Apartman Yöneticiliği İçin Gereken Evraklar

Apartman yönetimi belli bir düzen içerisinde işlemesi gereken bir süreçtir. Ayrıca bu süreçte yapılan tüm faaliyetlerin raporlanması ve ispatlanması da kanuni bir zorunluluktur. Bu sebeple de apartman yönetimlerinin düzenli olarak tutmaları gereken defterler ve evraklar bulunmaktadır. Apartman yönetiminde en sık kullanılan evraklar içerisinde ise şunlar yer almaktadır.

Yönetim Planı

Apartman yönetimi sürecinin temel evrakı yönetim planı olmaktadır. Yönetim planı ilk oluşturulan ve tapuya kaydedilen bir evrak olmaktadır. Yönetim planının önemi kat maliklerinin hak ve sorumluluklarının yanı sıra yönetim kurulunun rolünü de belirlemesi açısından son derece önemlidir. Yönetim planı ile apartman düzeni ve sorumlulukların ayrıntılı ve düzenli bir şekilde işlemesi mümkün olmaktadır.

İşletme Projesi

Apartman yönetimlerinin aidatları tahsil ederken ya da giderleri hesaplarken işletme projesini temel almaktadır. Aidatlar neye göre belirlenir sorusunun yanıtı ise, KMK madde 37’de yer verilen ve kat malikleri tarafından kabul edilmesi gereken işletme projesinde bulunur. Ayrıca işletme projesi de zorunlu olan evraklardan birisidir. İşletme projelerinde yer alması gereken bilgilerin başında apartmanın bir yıllık tahmini giderleri bulunmaktadır. İşletme defterlerinde gelirlere de yer verilmesi gerekmektedir. Gelirler içerisinde kira ya da apartman duvarına alınan reklamların gelirleri gibi kalemler de yer almaktadır.

Bu evrak sayesinde apartmanın giderlerinin karşılanabilmesi için toplanması gereken aidatları hesaplamak mümkün olmaktadır.İşletme projesinin geçerli olabilmesi için kat malikleri tarafından onaylanması gerekmektedir. Bunun için öncelikle apartman yönetiminin işletme projesini hazırlaması ve daha sonrasında kat maliklerine tebliğ etmesi gerekmektedir.

Kat maliklerinin işletme projesine herhangi bir itirazı bulunması durumunda, tebligattan sonraki 7 gün içerisinde itirazını yapması gerekir. İtiraz daha sonrasında kat malikleri kurulunca incelenir ve haklı görülmesi halinde yeni bir işletme projesi hazırlanır.

Toplu Yapı Yönetim Kurulu Kararları

Yönetim kurulu kararlarının yer aldığı evrağa karar defteri adı verilmektedir. Bu defterin tutulması Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) madde 32’de düzenlenmiştir. Bu maddeye göre karar defterinin tutulması mecburidir. Bu defterde sayfa numaraları 1’den başlayarak ilerlemektedir. Tüm sayfaların noter tarafından onaylanması gerekmektedir. Bu şartları taşıyan deftere kat malikleri kurulunda alınan tüm kararların işlenmesi gerekmektedir. Karar defterinin mecburi olmasından dolayı yönetici seçildiğinde sayfa bulunması halinde eski karar defterleri kullanılabilmektedir. Eski karar defterinin bulunmadığı durumlarda ise belirtilen şartlarda yeni bir defterin hazırlanması gerekir. Apartman yönetimi görev süresini tamamladığında diğer evraklarla birlikte karar defterini de yeni yönetime teslim etmesi gerekmektedir.

Toplantı Belgeleri

Apartman yönetimi tarafından gerçekleştirilen olağan ya da olağanüstü toplantıların kayıtlarının tutulması gerekmektedir. Bunun için de öncelikle toplantıyı yönetecek ve notları alacak kişinin belirlenmesi gerekmektedir. Toplantı belgeleri içerisinde öncelikli olarak yer verilmesi gereken toplantıya katılan kat maliklerinin ya da katılamayan kat maliklerinin vekillerinin kayıt altına alınması gerekmektedir. Daha sonrasında toplantı gündemi ile ilgili konuşmalara yer verilmesi gerekir. Toplantı tutanaklarının toplantıya katılan kat maliklerince imzalanması ve aralarında şerh düşmek isteyenler olursa gerekenin yapılması gerekmektedir.

