Apartman Yöneticiliği İçin Gereken Evraklar

Apartman yönetimi belli bir düzen içerisinde işlemesi gereken bir süreçtir. Ayrıca bu süreçte yapılan tüm faaliyetlerin raporlanması ve ispatlanması da kanuni bir zorunluluktur. Bu sebeple de apartman yönetimlerinin düzenli olarak tutmaları gereken defterler ve evraklar bulunmaktadır. Apartman yönetiminde en sık kullanılan evraklar içerisinde ise şunlar yer almaktadır.

Yönetim Planı

Apartman yönetimi sürecinin temel evrakı yönetim planı olmaktadır. Yönetim planı ilk oluşturulan ve tapuya kaydedilen bir evrak olmaktadır. Yönetim planının önemi kat maliklerinin hak ve sorumluluklarının yanı sıra yönetim kurulunun rolünü de belirlemesi açısından son derece önemlidir. Yönetim planı ile apartman düzeni ve sorumlulukların ayrıntılı ve düzenli bir şekilde işlemesi mümkün olmaktadır.

İşletme Projesi

Apartman yönetimlerinin aidatları tahsil ederken ya da giderleri hesaplarken işletme projesini temel almaktadır. Aidatlar neye göre belirlenir sorusunun yanıtı ise, KMK madde 37’de yer verilen ve kat malikleri tarafından kabul edilmesi gereken işletme projesinde bulunur. Ayrıca işletme projesi de zorunlu olan evraklardan birisidir. İşletme projelerinde yer alması gereken bilgilerin başında apartmanın bir yıllık tahmini giderleri bulunmaktadır. İşletme defterlerinde gelirlere de yer verilmesi gerekmektedir. Gelirler içerisinde kira ya da apartman duvarına alınan reklamların gelirleri gibi kalemler de yer almaktadır.

Bu evrak sayesinde apartmanın giderlerinin karşılanabilmesi için toplanması gereken aidatları hesaplamak mümkün olmaktadır.İşletme projesinin geçerli olabilmesi için kat malikleri tarafından onaylanması gerekmektedir. Bunun için öncelikle apartman yönetiminin işletme projesini hazırlaması ve daha sonrasında kat maliklerine tebliğ etmesi gerekmektedir.

Kat maliklerinin işletme projesine herhangi bir itirazı bulunması durumunda, tebligattan sonraki 7 gün içerisinde itirazını yapması gerekir. İtiraz daha sonrasında kat malikleri kurulunca incelenir ve haklı görülmesi halinde yeni bir işletme projesi hazırlanır.

Toplu Yapı Yönetim Kurulu Kararları

Yönetim kurulu kararlarının yer aldığı evrağa karar defteri adı verilmektedir. Bu defterin tutulması Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) madde 32’de düzenlenmiştir. Bu maddeye göre karar defterinin tutulması mecburidir. Bu defterde sayfa numaraları 1’den başlayarak ilerlemektedir. Tüm sayfaların noter tarafından onaylanması gerekmektedir. Bu şartları taşıyan deftere kat malikleri kurulunda alınan tüm kararların işlenmesi gerekmektedir. Karar defterinin mecburi olmasından dolayı yönetici seçildiğinde sayfa bulunması halinde eski karar defterleri kullanılabilmektedir. Eski karar defterinin bulunmadığı durumlarda ise belirtilen şartlarda yeni bir defterin hazırlanması gerekir. Apartman yönetimi görev süresini tamamladığında diğer evraklarla birlikte karar defterini de yeni yönetime teslim etmesi gerekmektedir.

Toplantı Belgeleri

Apartman yönetimi tarafından gerçekleştirilen olağan ya da olağanüstü toplantıların kayıtlarının tutulması gerekmektedir. Bunun için de öncelikle toplantıyı yönetecek ve notları alacak kişinin belirlenmesi gerekmektedir. Toplantı belgeleri içerisinde öncelikli olarak yer verilmesi gereken toplantıya katılan kat maliklerinin ya da katılamayan kat maliklerinin vekillerinin kayıt altına alınması gerekmektedir. Daha sonrasında toplantı gündemi ile ilgili konuşmalara yer verilmesi gerekir. Toplantı tutanaklarının toplantıya katılan kat maliklerince imzalanması ve aralarında şerh düşmek isteyenler olursa gerekenin yapılması gerekmektedir.

Personel Belgeleri

Apartmanda kapıcı ya da güvenlik görevlisi gibi görevlilerin bulunması halinde personel ile ilgili tüm evrakların da yönetimde saklanması gerekmektedir. bu belgelerin içerisinde iş sözleşmeleri, prim ödemeleri ve istifa belgesi gibi birçok farklı belge yer almaktadır.

Apartman Aidat Defteri

Apartman aidat defterleri kat maliklerinden düzenli olarak toplanan aidatların kaydedilmesi amacı ile tutulmaktadır. Bu sayede sorumluluklarını aksatan kat maliklerinin tespit ve ispat edilmesi mümkün olmaktadır. Bunun yanında tahsilat makbuzlarının da hazır olması gerekmektedir. Özellikle elden aidat alınması halinde alınan aidat karşılığında tahsilat makbuzlarının aidatın alındığı tarihe uygun olarak kesilmesi gerekmektedir.

Hesap Defteri

Apartmanın gelir ve giderlerinin net bir şekilde izlenebilmesi için apartman yönetiminin hesap defteri tutması da önerilmektedir. KMK’da bununla ilgili bir zorunluluk olmasa da apartman yönetiminin her yıl kat maliklerine sunmak için hazırlayacakları raporun eksiksiz olması açsından son derece önemlidir.

