Apartman ve Site Toplantı Tutanağı

Apartman ve Site Toplantı Tutanağı

Apartman ve sitelerde belirli aralıklarla sakinler arasında toplantılar düzenlenir. Toplantılarda gündem, bina ihtiyaçları, şikayetler gibi konular ele alınarak çözümler üretilir. Yapılan bu toplantılarda konuşulan, karar verilen ve planlanan her şey toplantı tutanağında belirtilir. Böylece yasal bir dayanak da oluşturulmuş olur.

Apartman ve sitelerde artık çok sık yapılan toplantılar, tutanaklarla kayır altına alınır. Hem alınan kararların belirtilmesi hem de katılan kişilerin belirtilmesi için önemli olan tutanaklar, doğru ve eksiksiz şekilde düzenlenmelidir. İleride hukuki açıdan da kullanılabilecek olan tutanakların düzenlenmesi önemlidir. Bu yüzden apartman ve sitelerdeki toplantılarda toplantı tutanağının bulunması zorunludur. Bu sayede görüşmeler ve alınan kararlar resmi hale gelir.

Toplantı Tutanağı Nedir?

Toplantı tutanağı, en basit tanımıyla bir toplantı boyunca neler olduğunun yazılı olarak kayda geçmiş halidir. Katılan kişilerin yer aldığı ve belirtildiği bu tutanaklar, toplantının kısa ve yazılı bir özeti olarak ele alınır. Toplantı tutanağı artık Kat Mülkiyetleri Kanununa göre de zorunlu hale gelmiş bir resmi evraktır. Toplantı tutanağında yaygın olarak katılımcılar, toplantının konusu, sorunlar ve alınmış olan kararlar yer alır. Özellikle daha sonrası için de ciddi bir kayıt niteliği taşıdığı için bina ve apartman toplantılarında kullanılması önemli bir evraktır. Yasal olarak da tutanakların bulunması, arşivlenmesi, doğru şekilde doldurulması gerekir.

Toplantı Tutanağının Hukuki Geçerliliği

Bina ve apartman toplantılarında kullanılan toplantı tutanağının hukuki olarak geçerliliği merak edilir. Tutanakta kişisel düşünceler, ucu açık fikirler olmadan yalın bir dille ele alınan toplantı konuları yer alır. Tutanaklar, hukuksal açıdan aksi bir durum sabit oluncaya kadar geçerli sayılır. Bu yüzden herhangi bir durumda toplantı tutanakları delil niteliğinde kullanılabilir.

Toplantı Tutanağının Önemi

Bina, apartman ve sitelerde yaşayan kişilerin ve yönetimlerin belirli periyodlarla toplantı yapmaları gerekir. Toplantılarda tutulan tutanaklar, toplantı boyunca konuşulan, karar verilen konuları içeren önemli evraklardır. Toplantıya katılan kişiler, tarihler ve diğer bilgiler de olmak üzere birçok bilginin yer aldığı toplantı tutanakları aynı zamanda hukuksal açıdan da geçerli olduğu için önemli evraklardır.

Tutanak Hangi Toplantılarda Kullanılır?

Tutanak kullanımı, toplantılarda birçok durumda kullanılabilir. Bina ve site toplantılarında da tutanak kullanılır. Özellikle fazla kişinin olduğu, geniş bir yönetim kurulu üyelerinin olduğu, kurumsal, komite ya da grup toplantılarında tutanak kullanımı yaygın olduğu için bina ve sitelerde yapılan toplantılarda da kullanılır. Kat Mülkiyeti Kanununa göre de bina ve apartman toplantılarında tutanaklar mutlaka olmalıdır.

Toplantı Tutanağını Kimler Hazırlar?

Toplantılarda tutanakları sekreter ya da asistanlar tutar. Ancak bina ve apartman toplantılarında kullanılan tutanakları yönetici ya da yönetici yardımcısı hazırlayabilir. Ancak bu durumda kesin bir kişi olmayabilir. Sitenin yönetim kurulunun sekreteri varsa onlar da hazırlayabilir.

Apartman ve Site Toplantı Tutanağında Bulunması Gereken Bilgiler

Toplantı tutanağı içerdiği bilgilerle hukuki bir değere sahiptir. Bunun için de tutanağın doğru bir şekilde doldurulması gereklidir. Bir toplantı tutanağında olması gereken bilgiler arasında tarih, saat, konu, sonuç ve yer alan kişiler gibi önemli detaylar yer alır. Bu bilgilerin eksiksiz, doğru ve açık bir şekilde doldurulması bu yüzden oldukça önemlidir. İleride de özellikle hukuki açıdan gerekmesi ya da geçmişe dönülmesi gerektiğinde tutanaklar kullanılabilir.

Toplantı Tarihi, Saati ve Yeri

Apartman ve bina toplantı tutanaklarında öncelikle toplanın tarihi, saati ve toplantının yapıldığı yer bulunmalıdır. Bu sayede gün ve tarih bilgisi kayıt altına alınmış olur. Aynı zamanda toplantının yapıldığı yer de belirtilmelidir.

