne alması ve hesaplamalarını bu miktarlar üzerinden yapması gerekmektedir.

İşletme projelerini genel olarak 3 başlık altında toplamak mümkün olmaktadır. Bu başlıklardan ilki giriş bölümüdür. Giriş bölümünde işletme projesinin hazırlanmış olduğu dönem ve site adı gibi genel bilgilerin yanı sıra işletme projesine konu olan gelir ve giderlere de kısaca değinilmektedir.

İşletme projelerindeki ikinci ana başlık ise giderlerin hesaplanmasıdır. Bu aşamada her bir giderin hesaplanmasının nasıl yapıldığı, referans olarak hangi bilgilerden yararlanıldığına yer verilmesi gerekmektedir. Örneğin ortak alanlarda kullanılan elektriğin giderlerinin hesaplanmasında öncelikli olarak bir önceki sene ortak alanlarda kullanılan elektrik miktarına kw cinsinden belirtilmesi ve söz edilen dönem içerisinde bu miktarda artış ya da azalma beklenip beklenmediğinin belirtilmesi gerekmektedir. Daha sonrasında projenin hazırlandığı yıl içerisinde beklenen kw başına elektrik maliyetine yer verilmeli ve en sonunda da yıllık elektrik giderinin hesaplanması gerekmektedir.

Son başlık ise hesaplanan giderlerin bir liste halinde gösterildiği alandır. Bu sayede kat maliklerinin beklenen gelir ve giderleri özet olarak görmesi ve daha iyi anlayabilmesi sağlanmaktadır. Bu bölümde ayrıca tahmin edilen verilere göre hane başına düşen aidat bedeline ve hangi aylarda ne kadar ödeme yapılması gerektiğine dair bilgilere de yer verilmesi gerekmektedir.

Genel Kurul Onay Belgesi

Site yönetimleri tarafından hazırlanan işletme projelerinin kesinleşebilmesi için öncelikli olarak genel kurul tarafından onaylanması gerekmektedir. bunun için de genel kurul toplantısının düzenlenmesi ve daha sonrasında işletme projesinin onaylanması işleminin gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Genel kurul işletme projesini onayladıktan sonra site karar defterine olumlu oy verildiğine dair beyanını ve imzasını atması ise kesinleşme aşamasındaki şartlardan birisidir. Projeyi kabul etmeyen kat maliklerinin ise kabul etmeme sebepleri ile birlikte karar defterine imza atmaları gerekir. Yeterli çoğunluğun sağlanması ise işletme projesi kesinleşmiş olmaktadır.

Bütçe Planı

İşletme projelerinin hazırlanması aynı zamanda bütçe planının da hazırlanmasını zorunlu kılmaktadır. Söz konusu olan dönem içerisinde sitede gerçekleşecek projelerin ve düzenli gelir ve giderlerin net bir şekilde belirlenmesi işletme projesinin eksiksiz ve gerçeğe yakın tahminler ile hazırlanmasını mümkün kılmaktadır.

Sitelerde bütçe planı hazırlanırken genellikle basit planlardan yararlanılır. Ancak departman ve işletmeleri fazla olan sitelerde daha karmaşık bütçe planlarının hazırlanması mümkün olmaktadır. Sitelerin bütçe planlarında temel olarak 3 ana başlık bulunmaktadır. Bu başlıklardan ilki bir önceki dönemden devreden varlıklar, nakitler ve alacaklardır. İkinci başlığı ise sitelerin gelirleri oluşturmaktadır. Bu başlık içerisinde hem düzenli gelirlere hem de reklam anlaşmaları gibi tak seferlik gelirlere yer verilmelidir. Son başlık ise sitenin giderlerini konu almalıdır.

Giderler başlığında da hem düzenli giderlere hem de tek seferlik harcamalara yer verilmesi gerekir. Son olarak sitelerin gelir ve giderlerinin dengelenebilmesi ve site yönetimlerinin görevlerini eksiksiz bir şekilde yerine getirebilmelerini sağlamak için avans bilgilerine de yer verilmesi gerekir. Site bütçe planlarını özetlemek gerekirse karşımıza şu şekilde bir plan çıkacaktır.

1. Önceki dönemden devir

   1. Devreden nakit

   2. Devreden alacak

   3. Devreden borç

2. Gelirler

   1. Düzenli gelirler

   2. Belirli bir süre için oluşan gelirler

   3. Tek seferlik gelirler

3. Giderler

   1. Düzenli giderler

      1. Elektrik giderleri

      2. Su giderleri

      3. Yakıt giderleri

      4. Bakım onarım giderleri

      5. Temizlik giderleri

      6. Personel giderleri

      7. Malzeme giderleri

      8. Kapıcı giderleri

   2. Belirli bir süre için oluşan giderler

      1. Mevsimlik işçi giderleri

      2. Bahçe bakım giderleri

   3. Tek seferlik giderler

      1. Doğal afet sebebi ile oluşan giderler

      2. Kaza sebebi ile oluşan giderler

      3. Özel proje giderleri

Yönetim Karar Defteri

İşletme projesinin geçerli olabilmesi için kat malikleri kurulu tarafından sözlü olarak onaylanması yeterli olmamaktadır. Bunun yanında onayın karar defterine yazılması ve olumlu oy veren kat maliklerinin imza atması gerekmektedir. Olumsuz oy veren kat maliklerinin ise karar defterine nedenlerini belirtmesi ve imzalarını atması gerekmektedir.

