Hukuki Düzenlemeler ve Apartman Yönetimi

Apartman yönetimlerinin tüzel kişiliğinin bulunmamasından dolayı görevlerini yerine getirdiği süre içerisinde kendi adına işlemleri uygulamaktadır. Ancak buradaki önemli nokta Kat Malikleri Kurulu’nu temsil etmesinden dolayı yerine getirdiği tüm görevlerinde aynı zamanda kat maliklerinin de sorumluluğu bulunmaktadır.

Hukuki Temel Bilgiler

Apartman yönetiminin sorumlu olduğu hukuki konular Kat Mülkiyeti Kanunun da düzenlenmiştir. Ancak gerçekleştirdiği yükümlülüklerin ve sorumlulukların bir kısmı Türk Medeni Kanunu, Borçlar Hukuku ve İş Kanunu’ndaki maddelere dayanmaktadır. Bu sebeple de özellikle sitenin ya da apartmanın özelliklerinden dolayı geniş bir yükümlülük alanına sahip olan yönetici ya da yönetim kurulu birçok farklı kanundaki ilgili maddelere hâkim olmalıdır.

Kat Mülkiyeti Kanunu ve Uygulamaları

Apartman yönetiminin öncelikli olarak bağlı olduğu kanunun 634 Sayılı Kat mülkiyeti kanunu olmaktadır. Bu kanun sadece apartman yönetiminin görev ve sorumluluklarını belirlemekle kalmaz aynı zamanda kat maliklerinin de haklarını ve sorumluluklarını belirler. Bu sebeple de geniş kapsamlı bir kanunundur.

Birinci bölüm

Kat Mülkiyeti Kanunu’nun birinci bölümünde kanunda yer alan terimlerin açıklamasının yanı sıra kat mülkiyeti, ortak alanlar, bağımsız bölümler ve eklentiler gibi alanların tanımları yapılmaktadır. Bu sayede hem kat malikleri hem de apartman yönetimi görev ve sorumluluklarını yerine getirirken herhangi bir karışıklığın meydana gelmesi engellenmektedir.

Bunların yanında birinci bölüm kat maliklerinin arasında oluşabilecek ortaklığın giderilmesi ve öncelikli satın alma hakları gibi konulara da yer vermektedir. Son olarak bu kanunda ya da özel sözleşmelerde yer almayan noktalarda Türk Medeni Kanunu’na başvurulması gerektiğini de bildirmektedir.

İkinci bölüm

Kanunun ikinci bölümü kat mülkiyetinin ve kat irtifakının kurulması ile ilgilidir. Kat irtifakı henüz tamamlanmamış konutlar için uygulanan bir madde iken kat mülkiyeti tamamlanmış yapılarda hak sahiplerinin özel alanlarının belirlenmesini konu alır.

Üçüncü bölüm

Bu bölümde kat maliklerinin ve kat irtifa sahiplerinin hakları düzenlenmiştir. Bunun yanında bu kanundaki hakların saklı kalması şartı ile Türk Medeni Hukukunda yer alan hakları da bulunmaktadır.

Dördüncü bölüm

Kanunun bu bölümünde kat maliklerinin ve kat irtifakı sahiplerinin borçları düzenlenmiştir. Bu bölümde kat maliklerinin ana gayrimenkuldeki ortak alanları kullanırken dikkat etmesi gereken kuralların yanı sıra ortak alanlardaki giderlere katılım zorunluluğu ve şartları da yer almaktadır.

Bunun yanında diğer kat maliklerinin bağımsız alanlarında gerçekleşecek herhangi bir sorunun giderilmesinde diğer bağımsız bölümlerin kullanılmasına da izin verilmiştir. Bu sebeple de kat maliklerine ait bağımsız bölümlerde diğer komşuların sorunlarının giderilmesi mecburiyeti varsa bu durum kişinin iznine bırakılmamıştır. Çünkü kanunda mecburiyet olarak yer almaktadır.