Katılanlar Listesi ve İmza Bölümü

Toplantı tutanağında toplantıya katılan kişilerin listesi ve bu kişilerin imzalarının da olduğu bir bölüm yer alır. Böylece katılımcılar konusunda da daire ve isim olarak da bilinmiş olur.

Görüşülen Konular ve Alınan Kararlar

Toplantı, belirli kararlar almak için düzenlenir. Toplantı tutanaklarında da bu konular ve konulara yönelik alınan kararlar ele alınarak açık bir şekilde ve anlaşılabilir bir dille belirtilir. Görüşülen kararların dışında yer alan başka kararlar olması durumunda da ayrıca belirtilmesi gerekir.

Oylama Sonuçları ve Karar Özetleri

Toplantı, belli kararlar almak için site ve daire sahiplerinin katıldığı önemli anlardır. Bu yüzden toplantı tutanaklarında bu görüşler, görüşlerin sonucunda alınan kararlar ve yapıldıysa oylama sonuçları yer alır. Bu sayede hangi kararın kaç oyla kabul edildiği, hangi kararların kabul edilmediği gibi durumlar da kayıt altına alınmış olur.

Apartman ve Site Toplantı Tutanağı Nasıl Düzenlenir?

Toplantı tutanağı doğru ve açık bir şekilde ele alınmalıdır. Toplantı tutanağında sırasıyla ele alınması gereken ve düzenlenen başlıklar şu şekildedir:

• Toplantının yeri, saati, tarihi, apartman adının yer aldığı bir başlıkla giriş yapılır.

• Toplantıya katılan tüm katılımcılar, daire numaraları ile beraber belirtiler. Bazı durumlarda vekalet eden kişiler de olabilir. Bunların da kime vekalet ettikleri ve daire numaraları ele alınmalıdır.

• Sıra ilgili toplantının konusuna geliyor. Toplantıda görüşülmesi gereken konunun sırasıyla listelenmesi ve varsa maddelerin de belirtilmesi gerekir.

• Gerekirse toplantının açılışı ile ilgili giriş kısmı ele alınabilir.

• Madde madde görüşülen ve konuşulan konular ele alınır. Burada tartışılan konular varsa yeni görüşler belirtilir.

• Karar alınması gereken konularla ilgili oylama gerekirse oylama sonuçları ve kabul ve ret sayıları yer alır. Kabul olması durumunda yapılacak yenilik ve düzenlemelerle ilgili kararlar da belirtilir.

• Toplantıda, planlananın dışında konu ve tartışma maddeleri ele alınır.

• Toplantı sona erdiğinde genel bir kapanış değerlendirmesi belirtilir.

• Son olarak toplantı yöneten kişinin imzası belirtilir.

• Bazı durumlarda sıradaki toplantı için de tarih belirtilebilir.

Bu maddeler, toplantı tutanaklarında yer alması gereken bilgiler detaylı bir şekilde ve açık bir dille belirtilir.

Düzenli ve Anlaşılır Bir Tutanak İçin Dikkat Edilmesi Gerekenler

Tutanaklar yazılı bir şekilde ele alınan belgelerdir. Tutanakların doğru ve anlaşılır bir şekilde ele alınması oldukça önemlidir. Üzerinden zaman geçtikten sonra geri dönüp tutanağa bakıldığında her şey net bir şekilde anlaşılabiliyor olmalıdır. Bu yüzden yazım dili, yazı okunurluğu, tekrara düşmeyen açık ve net bilgiler olması önemlidir. Aynı zamanda gerektiği durumda tutanaklar hukuksal olarak da kullanılabildiği için okunur olması ve eksiksiz bilgiler yer alması önemlidir.

Toplantı Tutanağına İtiraz Edilebilir mi?

Toplantı tutanağı resmi bir belgedir. Toplantıda yer alan kişiler, eğer toplantı tutanağında ele alınan bilgilere katılmıyor, yanlışlıklar olduğunu düşünüyor ya da eksik gördüğü şeyler olduğunu düşünüyorsa toplantı tutanağına itiraz edebilir. Bunu itiraz dilekçesi sunarak yapabilir. Ardından gözden geçirilme sonrasında haklılık olduğu düşünülürse tutanakta gereken düzenlemeler yapılması yönünde karar çıkar.

Apartman ve Site Yönetimi İçin Toplantı Tutanağı Örneği

Apartman ya da siteler için toplantı tutanağı örneğini şu şekilde hazırlayabilirsiniz:

Turkuaz Apartmanı Toplantısı

24 Şubat 2025, Saat: 20:00

Turkuaz Apartmanı Toplantı Salonu

Katılımcılar:

• İrem Yılmaz No: 1

• Kenan Özdemir No: 2

• Fatma Sesli No: 3

• Ahmet Aydın No: 4

Gündem Konuları:

• Isınma sorunları

• Bina bakımı ve temizliği

Konular ve alınan sonuçlar:

• Isınma sorunları: Daire 1 ve 3 nolu bina sakinleri evlerinin soğuk olduğunu ve bunun için başka önlemler alınarak ısının arttırılması yönünde görüşler belirtmiştir. Bunun devamında binanın pay ölçere geçmesi ya da yalıtım yapılması gerektiği konular oylanmıştır. 3 oyla binada yalıtım yapılmasına karar verilmiştir.

