Site Yönetimi Programı Seçmenin Rehberi

İster 10 dairelik bir site olun, ister 1.500 dairelik bir site olun, ihtiyaçlar hemen hemen aynıdır. Bazı büyük ihtiyaçlar olabilir, ancak yasal olarak yani zorunlu olarak olması gereken ihtiyaçlar neredeyse hepsinde aynıdır. Gelelim en büyük ihtiyaçlara:

Site Yönetiminde Başarının Anahtarı: En Önemli 15 Özellik

Kaç daire olursa olsun, iyi bir yönetimin temeli aynıdır. Bu liste, yöneticilerin işini kolaylaştıran, sakinlerin memnuniyetini artıran ve yasal gereklilikleri yerine getiren 15 temel özelliği bir araya getiriyor, işte detaylar;

1- Olmazsa olmaz: Banka Entegrasyonu

Banka entegrasyonu sayesinde daire sakinleri yönetim hesabınıza havale yaptığında sistem gelen ödemeyi otomatik olarak ilgili daireye işler. Dilerseniz sadece birkaç tıklamayla ödemenin hangi daireye veya dairelere ait olduğunu manuel olarak belirleyebilirsiniz.

2- Daire Sakinleri için Mobil Uygulama

Yönetici olduğunuz andan itibaren daire sakinlerinin soruları hiç bitmez: Borcum ne kadar? Ben ödeme yaptım ama bu ödeme neden görünmüyor? Bu borcun faizi nereden çıktı? Faiz oranı neydi? Bu borçlandırma nereden geldi? Bu soruların büyük çoğunluğu parayla ilgilidir. Bir mobil uygulama ile daire sakinleri kendi borç ve ödemelerini görüntüleyebilir; diğer dairelerin borç bilgilerine erişemezler. erişemezler. Ben 10 numaralı daire sakiniysem, sadece kendi detaylarımı görmeli, diğer dairelerin borçlarını görememeliyim; onlar da benim borcumu görememeli. Yönetici olarak tüm dairelerin hesaplarını görebilirsiniz; ancak veri gizliliği açısından bilgilerin yalnızca yetkililer tarafından erişilebilir olması önemlidir.

3- Site Yöneticisi Uygulaması

Bir site yönetimi programı yalnızca sakinler için değil, yöneticiler için de pratik bir mobil uygulama içermelidir. Bu uygulama sayesinde gider ve gelirleri takip edebilir, borçlandırmaları yönetebilir, duyuru ve bildirimler gönderebilir ve bakım taleplerini hızlıca çözebilir. Masaüstüne bağımlı kalmadan yönetimi cebinizden yürütebilmek hem zamandan tasarruf sağlar hem de sakinlerin ihtiyaçlarına daha hızlı yanıt vermenizi sağlar.

4- Excel ile Borçlandırma

Merkezi ısıtma, elektrik veya demirbaş alımı gibi ortak giderleri dairelere bölüştürebilmek için bu özellik şarttır. Sektördeki neredeyse her program içerisinde bu özellik yer alır; bulunmayan bir programı satın almayın. Aksi takdirde ortak alanlarda yapılacak yeni bir alım veya geliştirme için daireleri borçlandırmanız gerektiğinde her şeyi tek tek manuel yapmak zorunda kalırsınız. Bu özellik sayesinde Excel dosyası ile tüm daireleri, istediğiniz oranlarda ve daire türüne göre kolayca borçlandırabilirsiniz.

5- Borcunu Ödemeyen veya Geciktirene Otomatik Faiz Yansıtma

Site yönetiminde geciken veya ödenmeyen borçların takibi çoğu zaman fazladan iş yükü yaratır. Programın gecikmiş ödemeleri otomatik olarak tespit etmesi, belirlediğiniz faiz oranını hesaplayıp borç hesabına yansıtması büyük kolaylık sağlar.

Örneğin, aidatlar için son ödeme tarihini ayın 10’u olarak belirlediyseniz ve bu tarihe kadar ödeme yapmayan mülkler varsa, sistem bu borçlara otomatik olarak %5 (veya sizin belirlediğiniz oran) gecikme faizi ekleyebilir.

6- Otomatik Borç Hatırlatma

Sakinlerin borçlarını zamanında ödemeleri için düzenli hatırlatmalar büyük önem taşır. Seçeceğiniz programın WhatsApp, SMS, uygulama içi bildirim ve e-posta ile otomatik hatırlatma gönderebilmesi yöneticinin yükünü azaltır ve gecikmeleri minimize eder. Hatırlatma zamanlamasını ve sıklığını sizin belirleyebildiğiniz bir sistem hem yönetim hem de sakinler için konfor sağlar.

7- Kiracı ve Mülk Sahibi Ayrımı ile Borçlandırma Yapabilme

Bir sitede aidat ve demirbaş borçları gibi farklı türde ödemeler vardır. Programın kiracı ve mülk sahibi arasında ayrım yapabilmesi, hangi borcun kime yansıtılacağını belirleyebilmeniz açısından kritik öneme sahiptir. Örneğin aidat kiracıya, demirbaş gideri mal sahibine gönderilmelidir. Bu ayrımı otomatik yapabilen bir sistem hem hataları engeller hem de iletişimde karışıklığı ortadan kaldırır.