Dördüncü bölümde düzenlenen bir diğer durum ise yasak işlerdir. Apartmanın ortak ve bağımsız alanlarında yapılamayacak olan durumlara yer verilmiştir. Son olarak kat maliklerinin borçlarını yerine getirmemesi durumunda uygulanacak yaptırımlar da bu bölümde yer almaktadır.

Beşinci bölüm

Bu bölüm apartman yönetimi ile ilgili maddelere yer verilen bölümdür. Bu sebeple de yönetimin nasıl seçileceğinden, yönetimin tutmak zorunda olduğu defterlere kadar her türlü alanda çeşitli düzenlemeler bulunmaktadır.

Bunun yanında yönetimin görev ve sorumlulukları, bu yükümlülükleri yerine getirmemesi durumunda gerçekleşecek yaptırımlar ve hesap verme zorunluluğu gibi apartman yönetimi ile ilgili maddeler de bu bölümde yer almaktadır.

Altıncı bölüm

Bu bölümde kat mülkiyetinin ve kat irtifakının sona ermesine dair maddeler yer almaktadır. Kat mülkiyetinin ve kat irtifakının sona ermesine neden olabilecek durumlar ve bu durumlarda yapılacak uygulamalar maddeler halinde belirtilmiştir.

Yedinci bölüm

Yedinci bölümde ise son hükümler yer almaktadır. Daha önceki bölümlerde yer verilemeyen durumlar burada düzenlenmiştir. Bu bölüm içerisinde yeni duruma uyma, yasaklar ve Medeni Kanun’dan önce kurulmuş haklar gibi alanlarda maddeler bulunmaktadır.

Sekizinci bölüm

Bu bölümde devre mülk haklarına yer verilmiştir. Devre mülk kavramının yenilenmiş bir kavram olmasından dolayı tüm maddelerinde güncellenme bulunmaktadır.

Dokuzuncu bölüm

Dokuzuncu bölüm toplu yapılara ilişkin hükümlerin yer aldığı bölümdür. Bu sebeple de özellikle site yönetimini ilgilendiren birçok maddeye sahiptir. Bu maddeler içerisinde yönetim, ortak alanlar ve vaziyet plan ve projeleri gibi alt başlıklar yer almaktadır.

Türk Medeni Kanunu ve Apartman Yönetimi

Apartman yönetimi sorumluluk ve borçlarını yerine getirirken aynı zamanda Medeni Kanun’da yer alan bazı maddelere de uymak zorundadır. Medeni Kanun’da apartman yönetimlerini ilgilendiren maddeler içerisinde ise şunlar yer almaktadır.

Dürüst davranma

Türk Medeni Hukuku’nun ikinci maddesi aynı zamanda apartman yönetimlerini ve kat maliklerini de bağlamaktadır. Bu maddeye göre herkes haklarını kullanırken ya da borçlarını yerine getirirken dürüstlük kurallarına uygun davranmalıdır.

İyi niyet

Aynı kanunun üçüncü maddesi iyi niyete dair düzenlemeler yer almaktadır. Bu maddeye göre iyi niyetin hukuki bir sonuç doğurduğu durumlarda uygulanmaktadır. ancak kat maliklerinin ya da yönetimin gereken özeni göstermemesi durumunda iyi niyet kaidesinden yararlanması mümkün olmaz.

Gayrimenkul mülkiyetinin iktisabı tescili

Bu madde mülkiyetten bahsedilebilmesi için tapu kaydının zorunlu olduğunun belirtildiği maddedir. Bunun yanında işgal durumunda uygulanacak hükümlere de yer verir.

Komşu hakkı

Kat malikleri arasındaki hukukun düzenlenmesini sağlayan bu madde aynı zamanda apartman yönetimlerinin de komşular arasındaki anlaşmazlık durumlarında nasıl davranmaları gerektiğini göstermektedir.

