Ortak Alanların Yönetimi: Temizlik ve Bakım Rehberi

Ortak alanlar 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nda kendisine yer bulmaktadır. Kanuna göre ortak alanlar ana taşınmazın ana duvarları, bacaları, avluları ve çatı gibi yerler yer almaktadır. Sözü edilen bölgelerin mimari projede bağımsız bölümlerde gösterilmemişse kat maliklerinin bu alanı işgal etmesi söz konusu olamaz. Bunun yanında ortak alanları ihtiyaçların karşılanması için de kullanılamaz. Kat Mülkiyeti Kanunu’nda geçen bir diğer madde ise ortak alanlarda yapılacak tadilat, onarım veya değişikliğin yapılabilmesi için kat maliklerinin 4/5’nin onayının alınması gerekmektedir. Ancak ana taşınmazın dış duvarlarının ya da çatının kiralanması için bütün kat maliklerinin onayı gerekmektedir.

Site ve apartmanlarda ortak alanlar şunlardır.

• Temeller

• Ana duvarlar

• Su depoları

• Kirişler

• Sığınaklar

• Kolon

• Bağımsız bölümleri ayıran ortak duvarlar

• Sarnıçlar

• Tabanlar

• Kuyular

• Tavanlar

• Kalorifer daireleri

• Genel giriş kapıları

• Elektrik, su ve doğalgaz saatleri korumaları

• Genel giriş kapıları

• Ortak garajlar

• Merdivenler

• Genel kömürlük

• Asansörler

• Antreler

• Genel tuvaletler

• Genel çamaşırlık

• Çamaşır kurutma yerleri

• Her kat malikinin bağımsız bölümü dışında kalan kanalizasyon tesisleri

• Radyo, telefon ve televizyon ortak şebekleri

• Çatılar

• Yağmur olukları

• Yangın merdivenleri

Temizlik Rehberi

Apartman ve sitelerin ortak alanlarının temizliği hem kişisel hem de toplum sağlığının korunması açısından son derece önemlidir. Ortak alanların hijyeninin sağlanmaması grip, soğuk algınlığı ya da ishal gibi hastalıklara yakalanma riskini arttırmaktadır.

Ortak alanların temizliğinde dikkat edilmesi gereken noktalar içerisinde şunlar yer almaktadır.

• Temizliğin düzenli olarak yapılması

• Doğru temizlik malzemelerinin kullanılması

• Temizlik yöntemlerinin doğru bir şekilde uygulanması

• Temizlik sırasında görevlilerin koruyucu ekipmanları kullanılması gerekir.

Günlük Temizlik Rutinleri

Ortak alanlar, yoğun insan trafiğine maruz kaldığı için temizliğinin düzenli olarak yapılması gerekmektedir. Özellikle günlük gerçekleştirilen temizlik rutini ortak alanlarda kirin ve patojenlerin birikmesi azami seviyeye indirilir. Günlük temizlik özellikle çok fazla kullanılan alanlar için son derece önemlidir. Bu bölgeler içerisinde elektrik ya da asansör düğmeleri, yürüyüş yolları ve kapı kolları gibi alanlar yer almaktadır. Bu alanların günde en az bir kez temizlenmesi ve dezenfekte edilmesi gerekmektedir.

Günlük temizlik planları gün içerisinde zaman dilimlerine ayrılabilir. Özellikle de büyük siteler için işin parçalara ayrılarak yapılması çok daha etkili olmaktadır. Örnek planlama şu şekilde olabilir.

1. Grup

Blok girişleri, bodrum katları, zemin kat ve blok yapı çevre kontrolünün temizliği ve kontrolü

2. Grup

Bloklardaki çöp ve atıkların alınması ve şaft kanallarının kontrol edilmesi

3. Grup

Kat koridorlarının, servis ve acil merdivenlerinin kontrolü ve temizliği

4. Grup

Blokların çevresi ve giriş kapılarının kontrolü ve temizliği

Haftalık ve Aylık Temizlik Planları

Ortak alanların haftalık temizlik rutinlerinin kurulması sayesinde daha detaylı temizlik ve dezenfektasyon yapılabilmektedir. Bu sebeple de haftalık temizlik rutinlerinde uygulanması gereken adımlar daha fazla olmaktadır.

