Apartmanı, Siteyi Excel'den Programa Geçişini Yapmak

Apartmanı ya da siteyi yönetirken uzun süredir Excel kullananlar, verilerini orada biriktirmiş olanlar genelde programa geçişe sıcak bakmaz. Bunun birkaç nedeni var: Kimi, daha önce yaşadığı kötü tecrübelerden dolayı programa güvenemez; farklı yazılımlar arasında geçiş yaparken sorun yaşayan çok kişi vardır. Kimi ise verisinin güvenliğinden endişe eder; “Program çöker mi, yarın öbür gün verilerim silinir mi?” gibi birçok farklı düşünce nedeniyle geçiş yapmak istemez ya da erteler.

Neyse, siz bu yazıya geldiğinize göre Excel’den programa geçmeye az da olsa sıcak baktığınızı düşünerek yazmaya devam ediyorum. 😀 Her şeyden önce, bu bizim programımız olmasa bile mutlaka bir programa geçin. Sektörümüzde, bizim gibi kullanımı kolay ve banka entegrasyonu olan birkaç firma var. Bizden veya bu firmalardan birini tercih ettiğinizde arkanıza yaslanır, haftalık raporlarınıza göz atar, hayatınıza devam edersiniz.

Excel’deki rutininiz büyük ihtimalle şöyle ilerliyor: Sitenize ya da apartmanınıza yeni biri taşındığında önce bilgilerini Excel’e ekliyorsunuz, sonra WhatsApp grubunuz varsa oraya alıyorsunuz. Ondan önce, o daireden taşınan birinin kalan bakiyesi varsa onu yeni kiracıya ya da mülk sahibine iletiyorsunuz.

En çok tekrar eden ve en yorucu kısım ise muhtemelen şu: Her hafta banka hesabınızı açıp gelen ödemelere bakıyorsunuz, açıklama kısımlarından bu ödemenin hangi daireye ait olduğunu anlamaya çalışıyorsunuz. Sonra tekrar Excel’e dönüp o ödemeleri ilgili dairelerin bakiyelerine işliyorsunuz.

Borcu kalanlara hatırlatma yapmak için tek tek mesaj atıyorsunuz. Daire sahibi “Bu borcun detayı ne?” diye sorduğunda tekrar Excel’e dönüp ekran görüntüsü alıyor, ona gönderiyorsunuz. Ardından yeni sorular geliyor… Derken bitmek bilmeyen ve aslında tamamen gereksiz bir iş yükünün içinde kalıyorsunuz.

Programa Geçiş Nasıl Oluyor?

Bizim gibi kurumsal program sağlayıcıları, elinizdeki Excel dosyalarını alıp önce kendi sistemlerine uygun formata dönüştürür. Sonrasında bu dosya programa içe aktarılır ve genelde 1 iş günü, mülk sayınız fazlaysa en geç 1–2 iş günü içinde tüm geçiş işleminiz tamamlanır. Siz tekrar tekrar veri girmekle uğraşmazsınız, hazır şekilde kullanmaya başlarsınız.

Banka Entegrasyonu Nasıl Oluyor?

Banka entegrasyon süreci, hemen hemen tüm programlarda benzer şekilde ilerler. Programınızı satın aldıktan sonra, yazılım sağlayıcınız sizden hangi bankayla çalıştığınızı öğrenir ve o bankaya ait entegrasyon formunu sizinle paylaşır.

Bu formda sizden istenen alanları doldurup şubenize teslim edersiniz. Birkaç gün içinde bankanın genel merkezinden entegrasyon bilgileriniz gelir. Bu bilgileri programınızdaki ilgili ekrana girdiğinizde banka entegrasyonunuz tamamlanmış olur ve tahsilat süreçleriniz otomatik olarak akmaya başlar.

Not: Programı satın almadan önce, mutlaka çalıştığınız bankayla entegrasyonları olup olmadığını sorun. Övünmek gibi olmasın ama Blok Görevlisi olarak, sektörde en fazla bankayla entegrasyonu olan programlardan (hatta çoğu zaman tek program) olduğumuzu özellikle belirtmek isterim. 😀

Programı Kurduk Sonra:

İşte en keyifli kısım burası. Daire sakinlerine bir uygulama linki gönderiyorsunuz, isteyen buradan uygulamayı indiriyor. Herkes sadece kendi mülkünün borcunu ve borç detaylarını görebiliyor, dilerse kredi kartıyla ödemesini yapabiliyor.

Böylece bir mülk sahibi ya da kiracı, sizi arayıp “Benim borcum ne kadar?” diye sormak zorunda kalmıyor; uygulamayı açıp telefonundan anında görebiliyor. Eğer ileri yaşta biri ise ve uygulama kullanmakta zorlanıyorsa, siz yönetici uygulamasından 2–3 saniye içinde ilgili mülkün borcuna bakıp, telefonla kendisine söyleyebiliyorsunuz.

Otomatik Borç Hatırlatma Nasıl Oluyor?

Excel kullanırken, borcu olanlara genelde tek tek mesaj atıyorsunuz ya da biraz önce bahsettiğimiz gibi WhatsApp grubuna yazıyorsunuz. Burada önemli bir nokta var: Hangi dairelerin borcu olduğunu, daire numarasıyla birlikte WhatsApp grubunda açıkça paylaşmanız aslında kişisel veriyi ifşa ettiği için hukuken sıkıntılı bir durum. Eğer bunu yapıyorsanız, bırakmanızda fayda var.

Programlarda ise mantık tamamen farklı işliyor. Hangi dairenin borcu varsa, sistem o daireye özel olarak otomatik WhatsApp mesajı veya SMS gönderiyor. Yani borcu olan kişi, sadece kendi borcuna dair bilgiyi alıyor.

Böylece hem siz tek tek insanlarla uğraşmak zorunda kalmıyorsunuz, hem de daire sakinlerine düzenli ve profesyonel bir şekilde borçlarını hatırlatan bir sisteminiz olmuş oluyor.