Genel hükümler

Genel hükümler başlığı altında bağımsız bölümlerin kullanım hakları ve malın haksız şekilde elde bulundurulmasının yaptırımlarına yer vermektedir.

Mülkiyet hakkının kapsamı

Mülkiyet hakkı kapsamında genel olarak bağımsız bölümlerin değil ortak alanların kullanım haklarına yönelik düzenlemeler bulunmaktadır. Genel hüküm ise farklı şekilde anlaşılmadıkça alanların ortak bir şekilde paylaşılmasıdır.

Yönetim ve tasarruf

Bu maddeler kat maliklerinin kendi aralarında anlaşma yapabileceklerine dair hükümleri içermektedir. Bunun yanında yapılacak anlaşmalarda geçerliliği olmayan durumlar da yer alır.

Giderler ve yükümlülükler

Apartman giderlerinin kat maliklerini nasıl etkilediğine dair maddelere yer verilmiştir. Ayrıca kat malikinin olması gerekenden daha fazla ödeme yapması halinde uygulanacak hükümler de bu maddede yer almaktadır.

Kararların bağlayıcılığı

Bu bölüm alınan ortak kararların tüm kat maliklerini etkilediğine dair hükümler içermektedir. Ancak pay kullanma ve yönetimine ilişkin kararlarda kullanma hakkının bulunmamasını sağlamak için tapu şerhinin yapılması gerektiği de bildirilmektedir.

Borçlar kanunu ve apartman yönetimi

Borçlar Kanunu’nun apartman yönetimini ilgilendiren maddeleri içerisinde şunlar yer almaktadır.

• Kira akdi ile ilgili hükümler kısmında kiracı ve mülk sahibi arasındaki yükümlülükler ve borçlar düzenlenmiştir. Bunun yanında kiranın nasıl tahsil edileceği ve taraflardan birinin ölümü durumunda yapılması gerekenlere de yer verilmiştir.

• Vekalet akdi ile hükümlerin içerisinde ise apartman yönetiminin ortak alanların bakım ve temizlik gibi işlerinin üçüncü kişilere yaptırması durumunda uygulanacak hükümlere yer verilmiştir.

İş Kanunu ve apartman yönetimi

Özellikle büyük ve kapsamlı sitelerde birçok işyeri bulunmaktadır. Bu işlerinin bir kısmı yönetim tarafından işletilebilir. Bu durumda yönetimin sorumlu olduğu kanunların içerisin İş Kanunu da dahil olmaktadır.

İş Kanunu’na başvurulması gereken haller içerisinde ise şunlar yer almaktadır.

• İşyerini bildirme

• İş sözleşmeleri

• İş sözleşmelerinin türleri

• İş sözleşmelerinin feshi

• Tatil günlerinde çalışma

• Haftalık, genel ve yıllık tatil ücretleri

• Çalışma süreleri

Yönetim Kurulu ve Hukuki Sorumluluklar

Daha öncesinde de belirtildiği gibi apartman yönetim kurulunun görev, sorumluluk ve borçları genel olarak Kat Mülkiyeti Kanunu’nda düzenlenmiştir. Son derece kapsamlı olan bu kanuna gire apartman ya da site yönetim kurulunun uyması gerekenler içerisinde şunlar yer almaktadır.

Yönetim Kurulu Üyelerinin Yasal Sorumlulukları

Yönetim kurulunun yasal sorumlulukları genel olarak site ya da apartmanın düzenli bir şekilde işleyişine devam etmesini sağlamaktır. Bu sebeple de aidatların toplanması, ortak alanların bakım ve onarımlarının yapılması ve kararların alınması gibi birçok alanda yükümlülük sahibidirler.

Toplantı ve Karar Alma Süreçleri

Site ve apartman yönetim kurullarının düzenli olarak toplanması gerekmektedir. Bu toplantılara üyelerin aktif bir şekilde katılması da uygulamanın sağlıklı olması açısından son derece önemlidir. Ancak bu toplantıların düzenlenmesi için atılması gereken adımlar bulunmaktadır. Bu adımların içerisinde ise şunlar yer alır.