Haftalık rutin temizlik planı örneği ise şu şekilde olabilir.

• Blok yapı girişleri, zemin kat kontrolü, bodrum kat kontrolü, acil kapılar ve blok yapı çevre kontrolü ve temizliği

• Blokların çöp ve atık malzeme alınması ve şaft kontrolü

• Blok yapı kat koridor, servis ve acil merdivenlerin kontrol ve temizliği

Aylık temizlik ise ortak alanların tam anlamı ile temizlenmesini ve dezenfekte edilmesini sağlayacaktır. Aylık temizlik rutinlerinde daha detaylı olmakla birlikte farklı malzemelerin de kullanılması mümkün olmaktadır.

Ortak Alanların Hijyeni

Ortak yaşamın getirdiği zorunluluklardan birisi de hijyenin sağlanma zorunluluğudur. Bu sayede salgın hastalıkların yayılmasını engellemenin yanı sıra genel sağlık standartlarının da yükselmesine imkan sağlamaktadır.

Çöp ve Atık Yönetimi

Apartman ve site yönetimleri için önemli olan bir diğer nokta ise çöp ve atıkların yönetilmesidir. Çöp, geri dönüşüme katılamayacak ve yeniden kullanılamayacak atıklar için kullanılan bir terimdir. Atıklar ise geri dönüşüme kazandırılabilen maddeler için kullanılan bir durumdur.

Çöpler, sağlık açısından tehdit oluşturduğu için uygun bir şekilde toplanmasına özen gösterilmesi gerekmektedir. Bu sebeple de çöplerin belirli saatler içerisinde ve en kısa sürede toplanarak uygun şekilde yok edilmesi gerekmektedir.

Atıkların toplanması ise çöplerden başka bir prosedüre sahiptir. Çünkü atıkların geri dönüşüme kazandırılabilmesi için uygun şekilde ayrılması gerekmektedir. Bunun yanında atıkların istiflenerek uygun şekilde geri dönüşüme kazandırılması da önemlidir. Bu noktada yönetimler geri dönüşüm firmaları ile anlaşma yaparak atıkları satabilir ve site ya da apartmana ek gelir sağlayabilirler.

Ortak Kullanım Alanları İçin Hijyen Kuralları

Ortak kullanım alanlarında hijyenin sağlanabilmesi için doğru ekipmanların seçilerek doğru yöntemler ile uygulanması gerekmektedir.

Hijyen sağlanırken yüzeylere uygun ürünlerin ve temizlik bezlerinin kullanılması gerekmektedir. Bu aynı zamanda yüzeylerin bakımının sağlanması açısından da önemlidir. Bunun yanında temizlik ürünlerinin kimyasal maddeler olmasından dolayı güvenli kullanımlarına da dikkat edilmesi gerekmektedir. Güvenli kullanım hem temizlik personelinin hem de kat maliklerinin sağlıklarının korunması açısından son derece önemlidir.

Ortak alanların sanitasyonu için önerilen temizlik ürünleri ve ekipmanları içerisinde şunlar yer almaktadır.

• Çok amaçlı temizleyici

• Dezenfektanlar

• Paspas ve kova

• Elektrik süpürgesi

• Özel temizleyiciler

Profesyonel Temizlik Hizmetleri

Apartman veya site yönetimi için birçok durumda temizlik hizmetlerini profesyonellerden almak avantaj sağlamaktadır. Sağladığı avantajların içerisinde öncelikli olarak temizlik işlerinin çok daha ayrıntılı olarak alınmasını sağlamasıdır. Bu sayede ortak alanların temizliğinin daha ayrıntılı olmasını sağlarken aynı zamanda daha disiplinli olmasını da sağlamaktadır. Diğer bir yandan profesyonel hizmetlerinin maliyetleri daha az olabilmektedir.

Temizlik Şirketi Seçimi

Apartman ve site yönetiminin profesyonel şirketi seçimi yaparken dikkat etmesi gerekenler içerisinde şunlar yer almaktadır.