Bunun yanında işletme projesinin de karar defterinde yer alması gerekir. Çünkü işletme projelerinde kat maliklerinin ödemesi gereken aidat bedellerine de yer verilmektedir. Bu sayede sözü edilen dönem için kat maliklerinin ödemesi gereken aidat bedeli kesinleşmiş olmaktadır.

Aidat ve Gider Tablosu

İşletme projelerinde esas kalemleri giderler oluşturmaktadır. Çünkü site yönetimlerinin asli görevleri sitenin işleyişinin sorunsuz bir şekilde devam etmesini sağlamaktır. Bu sebeple de giderlerin karşılanması gerekmektedir. Giderlerin karşılanmasını sağlayan ana gelir kalemi ise kat maliklerinden düzenli olarak toplanan aidatlar. Bu sebeple de işletme projelerinin olmazsa olmaz iki başlığı giderler ve hane başına düşen aidatlar olmaktadır.

Gider tablosunun doğru ve tam bir şekilde oluşturulması, bir yıl sonraki tahmini giderlerin hesaplanabilmesi açısından son derece önemlidir. Bu tablonun hazırlanması için ise gerekli evrakların eksiksiz bir şekilde toplanması ve saklanması gerekmektedir.

Giderlerin karşılanabilmesi için kat maliklerinin ödemesi gereken aidat miktarları ise iki farklı şekilde hesaplanmaktadır. Eğer tüm bağımsız bölümler parsel üzerinde eşit alan kaplıyor ise o zaman toplam gider tutarının kat maliki sayısına bölünmesi gerekir. Eğer sitede farklı yüz ölçümlerine sahip bağımsız bölümler bulunuyor ise o zaman toplam gider tutarının parsel payına göre üleştirilimesi gerekir.

Hizmet ve Bakım Sözleşmeleri

Site yönetimleri sıklıkla dışarıdan hizmet almaktadır. Sitelerdeki çeşitli faaliyetlerin devam edebilmesi için dışarıdan hizmet alımı genellikle daha az maliyetli olduğu için tercih edilmektedir. Bunun yanında dışarıdan alınan hizmetler sayesinde site yönetiminin de iş yükü önemli ölçüde azalmaktadır.

Dışarıdan alınan hizmetler içerisinde bakım ve onarım hizmetlerinden kapıcılık hizmetlerine, güvenlik hizmetlerinden yönetim hizmetlerine kadar çok farklı alanlar yer almaktadır. Bu kadar farklı hizmetlerin alınması da doğal olarak önemli maliyet kalemlerinin yaratılmasına neden olmaktadır.

Hizmet ve bakım giderlerinin sözleşmeleri de bu sebeple işletme projeleri içerisinde önemli yer tutmaktadır. Gider kaleminin önemli bir yüzdesini oluşturması sebebi ile projelerde yer verilmesi ve kat maliklerine açıklanması gerekmektedir. Bu maliyetlerin bilinmesi sözü edilen işletme dönemi içerisindeki maliyetlerin hesaplanmasında kullanılmaktadır. Bunun yanında bazı sözleşmelerde opsiyon maddesi bulunmaktadır. Bu madde sayesinde sitenin bir sonraki dönemde de aynı hizmeti aynı firmadan alması halinde oluşacak maliyet önceden bilinmektedir.

Sigorta Poliçeleri

Günümüz önemli gelişmelerinden birisi de ülkemizde sigorta sektörünün hızlı bir şekilde gelişmesidir. Bu sebeple de günümüzde neredeyse tüm bağımsız bölümün sigortası bulunmaktadır. Ancak ortak alanlar ve sitedeki diğer bölümler bu sigortalar ile güvence altına alınmaz. Bu sebeple de site yönetimlerinin ortak alan sigortası yaptırması neredeyse zorunluluk olmaktadır.

Sitelerin genişliğine ve sitede bulanan alanların değerlerine göre yapılan bu apartman sigortalarının maliyetleri değişiklik göstermektedir. Ayrıca teminatların kapsamı da maliyetlerin etkilenmesine neden olmaktadır. Bu sebeple de işletme projelerinde özellikle yer verilmesi gereken alanlardan birisi olmaktadır. ortak alan sigortalarının düzenli olarak yapılması kat maliklerine mali güvenli sağladığı gibi aynı zamanda site yönetiminin beklenmedik giderleri daha rahat karşılamasına da yardımcı olmaktadır.

