Apartman Yöneticilerinin Sorumlulukları

Apartman ve site gibi toplu yaşam alanlarında birlik ve düzenin sağlanması açısından son derece önemli olan apartman yönetimi aynı zamanda 8 ve daha fazla bağımsız bölümü olan apartman ve sitelerde zorunlu olmaktadır. Apartman ve sitelerde yönetimleri genel olarak toplu yaşam alanlarının düzen içerisinde işleyişlerinin devam etmesini sağlamaktadır. Bu sebeple de görev, sorumluluk ve yükümlülük alanları son derece geniş olmaktadır.

Yönetim ve Organizasyon

Apartman yönetimleri, tüm ana gayrimenkulün yönetiminden sorumlu olmaktadır. Bu sebeple günlük işleyişin olağan akışında kalmasını sağlamanın yanı sıra olağanüstü hallerde de sorunların kısa süre içerisinde giderilmesi ile mükelleftirler. Bunun gerçekleştirilebilmesi için birçok alt başlıktaki görev ve yükümlülüklerinin yerine getirilmesi gerekmektedir.

Mali Yönetim

Apartman yönetiminin görevlerinin başında apartman ya da sitenin mali durumunun takip edilmesi gelmektedir. Bu görevler temel olarak iki alana ayrılmaktadır. Bu alanlardan ilki gelirlerin temin edilmesi ve takip edilmesidir. Toplu yaşam alanlarında gelirler genellikle kat maliklerinden düzenli olarak toplanan aidatlar ile elde edilmektedir. Ancak büyük apartman ve sitelerde başka gelir kalemleri de bulunmaktadır. Bunların içerisinde apartman ya da siteye ait konut ve iş yerlerinin kira ve işletme gelirleri ile reklam gelirleri yer almaktadır.

Apartman yönetimlerinin mali sorumlulukları içerisinde bir diğer önemli kalem ise giderler olmaktadır. Giderler, apartman ya da sitenin ortak alanlarındaki sorunların giderilmesi için oluşabileceği gibi bu alanların temizlik ve bakımları için de oluşabilmektedir. Ayrıca sigorta ya da çalışanların ücretlerinin ödenmesi gibi konular da yine giderlerin içerisinde yer almaktadır.

Apartman yönetimlerinin mali tabloyu düzenli bir şekilde izleyebilmesi ve gerekli olması halinde raporlayabilmesi için ise bazı defterlerin tutulması gerekmektedir. Bu defterlerin bir kısmı kanunen zorunlu olan işletme defteri gibi defterler olmaktadır. Bunun yanında bina aidat yönetimi ve hesap defteri gibi diğer mali defterler, yönetimin mali durumu kontrol edebilmelerini sağladıkları için tutulması önerilmektedir.

Bakım ve Onarım

Ana gayrimenkulün ve ortak alanların düzenli, bakımlı ve güvenli olarak kalması ve kat maliklerinin bu alanlardan verimli bir şekilde faydalanabilmesini sağlamak da apartman yönetimlerinin görevleri içerisinde yer almaktadır. Ortak alanların düzenli olarak bakımlarının yaptırılması olası zararın ve hasarın önlenmesi açısından son derece önemlidir. Ayrıca asansör, yangın merdivenleri ya da tesisat bakımlarının düzenli olarak yapılması, asansör bakım sözleşmesi gibi anlaşmalar ile kat maliklerinin güvenliklerinin sağlanabilmesini desteklediği için apartman yönetiminin görev alanı içerisinde yer almaktadır.