• Toplantı tarihinin belirlenmesi

• Davet mektubunun gönderilmesi

• Gündemin oluşturulması

• Toplantı yapılacak mekânın hazırlanması

Toplantı süresince izlenmesi gereken adımlar içerisinde ise şunlar yer almaktadır.

• Faaliyet raporlarının sunulması

• Mali raporların sunulması

• Oylamanın yapılması

• Diğer konuların görüşülmesi

• Toplantı tutanağının düzenlenmesi

• Raporların dağıtılması

• Bir sonraki dönemde yapılacak işlerin planlanması

• Alınan karara göre aidatların toplanması

Denetimler

Site ve apartman yönetimleri öncelikli olarak denetim kurulu tarafından düzenli olarak denetlenmektedir. Bunun yanında yönetim kurulunun kat maliklerine de hesap verme yükümlülüğü bulunmaktadır.

Denetim kurulunun görevleri ise Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 37. Maddesinde düzenlenmiştir. Bu maddeye göre denetim kurulunun yerine getirmesi gereken görevleri içerisinde şunlar yer almaktadır.

• Mali durumun(apartman gelir ve giderlerinin ve defterlerin) denetlenmesi

• Apartman bütçesinin hazırlanması

• Bütçe hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığının kontrol edilmesi

• Banka hesaplarının kontrol edilmesi

• Vergi yasalarına uyulup uyulmadığı

• Apartmanın ortak alanlarının bakımlarının gerektiği gibi yapılıp yapılmadığı

Aidatların Toplanması ve Yönetimi

Apartman giderlerinin karşılanması için kat maliklerinden belirlenen bir düzen içerisinde aidat toplanması gerekir. Bunun için genellikle banka hesapları kullanılmaktadır. Apartman yönetimi adına herhangi bir bankaya açılan hesaba kat malikleri ödemekle yükümlü oldukları aidatları yatırabilirler. Banka hesabının açılmaması durumunda ise aidatlar elden nakit olarak alınabilir. Ancak alınan aidatların karşısında makbuz kesilmesi gerekmektedir.

Giderlerin ve Gelirlerin Yasal Kayıtları

Kat mülkiyeti kanununa göre apartman yönetiminin defter tutma mükellefiyeti 32 ve 41. maddelerde yer verilmiştir.

Karar defteri

Apartman yönetiminin, kat malikleri kararlarının kayda geçirilmesini sağlamak için defter tutmaları gerekmektedir. Bu defterlerin sayfa numaraları 1’den başlamalı ve her bir sayfasının noter tarafından onaylanmış olması gerekmektedir. Daha sonrasında toplantıda bulunan kat maliklerine imzalanması gerekmektedir. Alınan karara aykırı olarak oyunu kullanan kişilerin ise itiraz nedenlerini belirterek imza atmaları gerekir. Noter onayının her takvim yılının sonundan başlayarak bir ay içerisinde yönetim tarafından notere onaylatılması gerekmektedir.

Gelir gider defteri

Kanunda gelir gider defterinin tutulma zorunluluğuna dair bir düzenleme bulunmamaktadır. Ancak gelir ve giderlerin daha iyi bir şekilde izlenebilmesi için uygulamada sıklıkla kendisine yer bulur.

Gelir gider defterleri tutulurken aynı zamanda faturaların da düzenli bir şekilde saklanmasına özen gösterilmelidir. Bunun yanında yazar kasa fişinin alınması halinde arkalarına hangi hizmetin alındığının not edilmesi gerekmektedir. Yönetim tarafından alınan tüm mal ve giderlerin karşılığında yapılan harcamayı kanıtlayan bir belgenin alınması gerekmektedir. Makbuz, fatura ya da yazar kasa fişinin alınamadığı durumlarda ise gider pusulasının imzalatılması gerekir.