Personel Belgeleri

Özellikle birçok işletmeyi bünyesinde bulunduran sitelerdeki büyük gider kalemlerinden birisi de personel belgeleri olmaktadır. İşveren pozisyonunda olan site yönetiminin personel özlük dosyalarını düzenli bir şekilde ve belirli süreler ile saklaması gerekmektedir. bu belgeler aynı zamanda personellerin site yönetimine olan maliyetlerinin hesaplanması açısından da önemli olmaktadır. Çünkü personel giderleri içerisinde sadece personellerin maaşları gider kalemi oluşturmamaktadır. Bunun yanında SGK primleri, vergiler, ayni yardımlar, yol ve yemek ücretleri gibi maliyetler de söz konusu olmaktadır. Bu maliyetlerin bilinmesi ve bir sonraki yılda yapılacak zamma göre yeni maliyetlerin bilinmesi işletme projesinin tutarlılığı açısından önem kazanmaktadır.

Vergi ve Finansal Belgeler

Site yönetimleri birçok açıdan vergiye tabi olmamaktadır. Ancak yapılan harcamalardaki ve personel giderlerindeki vergiler söz konusu olmaktadır. Bu vergilerin yanı sıra sitenin finansal tablosunu oluşturmak için de fiş, fatura, gelir makbuzu gibi birçok belgenin usule uygun bir şekilde toplanması ve saklanması gerekmektedir.

Aidat ve Gider Beyannameleri

Aidat ve gider beyannameleri yasal olarak hazırlanması gereken belgeler içerisinde yer almamaktadır. Ancak site yönetimi akışının aksamadan devam edebilmesini ve dolayısıyla site yönetiminin işini kolaylaştıran belgeler olmaktadır.

Denetim Raporları

Yönetim planında aksi belirtilmediği taktirde, Site ve Apartmanlarda Denetim Kurulu Raporu, 3 ayda bir yapılan denetimlerin raporlarının da saklanması gerekmektedir. Bu raporların yıl sonunda değerlendirilmesi, olumsuz durumların tespit edilmesini kolaylaştırmaktadır.

İşletme projesi hazırlanırken ise bu raporlardan sıklıkla faydalanılır. Çünkü bu raporlarda söz konusu olan dönem içerisindeki gelir ve giderler yer almaktadır. Bu sayede işletme projesinin daha kolay hazırlanması mümkün olur. Bunun yanında işletme projesinin kontrol edilmesi için de denetim raporlarından faydalanılabilinir.

Ortak Alan Kullanım Belgeleri

Kural olarak ortak alanların kullanım hakkı tüm kat malikleri arasında eşit şekilde paylaştırılmalıdır. Ancak yönetim planı gereği ya da kat maliklerinin almış olduğu kararlar ile bu durum değiştirilebilir. Örneğin site içerisinde yer alan bir işletmenin site bahçesinde bir alanı sadece kendisi için düzenleyebilir. Bu durumda site yönetiminin bu kişiden belirli bir kira bedeli alma hakkı bulunmaktadır. Ancak bu gelirin ne şekilde ve hangi şartlar altında elde edildiğinin ispatlanabilmesi için gerekli belgelerin düzenlenmesi gerekmektedir.

Yönetim Planı

Sitelerde mutlaka bulunması gereken belgelerden birisi olan yönetim planlarında işletme projesi ile ilgili maddelere de yer verilebilmektedir. Bazı yönetim planlarında aidat bedellerinin yıllık hangi oranda arttırılacağına yer verilmektedir. Bu durumda işletme projelerinin hazırlanması giderlerin gelecek aidat gelirleri ile örtüşüp örtüşmediğini anlamak için hazırlanabilir.

Asansör ve Tesisat Kontrol Belgeleri

Sitelerdeki önemli bakım ve onarım giderleri içerisinde yer alan asansör ve tesisat bakımları gerek maliyetleri gerekse de düzenli olarak yapılma zorunluluğu açısından önemli bir yer tutmaktadır. Bu sebeple de bu bakımlar ile ilgili belgelerin de titizlikle saklanması ve işletme projesi içerisinde bu giderlere de yer verilmesi gerekmektedir.

Acil Durum Eylem Planı

Acil durum eylem planları genellikle yönetim planı içerisinde yer alan konulardan birisi olmaktadır. Ancak yönetim planında yer almaması halinde site yönetimi tarafından profesyonel bir şekilde hazırlanması gerekmektedir. Bu konu hakkında yeterli bilgiye sahip olunmaması halinde ise bu hizmetin dışarıdan satın alınması gerekir.

Acil eylem planları kapsamında alınacak güvenlik önlemleri ve bu önlemlerin gerçekleştirilmesi de bazı maliyetlere neden olmaktadır. Bu maliyetlerin de işletme projelerinde kendisine yer bulması gerekir.