Ana gayrimenkule ait kiriş, dış cephe ve çatı gibi alanların yanı sıra ortak kullanım alanlarında oluşacak tüm hasarların en kısa süre içerisinde giderilmesi de yönetimin bir başka sorumluluğu olmaktadır. Yönetimin yetkisi altındaki bu alanlarda oluşabilecek tüm problemlerinin çözülmesinde yetkili olan apartman yönetimi, öncelikli olarak çevre güvenliğinin sağlanması görevini yerine getirmesi ve daha sonrasında da problemin en uygun şekilde çözülmesini sağlaması gerekmektedir. Bu amacın gerçekleştirilmesi için ise Asansör Bakım Sözleşmesi ve diğer hizmet sözleşmeleri çerçevesinde üçüncü şahıs, işletme ya da kurumlar ile çeşitli hizmet sözleşmeleri imzalayabilirler.

Ortak Alanların Yönetimi

Ortak alanların yönetimi verimli bir şekilde yönetilebilmesi için apartman yönetimlerinin sorumluluk, görev ve yükümlülüklerini tam anlamıyla yerine getirmesi gerekmektedir. Çünkü toplu yaşam alanlarında en çok problem yaşanan konuların başında ortak alanlar gelmektedir. Ortak alanlar kat maliklerinin eşit bir şekilde faydalanma hakkı bulunduğu alanlardır. Bu eşitliğin sağlanmasında yönetim yetkili olmaktadır. Ortak alanların istilası, bu alanlara zarar vermek ya da ortak alanların kullanımı sırasında diğer kat maliklerini rahatsız etmek gibi durumların oluşması halinde apartman yönetimlerinin çeşitli yaptırım hakları bulunmaktadır. Ancak bu yaptırım haklarından faydalanabilmeleri için ortak alan kullanım kurallarının belirlenmesi ve bunların kat maliklerine bildirilmesi son derece önemlidir.

İletişim ve Bilgilendirme

Apartman yönetimleri kat maliklerinin birbiri ile iletişimlerini sağlamanın yanı sıra yönetim ve kat malikleri arasındaki iletişimi kurmakla da yükümlü olmaktadır. Bu sebeple de kat maliklerini ilgilendiren tüm konularda kanunda belirtilen şekillerde kat maliklerinin belirtilen süreler içerisinde açık ve dürüst bir şekilde bilgilendirilmesi gerekmektedir iletişimin daha hızlı sağlanması için ise şekil şartı bulunmayan konularda dijital haberleşme araçlarından ya da panolardan yararlanılabilir.

Apartman yönetimi aynı zamanda kat maliklerine karşı da sorumludur. Bu sebeple de kat maliklerinin ya da denerim kurulunun uygun görmesi halinde istenilen raporların hazırlanarak sunulması da görevleri arasında yer almaktadır. Denetimlerde dürüstlük ilkesine uygun davranılması ve gerekli olması halinde ayrıntı bilginin ispatları ile birlikte sağlanması gerekmektedir.

Acil Durum Yönetimi

Toplu yaşam alanlarında acil durumlarda uygulanacak prosedürlerin önceden belirlenmesi kat maliklerinin can ve mal güvenliklerinin sağlanabilmesi açısından son derece önemlidir. Bu planların yönetim tarafından hazırlanması gerekir. Gerekli olması halinde acil durum konularında uzman kişi ya da kurumlardan gerekli yardımlar alınabilir.

Acil durum planlarının hazırlanmasının ardından bu planın apartman yönetmeliğine kaydedilmesi önerilmektedir. Bunun için de kat maliklerinin 4/5 kabul oyunun alınması gerekir. Bu konuda apartman yönetimlerinin görevlerinden bir diğeri de acil durum planının uygulanmasını kolaylaştıracak adımları atmasıdır. Bunun için belirlenen yerlere yangın söndürücülerinin konulması ve tahliye planının herkesin görebileceği bir alana asılması gibi eylemleri yerine getirmesi gerekmektedir.

Apartman yönetiminin son aşamadaki görevi ise hazırlanan acil durum planının ve yapılan düzenlemelerin kat maliklerine bildirilmesi ve acil durumlarda nasıl davranılması gerektiğinin ayrıntılı bir şekilde anlatılmasıdır. Yönetimin gerekli görmesi halinde tatbikatlar da düzenlenebilir.

