Site ve Apartmanlarda Denetim Kurulu Raporu

Kat Mülkiyeti Kanunu’nda yer alan maddelerden birisi de site ve apartman yönetimlerinin denetlenmesidir. Bunun için 3 kişiden oluşan denetim kurulu seçilebileceği gibi kat malikleri de bu görevi yürütebilir. Denetim kurulunun temel görevi yönetimin tutumunun denetlenmesi ve herhangi bir olumsuzluk görülmesi halinde değiştirilmesidir.

Denetim kurulları, yaptıkları denetimler elde ettikleri sonuçları denetim raporları ile kat maliklerine bildirmekle yükümlüdürler. Site yönetim programı kullanımı, bu süreçte raporların kaydını ve dağıtımını kolaylaştırabilir, denetimlerin etkinliğini artırabilir. Denetimler yönetim planında aksi belirtilmediği sürece 3 ayda bir gerçekleştirilmektedir. Yapılan denetimlerden elde edilen sonuçlar ocak ayında kat maliklerine sunulmaktadır. Ayrıca raporun noter tasdikli deftere de işlenmesi gerekmektedir.

Site ve Apartmanlarda Denetim Kurulu Raporu Ne İşe Yarar?

Site ve apartmanlarda zorunlu olan denetim kurulu raporları bir yıl içerisinde yönetimin gerçekleştirdiği faaliyetlerin incelenmesini içermektedir. Bu raporda denetçilerin yönetimle ilgili düşüncelerine yer verilmektedir. Ayrıca gerekçeli kararlar da yine bu raporda düzenlenmektedir.

Denetim Kurulu Neden Gereklidir?

Apartman yönetiminde denetim kurulu da görev almaktadır. Alınan kararların uygunluğunu ve uygulanıp uygulanmadığı bu kurul tarafından denetlenmektedir.

Bunların yanı sıra denetim kurulu, sitenin vergi beyannamelerini zamanında ödeyip ödemediğini, doğru bir şekilde hazırlayıp hazırlamadığı gibi pek çok kriteri de denetlemektedir. Kat maliklerinin haklarını koruması noktasında sorumluluk gerektiren bir görevi olan denetim kurulu, kat malikleri tarafından seçilir.

Kat Mülkiyeti Kanunu'na Göre Denetim Kurulu Yetkileri

634 nolu Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre denetim kurulunun yetkileri içerisinde şunlar yer almaktadır.

• Apartman ya da sitelerin gelir ve giderlerinin kontrol edilmesi

• Toplu yaşam alanlarının defterlerinin kontrol edilmesi

• Mali durumun incelenmesi

• Apartman ve sitelerin bütçesinin hazırlanmasının kontrol edilmesi

• Apartman ve sitelerin bütçelerine uygun davranıp davranmadığının kontrol edilmesi

• Vergi beyanlarının usulüne uygun bir şekilde hazırlanıp hazırlanmadığının kontrol edilmesi

• Apartman ya da sitelere ait banka kayıtlarının kontrol edilmesi

• Apartman ve sitelerin yönetimlerinin görevlerini yerine getirip getirmediğinin kontrol edilmesi

Denetim Kurulu Raporunun Hazırlanmasında Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

Denetim kurullarının hazırladıkları raporlar birçok farklı başlığı içerebilir. Bu sebeple de ayrıntılı ve dikkatli bir şekilde hazırlanması gerekmektedir. Bu sayede kat maliklerinin de dürüst ve ayrıntılı bir şekilde aydınlatılması sağlanır.

Denetim raporu kat maliklerinin ödemiş oldukları avans ve aidatların nasıl harcandığının anlaşılmasını sağlamaktadır. Bu sebeple de mali raporun hazırlanması sırasında gerekli evrakların da titizlikle incelenmektedir.

Bunların yanında apartman ve site yönetimleri görevlerini dürüstlük ve kat maliklerinin çıkarlarını koruyacak şekilde yerine getirmeleri gerekmektedir. Bunun sağlanıp sağlanmadığının araştırılması gerekir. Söz konusu yönetim döneminde kat maliklerin haklarında herhangi bir kayıp olup olmadığının da incelenmesi gerekmektedir.

Denetim Kurulu Raporunun Kapsamı

Kat malikleri grubu tarafından seçilerek göreve getirilen denetim kurulu yönetim planında aksi bir durum belirtilmediği sürece 3 ayda bir yapılması gerekmektedir. Hazırlanan yönetim kurulunun hazırlayacağı rapor genel olarak iki gruba ayrılabilir.