Güvenirlik

Diğer sektörlerde de olduğu gibi temizlik sektöründe de güven ilk kriterdir. Özellikle toplu yaşam alanlarının temizliği söz konusu olduğunda çok daha öne çıkmaktadır. Çünkü apartman ve sitelerde yaşayan herkes için güvenirlik son derece önemlidir.

Bunun öncelikli olarak internet üzerinden web sitesinin olup olmadığına dikkat edilmesi gerekmektedir. Çünkü kurumsal firmaların hepsinin web sayfasının bulunması mecburidir. Daha sonrasında web sitesinde yer alan tüm bilgilerin kontrol edilmesi gerekmektedir. Güvenirliğinden emin olmak için referans da talep edilebilir. Kurumsal bir firma ile çalışmak ise diğer seçeneklere göre daha fazla avantaj sağlamaktadır.

Profesyonel hizmet

Alınan hizmetin profesyonel bir şirket tarafından verilmesi gerekmektedir. Bu sayede temizlik hizmetinin kalitesinin üst standartta olması sağlanabilir. Temizliğin standartının yüksek olması ise özellikle toplu yaşam alanlarının hijyeninin sağlanabilmesi için son derece önemlidir. Diğer bir yandan profesyonel hizmet sağlayan şirketler çok daha uygun maliyetlere hizmet sağlarken aynı zamanda kimyasal temizlik ürünlerinin nerde ve nasıl kullanılması gerektiği konusunda uzman oldukları için olası kimyasal tehlike riski de önemli ölçüde azalmaktadır.

Kalite

Her konuda olduğu gibi temizlik şirketi seçerken de dikkat edilmesi gereken noktalardan birisi kalitedir. Şirketin kullanmış olduğu malzemelerin kalitesi apartman ya da site sakinlerinin sağlıklarının korunabilmesi için son derece önemlidir. Ayrıca kalitesiz malzeme kullanılması durumunda yeterince verim alınamaması da söz konusu olmaktadır.

Temizlik malzemesi seçimi

Temizliğin etkili ve uzun soluklu olabilmesi için seçilen firmanın hangi malzemeleri ne amaçla kullanabileceği koşunda uzman olmaları gerekmektedir. Bunun yanında farklı özelliklerde temizlik maddesinin bulunması sebebi ile farklı ihtiyaç ve istekleri karşılama konusunda da uzman olmaları gerekmektedir. Bu sayede yönetimin ve kat maliklerinin hassasiyetini karşılayacak malzemelere hakim olmaları önemlidir.

Uzman personel

Temizlik şirketinin çalışanlarının da yetkinliği son derece önemlidir. Çünkü insan gücüne dayalı bir hizmettir. Çalışkanların yetkinliği temizliğin kalitesini ilk elden etkilemektedir. Bu noktada referanslar önemli ipuçları verecektir.

Hizmet Sözleşmesi ve Denetimi

Yönetimlerin hizmet sözleşmesi yaparken standart sözleşmeler her zaman yeterli olmayabilir. Apartman ya da sitenin ihtiyaçlarının tam olarak karşılanması için özel maddelerin eklenmesi gerekli olabilmektedir. Hizmet sözleşmesinin içerisinde yer alması gereken başlıca maddeler içerisinde şunlar yer almaktadır.

Her gün yapılacak işler

Yönetimin alacağı hizmetleri belirlerken ilk olarak yer vermeleri gereken maddeler içerisinde günlük temizlik ihtiyaçlarının giderilmesi bulunmaktadır. Bu sebeple de günlük temizlik için beklenilen tüm ayrıntılara yer verilmesi gerekmektedir. Bu maddeler içerisinde örnek olarak şunlar yer alabilir.

