Apartman İşletme Projesi

Apartman İşletme Projesi Nedir?

Apartman işletme projesi, Kat Mülkiyeti Kanunu gereği hazırlanması gereken belgeler içerisinde yer almaktadır. Bu sebeple de işletme projesinin bulunmadığı apartman ve sitelerde yönetimin zaman kaybetmeden işletme projesi hazırlaması ve kat maliklerinin onayına sunması gerekmektedir. Apartman projesinin özellikleri içerisinde şunlar yer almaktadır.

• Ana gayrimenkulün tahmini gelir ve giderleri

• Tüm kat maliklerine düşecek tahmini aidat bedeli

• Tahmin edilen diğer giderler için her kat malikinin ödemesi gereken tahmini avans bedeli

Apartman işletme projelerinin hazırlanmasının ardından kat maliklerine imza karşılığı ya da taahhütlü mektupla bildirilmesi gerekmektedir. Bunun yapılmaması halinde ise işletme projesi geçersiz olarak sayılmaktadır.

Apartman işletme projelerinin detaylı bir şekilde hazırlanması kat maliklerin konuya daha hakim olmasını sağlarken aynı zamanda maliyetlerin gelişimi hakkında da ayrıntılı bilgi sağlamaktadır. Örneğin ortak alanlarda kullanılan elektriğin maliyetinin bir önceki yıldaki toplam fiyatı belirtilmeli ve ardından gelecek yılda beklenen enflasyon ve elektrik kullanım artış oranları gerçekçi bir şekilde tahmin edilerek işletme projesine işlenmelidir.

İşletme projeleri apartman ya da sitelerin özel ihtiyaçlarına bağlı olarak farklı kalemlere sahip olmaktadır. Genellikle işletme projelerinde kendisine yer bulan kalemler içerisinde ise şunlar yer almaktadır.

• Yakıt giderleri

• Kapıcı giderleri

• Bakım onarım giderleri

• Öngörülemeyen giderler

• Elektrik giderleri

• Su giderleri

Projede giderlerin özet olarak sunulması da anlaşılmasının kolaylaşması açısından önemlidir. Bunun yanında toplam maliyet ve hane başına düşen aidat miktarının da belirtilmesi gerekmektedir. Son olarak ödeme planına da işletme projesinde yer verilmesi gerekmektedir.

Kat Maliklerinden Alınacak Avans Tutarları

Apartman ya da site yönetimi ev sahiplerinden ve kiracılardan avans alabilir. Bu avansların miktarı arsa payına göre paylaştırılır. Dairesi daha büyük olan kat maliki diğerlerine göre daha fazla avans ödeyebilir. Avans tutarları, yapılacak harcamalara göre farklılık gösterebilir. Toplanan miktar işten fazla ise bu durumda kalan tutar maliklere iade edilebilir ya da aidattan düşülebilir.

Aidatların Belirlenme Kriterleri

Aidatları site yönetimi binanın durumuna göre belirler. Her kat malikinin aidat ödemesi zorunludur. Aidatın belirlenme miktarında binanın temizlik ve bakım giderleri, güvenlik personeli, temizlik personeli, demirbaşların bakım maaliyetleri göz önünde bulundurulur.

Aidat miktarlarına her yıl belirli oranda zam yapılarak, giderlerin kat maliklerinin verdiği aidat ile karşılanması sağlanır.

İşletme Projesi Hazırlama Süreci

Binalar için hazırlanan işletme projesi, yıllık ortak giderlerin planlandığı ve binada mali işleyişin ilerlemesini sağlayan önemli bir belgedir. Projenin hazırlanmasında gider kalemleri belirlenmektedir. Gider kalemleri tek tek hesaplanarak, arsa payı oranına göre kat maliklerine bölüştürülür. Hazırlanan işletme projesi kat maliklerine yazılı olarak bildirilir. Kat malikleri bu durumda itirazlarını yönetime yapabilir. İtiraz olmaması halinde işletme projesi kabul edilir.

Giderlerin Tespiti

Apartmandaki giderlerin tespiti aslında işletme projesinin en kritik maddelerinin başında gelmektedir. Tüm kalemlerin ayrıntılı bir şekilde hazırlanması ve hesaplanması gerekmektedir. Giderlerin tespiti için önceki dönemlerin gelir gider tablosu da incelenmeli ve dikkate alınmalıdır.

Binadaki ortak kullanım alanlarının bakımı, onarımı, asansör, çatı gibi demir başların tamiri ve onarımı, görevli personellerin maaşları sabit giderler arasında yer almaktadır.

İşletme Projesi Neden Hazırlanır?

Apartman ya da site yönetimi için hazırlanan işletme projesi maliyetle alakalı bir durumdur giderlerin adil olarak paylaştırılmasını saplayan bu belgenin her yıl hazırlanması zorunludur. Mali disiplini sağlamasının yanı sıra malikler arasında da güveni oluşturur.