Önemli Not: Mobil uygulamaya kiracı giriş yaptığında, Demirbaş borcunu görmemeli, çünkü o borç mülk sahibine aittir. Seçtiğiniz programın uygulaması var ise, bu ayrımın olup olmadığını mutlaka sorun. Yoksa bol bol kiracı kendisine ait olmayan borçları ödeyebilir veya tam tersi olabilir.

8- İşletme Defteri için Otomatik Raporlama Çıktısı

Resmi işletme defterini tutarken her gelir ve gider kaydını tek tek manuel girmek hem zaman alıcı hem de hataya açıktır. Seçeceğiniz programın tüm gelir ve giderleri otomatik olarak özetleyip standart işletme defteri formatında rapor oluşturması muhasebe yükünü büyük ölçüde hafifletir. Böylece bu raporu dışa aktarabilir, işletme defterine bunu yapıştırırsınız.

9- Aidat ve Cari Hesap Takibi

Aidatların otomatik olarak hesaplanması ve borçlandırılması ile cari hesap hareketlerinin program üzerinden takip edilebilmesi, site yönetiminin gelir ve gider dengesini kolaylıkla izlemesine olanak tanır 

10- Online Ödeme ve Tahsilat Seçenekleri

Program, sakinlerin kredi kartı veya banka kartı ile aidat ve diğer ödemeleri güvenli şekilde online olarak yapmasına imkan verirse tahsilatlar gecikmeden tamamlanır. Bu özellik, site yönetimi için nakit akışını iyileştirir.

11- SMS + WhatsApp ve E‑Posta Bilgilendirme

Sadece borç hatırlatmaları değil, site veya apartmanda yapılacak bakım çalışmaları, havuzun kullanımına yönelik kısıtlamalar ya da çöp toplama uyarıları gibi duyurular da sakinlere hızlıca iletilmelidir.

Bu nedenle kullanacağınız programın SMS, WhatsApp, uygulama içi bildirim ve e-posta gönderimi yapabilmesi gereklidir. SMS kullanımı azalıyor olsa bile, WhatsApp veya benzeri bir mesajlaşma modülü olmayan bir program eksik kalacaktır.

12- Arıza / Şikâyet Yönetim Sistemi

Kat malikleri mevcut koşulları karşılamayan ortak alanlarda veya arızalı ekipmanlarda problem olduğunu bildirmek istediklerinde, bunu genellikle yöneticiye WhatsApp üzerinden mesaj atarak iletirler. Gün içinde resmi işler ve sitenin operasyonel işleriyle uğraştığınız için bu talepleri unutabilir veya atlayabilirsiniz.

Satın alacağınız uygulamanın daire sakinlerinin bildirim yapabileceği bir modülü bulunursa, talepler baştan sona uygulama üzerinden takip edilir. Böylece hangi talebin geldiğini ve hangi talebin tamamlandığını kolayca kontrol edersiniz.

13- İnsan Kaynakları / Personel Yönetimi

Eğer sitenizde, çalışanlar var ise veya olacaksa, Güvenlik, temizlik ve bakım personelinin vardiya ve görev takibini yapabilecek bir insan kaynakları modülü, site yönetiminde iş gücü planlamasını kolaylaştırır, bu kişilerin maaş ödemeleri, olacaksa primlerin ödemesi sonrasında bunları otomatik yönetici raporlarına eklenmesini sistem kendi kendine yapmalı. Eğer bunu sistem yapamıyorsa, siz gün sonunda yine bir excel kullanmak zorunda kalırsınız.

14- Ortak Alan Rezervasyonu

Eğer sitenizde spor salonu varsa ancak burası zaman zaman çok yoğun oluyor ve içeride sorunlar çıkıyorsa, rezervasyon özelliği olan bir program şart. Daire sakinleri uygulamadan spor salonuna gidecekleri günü ve saati seçebilir.

Siz de burada aynı saate en fazla 50 rezervasyon kabul edecek bir kural ekleyebilirsiniz; böylece o gün aynı saat için 51. kişi rezervasyon yapamaz. Bu özellik sadece spor salonu için değil, toplantı odası, kapalı salonlar ve yüzme havuzu için de kullanılabilir.

15- KVKK ve Mevzuat Uyumu

Programın kişisel verilerin korunması kanunu (KVKK) ve Kat Mülkiyeti Kanunu gibi mevzuatlara uygun çalıştığından emin olunmalı; kullanıcı verilerinin gizliliği ve güvenliği vurgulanmalıdır.

💡 Bu liste, Blok Görevlisi ekibi tarafından, binlerce müşteriyle yapılan görüşmelerden elde edilen gerçek ihtiyaçlar doğrultusunda titizlikle hazırlanmıştır.

Banka entegrasyonu güvenli midir?

Eğer kurumsal bir şirketin programını kullanacaksanız evet güvenlidir. Bu tür programların paranıza erişme yetkisi yoktur, bankaların böyle bir entegrasyonuda bulunmamaktadır. Dolayısıyla, program üreticisi sizin hesaplarınıza müdahale edemez. Banka hesabınıza bir para geldiğinde veya bu hesabınızdan birine para gönderdiğinizde o paranın hareketini görebilir sistem, sadece bir satır gelen ve giden para bilgisi gelir. Başka da bilgi olmaz.