• Zeminlerin temizlenmesi

• Kullanım alanlarının düzenlenmesi

• Apartman ya da sitede yer alan yönetim bürolarının temizlenmesi

• İhtiyaç halinde apartman ya da sitenin depo ve ambarlarının temizlenmesi

• Çöplerin ve atıkların toplanması ve uygun şekilde bertaraf edilmesi

• Kapalı alanların düzenli olarak havalandırılması

• Kapı ve pencerelerin silinmesi

• Arıza ya da eksiklik görülmesi halinde gerekli bilgilendirmelerin yapılması

• Sistem odası gibi elektronik aletlerin yer aldığı ortamlarda uygun temizlik maddelerinin kullanılması

• Ortak kullanım alanlarında yer alan tuvalet, duş, hamam ve sauna gibi alanların temizlenmesi

Haftalık işler

Haftalık yapılacak işler günlük işlerden farklılık göstermektedir. Bu sebeple de sözleşmede kendisine özel olarak yer bulmaktadır. Ayrıca sözleşmede hangi günlerde haftalık temizliğin uygulanacağına dair maddeye de yer verilmesi önerilmektedir. Haftalık temizlik başlığı altında yer alabilecek örnek maddeleri içerisinde ise şunlar yer almaktadır.

• Radyatörlerin tozlarının alınması

• Lobi ya da ortak kullanım alanlarında yer alan koltuk ve oturma gruplarının temizlenmesi

• Örümcek ağlarının temizlenmesi

• Depo alanlarının genel temizliğinin yapılası

• Halı bulunan yerlerde halıların temizlenmesi

• Ortak kullanım alanlarında bulunan duş ve tuvalet gibi alanların dezenfeksiyonunun yapılması

• Çöp konteynerlerin temizlenmesi

• Kapalı otoparkların temizlenmesi

• Dış alanlarda bulunan mazgalların temizlenmesi

Aylık işler

Alınan profesyonel temizlik işi için hazırlanan sözleşmede aylık temizlik beklentilerine de yer verilmesi gerekmektedir. Aylık temizlikler genellikle tüm temizlik kalemlerinin daha ayrıntı bir şekilde yapılmasını gerektirmektedir. Bunun yanında yönetimin diğer detaylı temizlik beklentilerine de yine bu alanda yer verilebilir.

Ekstra işler

Temizlik şirketinin sunmuş olduğu ayrıcalıklar ya da yönetimin harici beklentileri bu madde altında sıralanabilir. Bu maddenin sağlayacağı avantaj ise beklenti, istek ve ihtiyaçların eksiksiz bir şekilde karşılanmasını sağlamasıdır.

Bakım Rehberi

Apartman ve site yönetimleri ortak alanların sorunsuz bir şekilde kullanıma devam edilebilmesi için temizliklerinin yanı sıra bakımlarını da düzenli olarak yaptırmaları gerekmektedir. Gerekli bakımların yaptırılabilmesi için genellikle özel şirketler ile anlaşma imzalanmaktadır. Bunun yanında küçük sorunların hızlı bir şekilde çözülmesi ye da düzenli olarak bakım gerektiren alanlarda daha sorunsuz ilerleyebilmek için teknik eleman çalıştırılması da mümkün olmaktadır. Yönetimin bakımlarından sorumlu olduğu ana bölgeler içerisinde şunlar yer almaktadır.

Çatı bakımı

Özellikle kış aylarının ardından çatı ve yağmur oluğu bakımlarının yaptırılması gerekmektedir. Bu sayede hasarın büyümesinin önüne geçerken mantar ve küf oluşumu gibi riskler de engellenmektedir. Temel olarak çatı bakımlarının her üç ayda bir yaptırılması gerekmektedir. Ancak binanın denize yakın olması durumunda bu bakımların daha sık aralıklar ile gerçekleştirilmesi önerilmektedir.

Teras bakımı

Teras bulunan apartman ve sitelerde de bakım alanlarının içerisinde teraslar da yer almaktadır. Teras bakımlarında özellikle derz aralarının boşalmasına dikkat edilmesi gerekmektedir. Ancak bu alanlara üst üste kaplama yapılmaması önerilir. Çünkü her yapılan kaplama binaya binen yükün artmasına neden olmaktadır. Ayrıca zemindeki eğimin doğru bir şekilde yapılması da teraslarda oluşabilecek hasarın en aza indirilmesini sağlayacaktır.