Personel Belgeleri

Apartmanda kapıcı ya da güvenlik görevlisi gibi görevlilerin bulunması halinde personel ile ilgili tüm evrakların da yönetimde saklanması gerekmektedir. bu belgelerin içerisinde iş sözleşmeleri, prim ödemeleri ve istifa belgesi gibi birçok farklı belge yer almaktadır.

Apartman Aidat Defteri

Apartman aidat defterleri kat maliklerinden düzenli olarak toplanan aidatların kaydedilmesi amacı ile tutulmaktadır. Bu sayede sorumluluklarını aksatan kat maliklerinin tespit ve ispat edilmesi mümkün olmaktadır. Bunun yanında tahsilat makbuzlarının da hazır olması gerekmektedir. Özellikle elden aidat alınması halinde alınan aidat karşılığında tahsilat makbuzlarının aidatın alındığı tarihe uygun olarak kesilmesi gerekmektedir. Aidat programı sayesinde bu süreçler dijital ortamda takip edilebilir ve aidat ödemelerinin düzenli kaydı sağlanabilir.

Hesap Defteri

Apartmanın gelir ve giderlerinin net bir şekilde izlenebilmesi için apartman yönetiminin hesap defteri tutması da önerilmektedir. KMK’da bununla ilgili bir zorunluluk olmasa da apartman yönetiminin her yıl kat maliklerine sunmak için hazırlayacakları raporun eksiksiz olması açsından son derece önemlidir.

Hesap defterlerinde bir bölüm gelirlere ayrılmalıdır. Gelirler bölümde yer alan kalemler içerisinde genellikle aidat ödemeleri, kira gelirleri ve diğer gelirler yer almaktadır. Gider bölümünün içerisinde yer alan kalemler ise bakım ve onarım giderlerinin yanı sıra temizlik gibi giderler olmaktadır.

Sigorta Poliçeleri

Apartman yönetimi binanın güvenliğinden sorumlu olmaktadır. Bu sebeple de akla gelebilecek her türlü riskin önlenmesi için gerekli önlemleri alması gerekmektedir. Bunların içerisinde apartman sigortaları da yer almaktadır. Her ne kadar kat maliklerinin bağımsız bölümleri için sigortaları olsa da ortak kullanım alanlarının da risklerden korunması amacı ile apartman yönetimi tarafından sigorta yaptırılabilir. Sigorta olması halinde poliçelerin saklanması gerekmektedir. Bu sayede riskin gerçekleşmesi halinde başvurulacak yollar ve poliçe kapsamına başvurulabilir.

Kiracılar ile İlgili Belgeler

Apartmanlarda yönetime ait kiralanabilen alanların bulunması durumunda bu alanların değerlendirilmesinde herhangi bir sakınca bulunmamaktadır. Ancak kiralama ile ilgili tüm belgelerin saklanması gerekmektedir. Kiralama konut ya da işyeri olabileceği için reklam amacı ile duvarlardan birisi de kiralanabilir. Bu belgelerin içerisinde öncelikli olarak kiracının kimlik bilgileri ve kira sözleşmesi yer almalıdır.

Bakım ve Onarım Belgeleri

Apartmanların düzenli bakımlarının ya da onarımlarının gerçekleşmesi durumunda çeşitli belgelerin yetkili ya da iş birliği yapılan firma ya da kurumdan alınması gerekmektedir. Bu belgelerin başında alınan hizmetin karşılığında ödenen maliyetin kanıtlanmasını sağlayan faturalar yer almaktadır. Bunun yanında bakım ya da onarım neden gerekli olduğunu gösteren teknik raporlar ya da projelerin de saklanması önemlidir. Bakım ya da onarımın gerçekleşmesi için malzeme ya da ekipman alınması durumunda ise bunlara ait faturaların da gider defterine işlenerek saklanması zorunludur.

Acil Durum Planları

Apartman yönetimlerinin apartman güvenliğinden sorumlu olduğunu daha önce belirtilmişti. Bu sorumluluk kapsamında acil durum planlarının da oluşturulması bulunmaktadır. Bu planların oluşturulmasında sonra kat maliklerinin bilgilendirilmesi ve acil durumlarda nelerin yapılması gerektiğinin detaylı bir şekilde anlatılması gerekmektedir. Bunun yanında acil çıkış kapısı gibi alanların daha belirgin olması ya da yangınla ilk mücadele için gerekli ekipmanların kolay ulaşılabilir yerlerde bulunması gibi görevlerini de yerine getirmesi gerekmektedir.