İşletme Projesi Hazırlanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Apartman ya da site yönetimlerinin işletme projesi hazırlarken dikkat edilmesi gereken noktalar içerisinde şunlar yer almaktadır.

• Öncelikle, önceki senenin giderlerinin detaylı olarak incelenmesi gerekmektedir.

• Beklenmeyen giderlerin anında karşılanmasını sağlamak için belli bir miktarda kasa payının ayrılması gerekmektedir. Bunun için aidat bedelleri %10 gibi bir oranda arttırılmalıdır.

• Ortak ısınma kullanılan apartman ve sitelerde, yakıt masrafı hazırlanırken para cinsinden değil harcanan metreküp ya da ton cinsinden hazırlanması gerekmektedir. Çünkü enflasyon sebebi ile bir önceki yıldaki yakıt giderleri artmaktadır.

• Kat maliklerinin itiraz edeceği lüks harcamalardan kaçınmak gerekmektedir. Kat malikleri kanununda bu harcamalar oy çoğunluğu ile kabul edilse dahi bir kat malikinin itirazı lüks harcamaların yapılmasını engelleyecektir.

• Personel bulunan site ve apartmanlarda ise personel için ödenen vergi ve ücret artışları dikkate alınarak gider kaleminin hesaplanması gerekmektedir. Bu tür hesaplamalar ve düzenlemeler dış cephe sözleşmesi gibi anlaşmalarda da dikkate alınabilir.

Yüksek maliyetli dış cephe boyanması ya da çatı onarımı gibi giderlerin karşılanırken kat maliklerinin zorlanmaması için ileriye dönük bir planın hazırlanarak maliyetlerin daha küçük parçalara bölünmesi önerilmektedir. Bu tür giderler için Dış Cephe Sözleşmesi yapılması da faydalı olabilir.

Düzenli olarak yapılan bakım ve onarım sayesinde büyük masraflar önemli ölçüde engellenmektedir. Bu sebeple de apartman ya da sitenin düzenli bakım ve onarım ihtiyaçlarına da projede yer verilmesi gerekmektedir. Kat malikleri kurulunca hazırlanan işletme projesi hukuken geçerli olmamaktadır..

Apartman İşletme Projesinin Amacı

Temel olarak işletme projeleri, kat maliklerinin ödemesi gereken aylık aidat bedellerinin belirlenmesinde kullanılan ve beklenen gider kalemlerinin yer aldığı bir belgedir. Bu sebeple de hazırlanırken kat maliklerinin çıkartılarının gözetilmesi elzemdir. Bunun için de proje hazırlanırken yönetimin ayrıntılı piyasa araştırması yapması ve en iyi hizmeti en iyi maliyete temin etmesi önemlidir. Ayrıca apartman ya da sitenin hangi noktalarda daha fazla harcama yaptığı tespit edilerek bu noktalardaki maliyetlerin düşürülmesine yönelik çalışmaları da yapması gerekmektedir.

Apartman İşletme Projesinde Değişiklik Yapma Süreci

Apartman ya da site yönetimleri tarafından hazırlanan işletme projesinin tüm kat maliklerine bildirilmesi gerekmektedir. Bu bildirim imza karşılığı yapılabileceği gibi taahhütlü mektupla da yapılabilir. Bildirim de önemli olan nokta her kat malikinin bu bilgilendirmeyi almasıdır. Aksi halde işletme projesi hukuken geçersiz olmaktadır.

Bildirimin yapılmasından sonraki 7 gün içerisinde kat maliklerinin itiraz etme hakları bulunmaktadır. İtiraz hakkının kullanılabilmesi için öncelikle site ya da apartman yönetimini itirazın nedeninin ve tekrar görüşülmesi gerektiğinin dilekçe ile bildirilmesi gerekmektedir. dilekçenin yönetime imza karşılığında ya da taahhütlü mektupla iletilmesi gerekmektedir.

Apartman işletme projelerinde değişiklik ise ancak itiraz sonrasında toplanan olağanüstü kat malikleri kurulunda tartışılarak yapılabilmektedir. Kat maliklerinin uygun görmedikleri maliyetleri bu toplantıda dile getirme ve değiştirme hakkı bulunmaktadır.

İtiraz süresi içerisinde herhangi bir kat malikinin hakkını kullanmaması durumunda işletme projesi kesinleşmiş olur. Bu aşamadan sonra değişiklik ancak bir sonraki yıl yapılabilmektedir.

Apartman İşletme Projesi için Gerekli Evraklar

Apartman işletme projesi için gerekli evraklar arasında tapu senetleri, yönetim planı, önceki yıl gelir gider tablosu, yönetim kurulu kararları ve ortak gider alanlarının faturaları dikkate alınmalıdır. Toplanan bu belgeler hem projenin eksiksiz oluşmasını sağlar hem de denetim için büyük bir gereklilik arz eder.