Boya ve mantolama

Apartmanlarının dış cephelerinin 4- 8 yılda bir yenilenmeleri önerilmektedir. Yenileme işlemleri sırasında kaliteli, iklim şartlarına uygun ve duvarların hava almasına izin veren malzemelerin kullanılması önerilmektedir.

Asansör bakımı

Binalarda en sık bakım gerektiren alanların başında asansörler gelmektedir. Çünkü asansörler trafiğin en yoğun olduğu alanların başında gelir. Bunun yanında kat maliklerinin güvenlikleri açısından da düzenli bakımlarının yaptırılması son derece önemlidir. Öncelikli güvenlik riski oluşturmalarından dolayı yönetimin asansör bakımlarına yeterince özen göstermemesi durumunda hayati tehlike söz konusu olabilmektedir. Asansör bakımların ayrıca gerekli olan standartlar belirlenmiştir. Bakımların bu standartlara göre yapılması zorunluluktur. Son olarak asansör bakım ve onarımlarında raporlanma yapılması gerekir.

Yangın tüplerinin bakımı

Genellikle yılda bir kez yapılması gereken yangın tüpü bakımının da yönetim tarafından ihmal edilmemesi gerekmektedir. Ancak ideal bakım periyodu yılda 2 kez olmaktadır. Yangın tüplerinin hiç kullanılmadığı durumlarda tüplerin 2 yıldan önce değiştirilmesine gerek bulunmaz. Yangın tüplerinin bakımını üstlenen firma aynı zamanda yönetime ya da site görevlisine gerekli eğitimi vermekle de yükümlüdür.

Elektrik sisteminin bakımı

Apartman, site ve asansör içindeki tüm elektrik sistemlerinin düzenli olarak kontrol edilmesi olası kaçakların ve diğer elektrik problemlerinin engellenmesini sağlayacaktır.

Bahçe bakımı

Bahçe bakımı süreklilik isteyen bir bakım türüdür. Bahçede yer alan bitkilerin özelliklerine bağlı olarak haftalık ya da aylık bakımlarının yapılması gerekmektedir. Ayrıca günlük sulama gibi gereksinimlerin de karşılanması önemlidir. Bu sebeple de özellikle geniş bahçe alanına sahip olan apartman ve siteler düzenli personel çalıştırmayı tercih etmektedir.

Acil Durum Bakım Onarımları

Tüm bakımların periyodik olarak ve titizlikle yapılmasına rağmen acil sorunların çıkması her zaman mümkündür. Bu sebeple de yönetimin ve görevlinin her zaman için acil müdahale gerektiğinde ulaşabilecekleri yerleri önceden belirlemesi gerekmektedir. acil durumlarda başvurulması gereken yerler içerisinde devlet kurumları yer alabileceği gibi elektrik ya da su tesisat ustaları gibi özel işletmeler de yer almaktadır. Bu sebeple de acil bakım ve onarım planlarının önceden yapılmış olması gerekmektedir.

Sakinlerin Katılımı ve Bilinçlendirme

Apartman ve sitelerdeki ortak kullanım alanlarının her zaman için bakımlı ve temiz kalmasını sağlamak için sadece düzenli temiz, bakım ve onarımlarını gerçekleştirmesi yeterli olmamaktadır. Bu alanların temizliğinin ve bakımının korunması için kat maliklerinin de iştiraki önemlidir.

Hijyen ve Bakım Bilgilendirme Toplantıları

Kat malikleri ile gerçekleştirilecek düzenli toplantılar ve bildiriler ortak alanların kullanımının daha verimli hale gelmesine yardımcı olacaktır. Ortak kullanım alanlarının temizliğinde dikkat edilmesi gereken noktaların sürekli olarak hatırlatılmasının yanı sıra yanlış davranışların da düzeltilmesine yönelik uyarıların da düzenli olarak hatırlatılması gerekmektedir.

Sakinlerin Sorumlulukları ve Katılımı

Kat maliklerin ortak kullanım alanlarının dikkatli kullanımına ortak olmaları sadece temizlik maliyetlerinin değil aynı zamanda bakım ve onarım maliyetlerinin de ciddi oranda azalmasına yardımcı olmaktadır.