Hesap defterlerinde bir bölüm gelirlere ayrılmalıdır. Gelirler bölümde yer alan kalemler içerisinde genellikle aidat ödemeleri, kira gelirleri ve diğer gelirler yer almaktadır. Gider bölümünün içerisinde yer alan kalemler ise bakım ve onarım giderlerinin yanı sıra temizlik gibi giderler olmaktadır.

Sigorta Poliçeleri

Apartman yönetimi binanın güvenliğinden sorumlu olmaktadır. Bu sebeple de akla gelebilecek her türlü riskin önlenmesi için gerekli önlemleri alması gerekmektedir. Bunların içerisinde apartman sigortaları da yer almaktadır. Her ne kadar kat maliklerinin bağımsız bölümleri için sigortaları olsa da ortak kullanım alanlarının da risklerden korunması amacı ile apartman yönetimi tarafından sigorta yaptırılabilir. Sigorta olması halinde poliçelerin saklanması gerekmektedir. Bu sayede riskin gerçekleşmesi halinde başvurulacak yollar ve poliçe kapsamına başvurulabilir.

Kiracılar ile İlgili Belgeler

Apartmanlarda yönetime ait kiralanabilen alanların bulunması durumunda bu alanların değerlendirilmesinde herhangi bir sakınca bulunmamaktadır. Ancak kiralama ile ilgili tüm belgelerin saklanması gerekmektedir. Kiralama konut ya da işyeri olabileceği için reklam amacı ile duvarlardan birisi de kiralanabilir. Bu belgelerin içerisinde öncelikli olarak kiracının kimlik bilgileri ve kira sözleşmesi yer almalıdır.

Bakım ve Onarım Belgeleri

Apartmanların düzenli bakımlarının ya da onarımlarının gerçekleşmesi durumunda çeşitli belgelerin yetkili ya da iş birliği yapılan firma ya da kurumdan alınması gerekmektedir. Bu belgelerin başında alınan hizmetin karşılığında ödenen maliyetin kanıtlanmasını sağlayan faturalar yer almaktadır. Bunun yanında bakım ya da onarım neden gerekli olduğunu gösteren teknik raporlar ya da projelerin de saklanması önemlidir. Bakım ya da onarımın gerçekleşmesi için malzeme ya da ekipman alınması durumunda ise bunlara ait faturaların da gider defterine işlenerek saklanması zorunludur.

Acil Durum Planları

Apartman yönetimlerinin apartman güvenliğinden sorumlu olduğunu daha önce belirtilmişti. Bu sorumluluk kapsamında acil durum planlarının da oluşturulması bulunmaktadır. Bu planların oluşturulmasında sonra kat maliklerinin bilgilendirilmesi ve acil durumlarda nelerin yapılması gerektiğinin detaylı bir şekilde anlatılması gerekmektedir. Bunun yanında acil çıkış kapısı gibi alanların daha belirgin olması ya da yangınla ilk mücadele için gerekli ekipmanların kolay ulaşılabilir yerlerde bulunması gibi görevlerini de yerine getirmesi gerekmektedir.

İzin Belgeleri

Apartmanlarda yapılacak onarım ya da değişiklikler için yetkili makamlardan bazı izinlerin alınması gerekebilir. Bu durumda yönetim tarafından alınan bu izinlerin de titizlikle saklanması ve gereklilik halinde ilgili yerlere ibraz edilmesi gerekmektedir.

Ziyaretçi Defteri

Apartman güvenliği için güvenlik görevlisinin bulunduğu apartmanlarda ziyaretçi defterlerinin bulundurulması önerilmektedir. Ziyaretçi defterlerine sadece kat maliklerinin misafirleri değil aynı zamanda kargo elemanı gibi hizmet sağlayıcılarının da kaydedilmesi gerekmektedir. bu kişilerin kimlik bilgilerinin yanı sıra giriş ve çıkış yaptıkları saat ve tarih ve araç ile gelmeleri durumunda araç plakalarına da yer verilmesi gerekmektedir.

Yönetici Kimlik Belgesi

Yönetici kimlik belgesi aynı zamanda idari belge olarak da adlandırılmaktadır. Yöneticiler kat maliklerinin vekili olarak ve seçilerek görev yapmaktadır. Bu sebeple de görevinin kanıtlanması için idari belgelerin hazırlanması gerekmektedir. Bu belge ile hem kamu hem de özel kurumlar ile olan ilişkilerde ibraz edilmesi gereken temel evraklar içerisinde yer almaktadır. Bunun yanında yöneticilerin kaşe hazırlamaları ve gerekli olması halinde çeşitli evrak ve faturalara imzası ile birlikte kaşesini de basması gerekmektedir.

Denetim defteri

Apartman yönetimlerinin de denetlenmesi gerekmektedir. Denetleme, denetleme kurulu tarafından yapılabileceği gibi kat malikleri tarafında da yapılabilir. Bu denetlemelerin kayıt altına alınması için ise denetim defterlerinin tutulması gerekmektedir. Apartman yönetimlerinde tasdikli denetim defterlerinin tutulması zorunludur.

Banka hesap defteri

Apartman yönetiminin gelirlerinin saklanması için banka hesabının açılması gerekmektedir. Bu hesaplar aynı zamanda gelir ve giderlerin doğru bir şekilde takip edilmesine de yardımcı olmaktadır. Banka hesapları yöneticinin adına ve yönetici sıfatına bağlı olarak açılmaktadır.

Mali belgeler

Vergi Usul Kanunu gereği apartmanların defter tutma zorunlulukları bulunmamaktadır. Ancak kurumsal vergi mükellefi olan kooperatiflerde durum farklılık göstermektedir. bu özelliği taşıyan apartman yönetimlerinin tutmakla yükümlü olduğu defterler içerisinde şunlar yer almaktadır.

• Ortak defter

• Yevmiye defteri

• Karar defteri

• Defteri kebir