Yönetim Hesaplarının İncelenmesi

Apartman ya da site yönetimlerinin denetimlerinin yapılması sırasında ilk sırayı mali incelemeler almaktadır. Mali incelemeler başlığı altında ilk olarak giderlere yer verilmektedir. Giderler kısmında düzenli giderler, proje giderleri ve acil giderler gibi alt başlıklar yer almaktadır. Bu giderlerin içerisinde yer alan başlıca başlıklar içerisinde ise şunlar yer almaktadır.

• Yakıt giderleri,

• Temizlik giderleri,

• Elektrik giderleri,

• Demirbaş giderleri,

• Su giderleri,

• Bakım ve onarım giderleri

• Muhtelif giderler

Mali yönden yapılan incelemelerde aynı zamanda apartman ya da sitelerin gelirlerinin de incelenmesi gerekmektedir. Bu alanda gelirlerin alt başlıklar altında incelenmesi gerekmektedir. Gelirler apartman ya da sitelerin olanaklarına bağlı olarak değişiklik göstermekle birlikte genel olarak aidatlar oluşturmaktadır. Yapılan denetlemede özellikle aidatların düzenli ödenip ödenmediği ve ödenmeyen aidatlar hakkında yapılan işlemlerin incelenmesi gerekir.

Bu alanda değinilmesi gereken son alan ise gelir ve giderlerin farkıdır. Bu farkın kasada yer alan tutar ile tutarlı olması gerekmektedir.

Ortak Alanların Kullanımı ve Bakımı ile İlgili Denetim

Ortak alanlar site ve apartman yönetimlerinin görevleri içerisinde en büyük alana sahip konulardan birisi olmaktadır. bu sebeple de denetim raporunda yer alması gereken alanlardan birisi olmaktadır.

Ortak alanların bakım onarım ve temizliklerinin yapılış şekli, maliyetleri, çalışanların sigorta ve ücret işlemleri gibi işlemlerinin denetlenmesi gerekmektedir. Ortak alanların düzenli ve bakımlı olarak kalmaya devam etmesi için gerçekleştirilen tüm faaliyetlerin kanun ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin denetlenmesi gerekmektedir.

Yönetim Kurulu Kararlarının Hukuka Uygunluğu

İdari yönden yapılacak olan incelemeler ise genel olarak apartman ya da site yönetimlerinin tutmakla yükümlü olduğu defterlerin incelenmesi bulunmaktadır. Bunun yanında incelemesi sıklıkla yapılan diğer başlıklar içerisinde şunlar yer almaktadır.

• Yapılan harcamalara ait makbuzların incelenmesi,

• Yönetimle ilgili belgelerin düzenli bir şekilde dosyalanıp dosyalanmadığı,

• Yönetimin kanun ve mevzuata uygun davranıp davranmadığı,

Site ve Apartmanlarda Denetim Kurulu Raporunun Önemi

Site ve apartmanlarda denetim raporunun zorunlu olmasının nedeni kat maliklerinin yönetimin görev, sorumluluk ve yükümlülüklerini hangi ölçüde yerine getirdiğini anlayabilmesini sağlamaktır. Bunun yanında yönetim giderlerinin nasıl kullanıldığının anlaşılmasını sağlaması açısında da son derece önemli olmaktadır. Denetim raporları sayesinde apartman ya da site yönetimlerin görevlerinde herhangi bir hata yapıp yapmadıkları anlaşılabilmektedir.

Denetim Kurulu Üyeleri Rapor Hazırlanmazsa Ne Olur?

Denetim kurulu, kat maliklerinin haklarının korunmasını sağlaması açısından son derece önemli olmaktadır. Bu sebeple de raporlarını düzenli olarak hazırlamaları son derece önemlidir. Bunun yanında kurulun görevini yerine getirirken bağımsız, şeffaf ve dürüst bir şekilde davranmaları da önemlidir.

Denetim kurulunun bu öneminden dolayı düzenli olarak denetim raporlarını hazırlaması gerekmektedir. Hazırlanmaması halinde ise kat maliklerinin doğru bilgiyi alması engellenir.