• Bina bakımı ve temizliği: apartman sakinlerinin genel olarak şikayetçi olduğu bakım ve temizlik konusunda dışarıdan destek alınması yönünde görüşler bildirilmiştir. Aynı şekilde binada görevli değişikliği olması yönünde de görüşler ortaya çıkmıştır. 3 kabul oyuyla bina görevlisinin değişmesine karar verilmiştir.

Tutanak, bina yöneticisi İrem Yılmaz tarafından düzenlenmiş ve toplantı 21:00’da sona ermiştir.

Bu şekilde örnek bir tutanak ile siz de binalardaki toplantı tutanaklarını düzenleyebilirsiniz.

Toplantı Tutanağının Saklanması ve Dağıtımı

Toplantıda yer alan kararlar ve yapılan oylamalar neticesinde elde edilen sonuçlar, tutanakta yer alır. Bu tutanak, ileride kullanılabilmesi ve gerektiğinde başvurulması için saklanmalıdır. Aynı şekilde genelde tüm bina sakinlerine de toplantı tutanağının birer kopyası dağıtılarak iletilir.

Toplantı tutanağının saklanması eskiden fiziksel olarak arşiv şeklinde olurdu. Ancak günümüzde dijitalleşmenin artması ile artık dijital ortamlarda da saklanabilir. Tutanakların dağıtılması da e-posta ile ya da whatsapp aracılığı ile iletilebilir.

Tutanağın Kaç Kopya Halinde Düzenlenmesi Gerekir?

Genel olarak tutanak, 2 kopya olarak düzenlenirken isteğe bağlı olarak daha da fazla olabilir. Saklanması ve olası durumlarda aslının istenmesi durumundan dolayı kopya sayısı daha fazla olabilir.

Toplantı Tutanağı Kat Maliklerine Nasıl Duyurulur?

Toplantı tutanağının kat maliklerine durulması zorunludur. Bunun için kopyalarının dağıtılması, dijital ortamda iletilmesi ya da asansör ya da pano gibi ortak alanlara kopyasının asılmasıyla yapılabilir.

Arşivleme ve Resmi Kayıtlara Geçirme Süreci

Toplantıda yer alan kararlar ve oylama sonuçlarının yer aldığı tutanak, resmi bir belge olmasından dolayı arşivlenerek resmileşmelidir. Bu aşamada arşivleme ve resmi kayıtlara geçme sürecinde dikkatli olunması ve ihmal edilmemesi gerekir. Binada güvenli olan arşivleme alanlarında ya da dijital ortamlarda kaydedilerek sürece dahil olmalıdır.

Apartman ve sitelerde toplantı tutanağı zorunlu mudur?

Kat Mülkiyeti Kanununa göre toplantılarda yer alan kararlar belgelenmelidir. Bu da toplantı tutanağı ile belgelendiği için zorunlu olmaktadır. Apartman ve sitelerde toplantı tutanaklarının kullanılması ve eksiksiz olarak doldurularak arşivlenmesi zorunludur.

Toplantı tutanağını kim yazar?

Toplantı tutanağını yazan kişi değişebilir. Ancak genelde binanın yöneticisi ya da yöneticinin yardımcısı toplantı tutanağını yazarak doldurur.

Tutanak imzalanmazsa geçerli olur mu?

Toplantı tutanakları resmi bir belgedir. Bu yüzden imzalanması gereklidir. Tutanakların imzalanmaması hukuki açıdan da sorun teşkil edeceği için geçersiz hale gelir. Tutanak, başından sonuna kadar eksiksiz ve doğru şekilde tamamlanmalıdır.

Toplantı tutanağına sonradan ekleme yapılabilir mi?

Tutanak, toplantının açılışında başlayan ve kapanışında sona eren resmi evraklardır. Bu yüzden toplantı bittikten sonra bu tutanaklara ekleme yapmak genel olarak imkansızdır. Toplantı sonrası onaylanıp imzalanan tutanağa sonradan ekleme yapmak bu yüzden doğru olmayacaktır.

Apartman toplantı tutanakları ne kadar süre saklanmalıdır?

Genel olarak tüm resmi evraklar en az 5 yıl saklanmalıdır. Apartman ve sitelerde de toplantıların tutanakları en az 5 sene saklanması doğru olacaktır.

Tutanak toplantıdan sonra duyurulmalı mı?

Toplantı sonrası doldurulup imzalanan tutanaklar, bina ve apartman sakinlerine de duyurulmalıdır. Bunun için birçok farklı yöntem tercih edilebilir. Binanın whatsapp grubu, dijital alanlar, pano ve bina duyuru alanları tutanakların paylaştırılması için tercih edilen alanlar olmalıdır.