İzin Belgeleri

Apartmanlarda yapılacak onarım ya da değişiklikler için yetkili makamlardan bazı izinlerin alınması gerekebilir. Bu durumda yönetim tarafından alınan bu izinlerin de titizlikle saklanması ve gereklilik halinde ilgili yerlere ibraz edilmesi gerekmektedir.

Ziyaretçi Defteri

Apartman güvenliği için güvenlik görevlisinin bulunduğu apartmanlarda ziyaretçi defterlerinin bulundurulması önerilmektedir. Ziyaretçi defterlerine sadece kat maliklerinin misafirleri değil aynı zamanda kargo elemanı gibi hizmet sağlayıcılarının da kaydedilmesi gerekmektedir. bu kişilerin kimlik bilgilerinin yanı sıra giriş ve çıkış yaptıkları saat ve tarih ve araç ile gelmeleri durumunda araç plakalarına da yer verilmesi gerekmektedir.

Yönetici Kimlik Belgesi

Yönetici kimlik belgesi aynı zamanda idari belge olarak da adlandırılmaktadır. Yöneticiler kat maliklerinin vekili olarak ve seçilerek görev yapmaktadır. Bu sebeple de görevinin kanıtlanması için idari belgelerin hazırlanması gerekmektedir. Bu belge ile hem kamu hem de özel kurumlar ile olan ilişkilerde ibraz edilmesi gereken temel evraklar içerisinde yer almaktadır. Bunun yanında yöneticilerin kaşe hazırlamaları ve gerekli olması halinde çeşitli evrak ve faturalara imzası ile birlikte kaşesini de basması gerekmektedir.

Denetim defteri

Apartman yönetimlerinin de denetlenmesi gerekmektedir. Denetleme, denetleme kurulu tarafından yapılabileceği gibi kat malikleri tarafında da yapılabilir. Bu denetlemelerin kayıt altına alınması için ise denetim defterlerinin tutulması gerekmektedir. Apartman yönetimlerinde tasdikli denetim defterlerinin tutulması zorunludur.

Banka hesap defteri

Apartman yönetiminin gelirlerinin saklanması için banka hesabının açılması gerekmektedir. Bu hesaplar aynı zamanda gelir ve giderlerin doğru bir şekilde takip edilmesine de yardımcı olmaktadır. Banka hesapları yöneticinin adına ve yönetici sıfatına bağlı olarak açılmaktadır.

Mali belgeler

Vergi Usul Kanunu gereği apartmanların defter tutma zorunlulukları bulunmamaktadır. Ancak kurumsal vergi mükellefi olan kooperatiflerde durum farklılık göstermektedir. bu özelliği taşıyan apartman yönetimlerinin tutmakla yükümlü olduğu defterler içerisinde şunlar yer almaktadır.

• Ortak defter

• Yevmiye defteri

• Karar defteri

• Defteri kebir

Kaynak: https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.634.pdf

Kat Malikleri Kurulu Karar Tutanağı

Kat malikleri kurulu karar tutanağı içerisinde demirbaş bilgilerin yer alması gerekiyor. Bu tutanak ile gerçekleştirilen toplantılarda alınan kararlar resmileştirilir. Toplantının yapıldığı yer, tarih, adres, toplanın saati, katılan kişi sayısı ve çoğunluğun sağlanıp sağlanamadığı gibi bilgiler yer almaktadır.

Apartman Yönetici Seçim Belgesi

Bir binada apartman yöneticisi seçimi için kat maliklerinin katıldığı toplantı düzenlenir. Düzenlenen toplantının sonuçları, apartman yönetici seçim belgesine ayrıntılı olarak yazılır.

Belgede seçimin nasıl yapıldığı, oylamaya kimlerin katıldığı ve oylamanın ne zaman yapıldığı gibi detaylar yer almaktadır. Bu belge ile yönetici seçimi binada resmiyet kazanır. Sürecin adil ve şeffaf bir şekilde ilerlediği kat maliklerine aktarılır.