Denetim Kurulu Raporunun Hukuki Sonuçları

Denetim kurulu tarafından hazırlanan raporların hukuki yaptırımı bulunmamakla birlikte kanuna maddelerine ya da mevzuata aykırı bir durumun tespit edilmesi durumunda hukuki yollara başvurulmasına ön ayak olmaktadır. Bunun yanında yapılan hukuki yanlışların kanıtlanmasında da kullanılabilir. Raporda belirlenen durumlara bağlı olarak hukuki sonuçlar değişiklik gösterecektir. Örneğin apartman ya da site yönetimine ait bütçedeki paranın zimmete geçirildiğinin tespit edilmesi halinde ceza mahkemelerin başvurulması gerekir. Diğer bir yandan yönetimin taahhüt edilen zamanlarda projeleri bitirememesi ya da ortak alanların temizliğini sağlayamaması gibi durumlarda yönetimin görevden alınması gibi apartman ya da sitelerin kendi içerisinde çözebilecekleri sonuçlar söz konusu olacaktır.

Usulsüzlük veya Hataların Tespit Edilmesi Halinde Yapılacaklar

Denetim kurulunun önemli yetkilerinden birisi de genel kurulu toplama yetkisinin bulunmasıdır. Bu sebeple de yapılan denetimlerde herhangi bir usulsüzlük ya da hatanın tespit edilmesi halinde öncelikli olarak kat maliklerinin olağanüstü genel kurul toplantısına davet edilmesi ve durumun kat maliklerine bildirilmesi gerekmektedir.

Bunun yanı sıra denetim kurulunda yer alan kişilerin de kat maliklerinden olması direkt olarak dava hakkı taşımalarını sağlamaktadır. Bu sebeple de denetim kurulu belirlenen usulsüzlüğe uygun olarak mahkemeye başvurabilir.

Denetim kurulunun tespit ettikleri usulsüzlüğü ya da hatayı kat maliklerine bildirmemesi durumunda kat maliklerinin uğramış oldukları zarardan sorumlu olmaktadır. Ayrıca durum ile ilgili suç duyurusunun yapılmaması halinde suçu bildirmeme suçu işlenmiş kabul edilecektir.

Kat Maliklerinin Denetim Kurulu Raporuna İtiraz Süreci

Denetim raporları kat malikleri tarafından incelenmektedir. Bu sebeple de kat maliklerinin inceleme sonucunda raporun yeterli bulunmaması ya da raporda usulsüzlük ya da hataların olduğunun düşünülmesi halinde raporun yeniden hazırlanması istenebilir. Denetim kurulunun görevini gerektiği gibi yapamayacağına kanaat getirilmesi halinde ise denetim kurulunun yeniden seçilmesi mümkün olmkatadır.

Site ve Apartmanlarda Denetim Kurulu Rapor Örneği

Site ve apartman denetimlerinde hazırlanan raporların şekilde olarak bir şartı bulunmamaktadır. Bu sebeple de apartman ya da sitelerin ihtiyaçlarına uygun olarak düzenlenebilir. Genel olarak denetim raporlarında yer alması gereken başlıklar içerisinde şunlar yer almaktadır.

• Giderler: bu başlığın altında ortak alanlarda kullanılan elektrik ve su maliyetlerinden bakım onarım masraflarına kadar her giderin incelendiğinin belirtilmesi ve bu incelemelerin sonuçlarının yer alması gerekmektedir.

• Toplam gelirler: bu ana başlığın altında ise aidat gelirlerinden kira gelirlerine kadar yönetime gelir sağlayan tüm kalemlere yer verilmesi gerekir.

• Gelir ve gider arasında farklılık olması halinde bu farklılığın nedeni ve kasada para olup olmadığına da yer verilmesi gerekmektedir.

Denetim raporlarında mali incelemelerin yanı sıra idari yönden de incelemeler yapılmaktadır. Bu incelemeler sonucunda raporda yer verilmesi gereken başlıklar içerisinde şunlar yer alması beklenir.

• Yönetimin tutmakla yükümlü olduğu defter ve diğer evrakların incelenmesi

• Harcamalara ait fatura ve makbuzların incelenmesi

• Kat maliklerinin aidat ödeme yükümlülüğünü yerine getirmemesi ya da geç yerine getirmesi durumunda izlenen yolların incelenmesi

Bunların yanında denetim kurulunun yönetimle ilgili görüş ve önerilerine de raporda yer verilebilmektedir.

Kaynak: https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.634.pdf

Denetim Kurulu Raporu Hangi Bilgileri İçermelidir?