Kat Maliklerinin Listesi ve Arsa Payları

Kat maliklerinin arsa payları, binadaki pek çok kararı direkt olarak etkileyebilir. Her bağımsız bölümün arsadaki hisse üzerindeki oranını ifade eden arsa payları, dairelerin büyüklüğüne göre hesaplanmaktadır. Arsa paylarına göre daire sahiplerinin aidatları hesaplanır, oy hakları bu kritere göre belirlenir.

Önceki Döneme Ait Gelir-Gider Tablosu

Önceki döneme ait gelir gider tablosu mali işleyişin şeffaf ve güvenilir bir şekilde yürütülmesi için çok önemlidir. Tabloda geçmiş yılların finansal durumu ve yapılan harcama kalemleri baz alınır. Tabloda kat maliklerinden alınan aidat ve avansların yanı sıra bina için harcanan tüm giderler yer almaktadır.

Ortak Giderlere Ait Fatura ve Sözleşmeler

Binada ortak giderlerin fatura ve giderleri de kat malikleri tarafından karşılanır. Yönetimin mali işlemleri belgelendirmesi için fatura ve sözleşmeler gereklidir. Bu şekilde yapılan harcamaların hukuki olarak bir kanıtı bulunur. Ortak gidere ait faturalar arasında elektrik, su, doğal gaz faturaları bulunur. Sözleşmeler kısmında da çalışan personellerin iş sözleşmeleri değerlendirilebilir.

Personel Maaş Bordroları

Binada çalışan personel varsa, bu çalışanların maaşlarının kayıt altına alınması için her bir personel adına maaş bordrosu düzenlenmesi gerekmektedir. Bu durum hukuki açıdan bir zorunluluk taşır. Çalışanların maaşları ve net alacağı ücretleri gösteren maaş bordrosunun düzenlenmesi İş Kanunu ve Vergi mevzuatı kapsamında gereklidir.

Banka Hesap Dökümleri (Yönetim Hesabı)

Yönetimin mali işleyişi adil ve şeffaf bir şekilde yönetim yönetmediğini denetlemek için banka hesap dökümlerine ihtiyaç vardır. Banka dökümleri binanın banka hesabına düzenli olarak yapılan ödemelerin görülmesini sağlar.

Bu dökümler içerisinde personel maaşları, hizmet alımları, ortak alanların fatura ödemeleri gibi gider kalemleri ile aidat gibi gelir kalemlerinin miktarları yer almaktadır.

Aidat Tahsilat Defteri veya Program Çıktısı

Yapılan aidatların zamanında tahsil edilip edilmediğini yönetim denetlemektedir. Kayıtların tutulması yönetimin sorumluluğundadır. Bu şekilde binada gelir gider takibi düzenli bir şekilde yapılır. Hangi kat malikinin aidat ödeyip ödemediği aidat tahsilat defterine işlenir. Gecikmenin olması durumunda ödeme yapılmadığı kanıtlanır ve icra süreci başlatılacaksa aidat tahsilat defteri kanıt olarak kullanılabilir.

İşletme projesi hazırlanmazsa ne olur?

İşletme projesi binanın yönetimi tarafından hazırlanmalıdır. Hazırlanmasının yasal bir sorumluluk olduğu Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında açık bir şekilde ifade edilmiştir. Proje hazırlanıp kat maliklerine sunulmazsa, bu durumda bir takım hukuki sorunlar ortaya çıkabilir.

İşletme projesi belirlenmeden kat maliklerinin vereceği aidat netleşmez. Aidatın net olmadığı taşınmazlarda da giderler karşılanmayacağı için yönetimin süreci idare etmesi zorlaşır. Durumdan hem yönetim hem de kat malikleri olumsuz etkilenir.

Kiracılar işletme projesinden sorumlu mudur?

Kiracılar, yaşadıkları binadaki işletme projesinden sorumlu değildir. Genellikle kat malikleri ve arsa sahipleri bu proje kapsamında sorumlu olarak değerlendirilebilir. Kiracıların bu konu kapsamında sorumlu olup olmadığı, ev sahibi ile imzaladığı kira sözleşmesine göre ele alınmalıdır.

Yönetici işletme projesine uymak zorunda mı?

Yönetim, binadaki tüm işleyişim düzenli bir şekilde devam etmesinden sorumludur. Bununla birlikte uyması gereken bazı kurallar da bulunmaktadır. Bu kuralların başında işletme projesi gelmektedir. Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre işletme projesi apartmanın mali planıdır. Yönetimin de bu plan çerçevesinde hareket etmesi büyük önem arz etmektedir.

İşletme projesi elektronik ortamda paylaşılabilir mi?

Yönetim, isterse işletme projesini elektronik ortamda paylaşabilir. Bu şekilde kat malikleri istedikleri zaman belgelere ulaşım sağlayabilir. Bu şekilde kağıt israfının önüne geçilebileceği gibi tüm maliklerin belgeleri elektronik ortamda görmesi kaybolma vb. Olumsuzlukları da engeller.