Disiplin ve Uyum Sağlama

Apartman yönetimlerinin yaptırım haklarının bulunması aynı zamanda disiplin sağlama yükümlülüğünü de beraberinde getirmektedir. Bunun için de apartman ve sitelerde düzenin bozulmasına, diğer kat maliklerinin zarar görmesine ya da rahatsız olmasına neden olabilecek davranışlarda bulunan kat maliklerinin uygun şekilde uyarılması ve verilen zararın giderilmesi için bazı yaptırımların uygulanması görev tanımlarının içerisinde bulunmaktadır. Bazı durumlarda zararın ya da rahatsızlığın giderilebilmesi için hukuki yollara başvurulması gerekmektedir. Bunun için de yine yetkili olan apartman yönetimidir.

Apartman ve sitelere yeni taşınan kişilerin de uyum sağlayabilmelerine yardımcı olmak apartman yönetiminin görevlerinden birisi olmaktadır. Bunun için de yeni kat maliklerine apartman veya site kurallarının aktarılması gerekmektedir.

Toplantı Düzenleme

Apartman ve sitelerde yıllık toplantıların düzenlenmesi zorunludur. Bunun için apartman yönetmeliğinde belirli bir tarih verilebileceği gibi bu konunun yer almaması durumunda takvim yılının ilk ayı içerisinde toplantının düzenlenmesi gerekmektedir.

Olağanüstü toplantıların düzenlenmek zorunda kalınması halinde ise toplantı için çağrının en az 15 gün öncesinde toplantının nedeni, tarihi, saati ve yerini bildiren bir çağrı ile kat maliklerine bildirilme görevi apartman yönetimine aittir. Ayrıca tüm toplantılara kat maliklerinin katılımının arttırılması ve toplantının barış ve düzen içerisinde devam etmesinde de yine apartman yönetimleri sorumlu olmaktadır.

Dış İlişkiler

Apartman ve sitelerin birçok farklı sebeple dış ilişkiler kurması gerekmektedir. bu ilişkilerin başında devlet kurumları ve temizlik ya da bakım hizmeti alınan şirketler yer almaktadır. Apartman yönetimlerinin herhangi bir sorunun giderilmesi ya da apartman ve sitelerde yeni düzenlemelerin yapılabilmesini sağlamak için devlet kurumları ile iletişime geçmesi gerekebilmektedir. Bu kurumlara yapılacak müracaatları ve isteklerin usulüne uygun olarak gerçekleştirilmesi, takip edilmesi ve sonuçlandırılması apartman yönetimlerinin yetki alanları içerisinde yer almaktadır.

Bunun yanında çeşitli hizmetlerin alınması için çeşitli kişi ya da şirketler ile anlaşılması da yine görevleri içerisinde yer almaktadır. Bu hizmetlerin alınması yönetimin kendi çıkarlarına uygun bir şekilde hareket etmemesi ve kat maliklerini zarara uğratmaması gerekmektedir. Bunun yerine en uygun maliyet ile en iyi hizmetin alınması sağlamaları sorumluluklarıdır.

Yasal Yükümlülükler

Apartman yönetimleri, kat maliklerinin vekilleri olduğu için temel olarak kat maliklerine karşı sorumludur. Onların hakları dürüst bir şekilde korumakla görevli olmalarından dolayı görevi kötüye kullanmaları halinde hukuki yollara başvurulabilir.

Bunun yanında başta Kat Mülkiyeti Kanunu olmak üzere birçok kanun tarafından belirlenmiş sınırlar içerisinde görevlerini yerine getirmeleri gerekmektedir. Bu sınırların ihlal edilmesi ya da bu maddelere uygun davranılmaması durumunda yine yasal yaptırımlar ile karşı karşıya kalacaklardır.

Ancak apartman yönetimlerinin bu sorumluluk ve yükümlülükleri sadece görevde oldukları süre için geçerli olmaktadır. Daha sonrasında herhangi bir bağlayıcılığı kalmaz.