Hazırlanan denetim kurulu raporunda raporun hangi zamanı kapsadığı ayrıntılı olarak gün, ay ve yıl şeklinde belirtilmelidir. Denetimin yapan kişinin bilgileri de yer almalıdır.

Denetim raporu binada yaşayanların maddi olarak haklarını korumakta ve güvence altına almaktadır. Rapor içerisinde binanın gelir ve gider tablosu, binanın banka hesabının durumu, nakit durumu, karar defteri, imzalar gibi pek çok bilgi yer almalıdır.

Binanın denetim raporu, genel kurula sunulmak üzere hazırlanmaktadır. Hazırlanan bilgilerin şeffaflık ve hukuki geçerliliğinin olması gerekmektedir.

Yönetici Harcamalarının Kontrolü

Yönetim, yılın belirli zamanlarında harcamaların hesabını vermesi gerekmektedir. Konu ile ilgili Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında ayrıntılı olarak ifade edilmiştir. Binada bir yönetici devir aldığı günden devrettiği güne kadar bina için yaptığı her türlü kalem harcamadan sorumludur. Hesap verme işlemi genellikle özel bir tarih belirlenmediyse yılın ilk ayı içerisinde yapılmaktadır.

Yönetim gerçekleştirdiği her harcama için fatura, fiş ve belgeyi saklamak zorundadır. Faturası ve fişi olmayan harcamalar kat malikleri tarafından şüpheli harcama kategorisinde değerlendirilebilir. Harcamaların kontrolü gelir gider defteri üzerinden kontrol edilir.

Harcamaların içerisinde şüpheli bir duru varsa, kat malikleri bu durumda Sulh Hukuk Mahkemesi’ne başvurarak belgelerin ve harcamaların incelenmesini talep edebilir.

Demirbaş ve Ortak Alan Harcamalarının Değerlendirilmesi

Binada ortak alanların temizliği, bakımı ve onarımı gibi giderlerin harcaması yönetim tarafından tutulmaktadır. Asansör, çatı, merdiven, kapı otomatı gibi pek çok noktada binanın demirbaşı olarak ifade edilmektedir.

Demirbaşılar için yapılacak olan büyük değişiklik ve onarımlar için mutlaka kat maliklerinin 4/5’inin onayının alınması gerekmektedir. Onayın verilmesi halinde yapılacak olan harcamamlar da mutlaka fiş ve faturalarla belgelendirilmelidir.

Yönetimin Faaliyetlerinin ve Kararlarının Değerlendirilmesi

Yönetim, görevini eksiksiz bir şekilde yerine getirmelidir. Kararların, Kat Mülkiyeti Kanunu’na ve genel kurula uyumlu olması gerekmektedir. Kararlarda orantısızlık ya da fazla harcama olduğunun düşünülmesi durumunda denetim kurulu raporunun eksiksiz bir şekilde tamamlanması istenir.

Denetim kurulu raporu ne sıklıkla hazırlanmalıdır?

Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre denetim kurulu raporu yılda en az 1 defa hazırlanmalıdır. Rapor yıl içerisinde yapılacak olan toplantılar öncesinde hazır hale getirilerek kat maliklerine sunulmalıdır. Ancak yıl içerisinde ek toplantıların yapılması uygun görülürse toplantı sayısına göre rapor hazırlanarak sunulabilir. Yönetimin hazırlayıp kat maliklerine sunduğu bu belge aslında taraflar arasındaki güveni de tazelemektedir.

Denetim kurulu raporu elektronik ortamda paylaşılabilir mi?

Denetim kurulu raporu yazılı olarak elden verilebileceği gibi çağımız gerekliliği elektronik ortamda da paylaşılabilir. Ancak bu şekildeki paylaşımlarda KKVK’ya dikkat edilmesi gerekmektedir. Kat maliklerinin tamamının denetim kurulu raporuna erişimi sağlanmalıdır. Aksi durumda eksik ulaştırılan raporlar yönetime sorun teşkil edebilir.

Denetim kurulu yöneticiyi görevden alabilir mi?

Denetim kurulunun yönetici görevden alma gibi bir yetkisi bulunmamaktadır. Ancak kurul yapılan denetimlerde yönetimin bir eksiğini ya da kusurunu fark ederse, bu durum konusunda kat maliklerini bilgilendirir.

Denetim kurulunun yetkileri arasında faaliyetleri gidermek, usulsüz uygulamaları tespit etmek ve kat maliklerini konuyla ilgili bilgilendirmek bulunmaktadır.