Finans ve Muhasebe Evrakları

Apartman ya da site yönetiminde gelir giderlerin kayıt altına tutulması ve denetlenmesi için finans ve muhasebe evrakları büyük önem taşır. Binada kat maliklerinden toplanan aidat makbuzları, eğer verilmişse ortak kullanım alanlarından gelen kira bedeli gibi gelir belgeleri bu başlık altında değerlendirilir.

Bunun yanı sıra binanın temizliği, bakımı ve onarımı gibi başlıklar için harcanan gider belgeler sözleşmeler, faturalar personel harcamaları ele alınır. Belgelerin yönetim tarafından tutulması, denetim sırasında şeffaf bir şekilde ortaya çıkarılması gerekmektedir.

Banka Hesap Dökümleri ve Dekontlar

Banka hesap dökümleri ve dekontlar, bina için banka üzerinden yapılan işleri ele almaktadır. Binaya para girişleri, personellerin hizmet dökümü, maaşları banka hesap dökümlerinde ayrıntılı olarak yer almaktadır.

Aynı zamanda binada kat maliklerinden alınan aidatlar için de dekont kesilmesi ve ilgili kat malikine verilmesi gerekmektedir.

Apartman Borç ve Alacak Listesi

Apartmanda yönetiminin mali yükümlülüklerini takip etmesi için borç ve alacak listesi tutması gerekiyor. Bu listeler olası bir durumda kat maliklerine hesap vermeyi de kolaylaştırır.

Apartmanın borç listesinde genellikle ödenmesi gereken faturalar, personellerin giderleri, bina için çekilen krediler ve hizmet bedelleri bulunmaktadır. Alacakları da genellikle ödenmesi gereken aidatlar oluşturmaktadır.

Yasal ve Hukuki Evraklar

Binadaki yasal ve hukuki evrakların en başında Kat Mülkiyeti Kanunu ve Yönetim Planı bulunmaktadır. Her binada olması gereken bu evrakların yanı sıra yılda belirli zamanlarda yapılan genel kurul toplantı belgeleri, yönetici atama, personel sözleşmeleri ve denetim kurulu raporları da yasal ve hukuki evraklar çerçevesinde değerlendirmek gerekir.

Kat Mülkiyeti Kanunu’na Uygun Yönetim Sözleşmesi

Site yönetimi ile yönetici arasında yapılan Kat Mülkiyeti Kanunu’na Uygun Yönetim Sözleşmesi ile tarafların yetki ve sorumlulukları belirlenmektedir. Tarafların imzaladığı bu sözleşmede sözleşmenin konusu, görev süresi, yöneticiye verilecek ücret, sözleşmesinin hangi durumda fesih edilebileceği, yöneticilerin yetkileri açıklanmalıdır. Sözleşmenin geçerli olması için mutlaka tarafların ıslak imzasının bulunması gerekmektedir.

Apartman Sakinlerine Gönderilen Resmi Tebligatlar

Bina yönetiminin kat maliklerine gönderdiği resmi evrakların başında ödenmeyen aidatlar için çekilen ihtarlar ve icra belgesi gelmektedir. Bunun dışında tüm kat maliklerine yapılacak toplantılar için çağrı belgesi gönderilebilmektedir. Binada uyulması gereken düzen ve temizlik kuralları kat maliklerine tek tek gönderilmezken, kurallar genel olarak binanın girişinde tüm kat maliklerinin görebileceği bir yere asılmaktadır.

Güvenlik Kamerası veya Ortak Alan Düzenlemeleri İçin İzin Belgeleri

Binada güvenliğin sağlanması için ortak kullanım alanlarına kamera takılması esastır. Ancak yönetim bu işlemi yapabilmesi için kat maliklerinin onayının alması gerekmektedir. Kararın resmiyet kazanması için güvenlik kamerasının takılması ya da ortak kullanım alanlarının düzenlemesi için kat maliklerinden yazılı izin alınmalıdır.

Apartman Personeli ve Hizmet Evrakları

Apartmanda çalışacak olan personellerin işe alınması ve hizmet takibinin yapılabilmesi için bir takım resmi belgelere ihtiyaç bulunmaktadır. Öncelikle işe alınacak personelle yazılı iş sözleşmesinin yapılması gerekmektedir. Çalışma süresi, izin günü, ödenecek olan haklar bu iş sözleşmesinde belirtilmelidir.