Aidatlar toplanırken ise kat maliklerinin tam bir listesinin hazırlanması ve aidatların bu listeye işlenmesi gerekmektedir. Aidatlar kat malikleri tarafından özel olarak bankaya yatırılabileceği gibi yönetimin aidatları toplu bir şekilde bankaya yatırması da mümkün olmaktadır.

Şikayetler

Apartman ya da site yönetimlerinin görevlerini yerine getirmemeleri ya da görevlerini kötü kullanmaları halinde şikayet edilebilirler. Kat malikleri yönetimde herhangi bir sorun olduğunu görmeleri halinde şikayetlerini denetim kurulan, kat malikleri kurulana ya da yasal mercilere yapabilirler.

Şikâyetten önce apartman yönetimi ile ilgili sorunların öncelikli olarak kat malikleri kurulu toplantısında gündeme getirilmesi gerekmektedir. Bu toplantıda gerekli görülmesi halinde apartman ya da site yönetimi hakkında karar verilebilir. Kat malikleri kurlunda çözüme ulaşılamaması halinde ise denetim kurlunun devreye girmesi ve yöneticinin faaliyetlerini incelemesi gerekmektedir. Daha sonrasında çıkan sonuca göre gerekli adımlar atılabilir.

Yöneticinin ciddi ihlallerinin ya da suç sayılacak eylemlerinin bulunması halinde ise kat maliklerinin yasal yollara başvurma hakkı bulunmaktadır.

Denetim Süreçleri ve Raporlama

Apartman ve site yönetimlerinin hazırlamakla yükümlü oldukları faaliyet raporlarının amacı yönetimin bir yıl içerisinde gerçekleştirmiş olduğu eylemlerin raporlanmasını sağlamaktır. Yıllık değerlendirme raporu olarak da adlandırılabilecek bu rapor, konu olan yıl içerisinde yönetim tarafından gerçekleştirilen tüm harcamalara, yapılan projelere ve gelirlere ayrıntılı bir şekilde yer verilir. Bu sayede kat malikleri belirtilen süre içerisindeki tüm eylemlerden şeffaf bir şekilde haberdar edilebilir.

Apartman ve site yönetimlerinin de şirket olarak değerlendirilmesinden dolayı faaliyet raporu düzenlemeleri zorunludur. Hazırlanmaması halinde ise kanuni anlamda eksikliğin ortaya çıkmasına neden olmaktadır.

Faaliyet raporu yönetici ya da yönetim kurulu tarafından düzenlenmesi gerekmektedir. Yöneticinin raporu hazırlamaması durumunda ise kat maliklerine karşı olan sorumluluğunu yerine getirmemiş olacaktır.

Yönetim faaliyet raporu şekil şartına bağlı olarak hazırlanması gerekmektedir. Bu sebeple de genellikle bir şablon üzerinde gerekli düzenlemeler yapılır. Rapor hazırlanırken herhangi eksik bir bilginin olmamasına dikkat edilmesi gerekmektedir.

Denetim

Yönetimin tüm faaliyetleri kat malikleri kurulu tarafından sürekli olarak izlenmektedir. Haklı bir sebebin oluşması halinde ise kurul yönetimi değiştirme gücüne sahiptir. Denetim, başka bir tarih aralığının belirlenmediği durumlarda, genellikle 3 ayda bir gerçekleşmektedir. Olumsuz bir durumun ortaya çıkması hallinde denetim süresi uzatılabilir. Kat malikleri bu denetimleri kendi aralarında oy birliğine vararak 3 kişiden oluşacak denetim kuruluna devredebilir.

Denetim kurulunun oluşturulması halinde kurul, yönetim hakkındaki denetlemelerinin sonuçlarını ve düşünceleri içeren bir raporu her takvim yılının ilk ayında kat malikleri ile paylaşır.