Personele yapılacak olan SGK giriş bildirimi ve sigorta işlemleri de hizmet evrakları arasında bulunmalıdır. Personelin kullanacağı yıllık izin ya da hastalandığında alacağı rapor belgeleri de apartman personeli ve hizmet evrakları kapsamında yönetim tarafından tutulmalıdır.

Personelin hakkının korunması için ilgili bütün evrakların eksiksiz tutulması, maaş ödemelerinin zamanında ve SGK işlemlerin de doğru bir şekilde yapılması büyük önem arz etmektedir.

Apartman Görevlilerinin Çalışma Saatleri ve Görev Tanımları

Binada görevli olacak personelin çalışma saatleri ve görev tanımları iş sözleşmesinde ayrıntılı olarak belirtilmektedir. Genel olarak personeller pazar günü haftalık iznini kullanırken mesai saatleri 08.00 - 17.00 arasında değişkenlik göstermektedir.

Teknik Bakım ve Güvenlik Evrakları

Taşınmazda bulunan asansör, jeneratör, ara aydınlatmalar, elektrik ve su tesisatı gibi alanların bakım ve onarımlarının ayrıntılı belge olarak tutulması gerekmektedir. Bu belgeler ile yapılan çalışmalar ve güvenlik önlemleri yönetim tarafından kayıt altına alınır.

Asansör Bakım ve Muayene Raporları

Günümüzde çok katlı binaların tamamında asansör bulunmaktadır. Asansör bakımlarının ve muayenelerinin düzenli olarak yapılması gerekmektedir. Muayenenin yaptığı firmadan alınacak olan belgeler ve muayene raporlar yönetim tarafından saklanmalıdır.

Asansörün bakımının zamanında yapılması ciddi bir zorunluluktur. Olası kaza ya da arıza durumlarının önüne geçilmesi için bina yönetimimin asansör bakımını aksatmadan yapması gerekmektedir.

Yangın Merdiveni ve Acil Çıkış Denetim Belgeleri

Apartman ve sitelerde olası bir yangın durumunda acil tahliyenin sağlanması için zorunlu olan ekipmanların başında yangın merdivenleri gelmektedir. Yangın merdivenleri ve acil çıkış noktalarının denetlendiğini yangın merdiveni ve acil çıkış denetim belgeleri göstermektedir. Bu belgelerin içeriğinde denetim raporları, bakım, tamir ve onarım kayıtları yer almaktadır.

Apartman Toplantıları ve Duyuru Evrakları

Kat malikleri gerçekleştirilen toplantılara davet edilmelidir. Toplantının yeri, saati ve görüşülecek gündem maddelerinin yer aldığı bildirge kat maliklerine ulaştırılmalıdır. Toplantı evraklarının en az 2 hafta önceden paylaşılması gerekmektedir.

Duyuru yazıları ve ilanlar binanın giriş kısmında bulunan panolara asılabilir. Bu şekilde kat malikleri binaya giriş çıkışı sırasında ilanları takip edebilir.

Özetle, kat maliklerinin toplantılara çağırılması için bildiriler uygun bir şekilde yapılmalıdır. Evrakların düzenli ve erişilebilir ve şekilde arşivlenmesi gerekmektedir. Bildirimler yazılı olarak yapılamayacaksa, elektronik ortamda da yapılabilir.

Bir binada apartman yöneticisi seçimi için kat maliklerinin katıldığı toplantı düzenlenir. Düzenlenen toplantının sonuçları, apartman yönetici seçim belgesine ayrıntılı olarak yazılır.

Belgede seçimin nasıl yapıldığı, oylamaya kimlerin katıldığı ve oylamanın ne zaman yapıldığı gibi detaylar yer almaktadır. Bu belge ile yönetici seçimi binada resmiyet kazanır. Sürecin adil ve şeffaf bir şekilde ilerlediği kat maliklerine aktarılır.

Apartman toplantılarında alınan kararların resmi geçerlilik kazanabilmesi için toplantı sonunda bir apartman toplantı tutanağı düzenlenmelidir. Bu tutanakta toplantıya katılan kat malikleri, gündem maddeleri, alınan kararlar ve varsa oylama sonuçları yer alır. Tutanak, toplantıya katılanlar tarafından imzalanarak arşivlenir ve gerektiğinde maliklere sunulmak üzere saklanır.