Site Yönetimi Nasıl Kurulur?

Kat Mülkiyeti Kanunu, 8 bağımsız bölüm ve daha fazlasına sahip olan toplu yaşam alanlarında apartman ya da site yönetiminin oluşturulmasını zorunlu kılmaktadır. Sitelerde hali hazırda bir yönetimin bulunmaması halinde ise genel kurul tarafından site yönetiminin en kısa süre içerisinde oluşturulması gerekmektedir. İlgili kanunda genel kurulun nasıl toplanacağından yönetim planına kadar tüm ayrıntılara yer verilmektedir. Bu maddeler içerisinde bağımsız bölümlerin tek kişiye ait olması durumunda yöneticinin bu kişi olacağına da yer verilmektedir.

Site yönetiminin kurulabilmesi için yapılan genel kurul toplantısına gerekli çoğunluğun sağlanmasıdır. Kanunda yer alan oranda kat malikinin genel kurul toplantısına katılım göstermesi zorunludur. Yeterli katılım sayısına ulaşılamaması durumunda ise ikinci bir toplantının düzenlenmesi gerekir. Bu toplantıda katılım sayısı şartı aranmamaktadır. Yapılan toplantıda yönetimin ya da yönetim kurulunun seçilebilmesi için kat malikleri sayısının yarıdan bir fazlası kadar onay alması gerekmektedir.

Site Yönetimi Kurulunun Oluşturulması

İlk defa yönetim biriminin oluşturulacağı sitelerde öncelikli olarak yukarıda belirtildiği gibi usule uygun genel kurul toplantısının düzenlenmesi ve çoğunluk kararı ile yeni bir yöneticinin ya da yönetim kurulunun seçilmesi ya da atanması gerekmektedir. Bunun yanında yöneticinin seçilmesi de dahil olmak üzere sitede yapılacak diğer işler için alınacak kararların kayıt altına alınması için karar defterinin hazırlanması gerekmektedir.

Karar defterleri kırtasiyelerden temin edilebilir. Ancak kanuna uygun olması için her sayfasının numaralandırılması ve notere tasdik edilmesi gerekmektedir. Tutanakların yazılmasının da aksatılmaması gerekmektedir. Noter onayı sırasında sitenin ismi konmuş ise bu isimle onay işleminin yapılması gerekmektedir.

Karar defterinin hazırlanmasından sonra ise toplantının düzenlenmesi ve yöneticinin ya da yönetim kurulunun seçilme aşamasına geçilebilir. Eğer site içerisinden bu göreve gönüllü kimse bulunmazsa dışarıdan başka bir kişinin ya da profesyonel kişilerin yönetim işini yürütmesi mümkün olmaktadır.

Kat Malikleri Kurulu Toplantısı

Yeni yönetimin oluşturulması için yöneticinin ya da yönetim kurulunun kat maliklerinin çoğunluk oyunun alınması gerekmektedir. Bunun için de genel kurul toplantısının usule uygun bir şekilde toplanması gerekmektedir. kat maliklerinin toplantıya çağrılabilmesi için gerekli çağrının kanunda belirtilen şekli ile yapılması gerekmektedir. Düzenlenen bu toplantıda gerekli çoğunluğun sağlanması zorunludur. Yasal çoğunluğun sağlanamadığı durumlarda ise en az 15 gün sonra olacak şekilde ikinci bir toplantının düzenlenmesi gerekmektedir. Düzenlenen ikinci toplantıda yasal çoğunluk şartı aranmamaktadır.

Düzenlenen genel kurul toplantısında yönetici ya da yönetim kurulu adaylarının belirlenmesinden sonra oylama yapılır. Yeni yönetimin oluşturulması için arsa payı ya da sayı çoğunluğunun alınması gerekmektedir.

Site Yönetim Kurulunun Görev ve Yetkileri

Site yönetiminin oluşturulmasının temel amacı, sitelerdeki düzenin sağlanması ve anlaşmazlık çözümlerine yardımcı olmasıdır. Bunun yanında yönetim kurulunun temel görevi kat maliklerinin haklarının ve çıkarlarının korunmasını sağlamaktır.

Site Yöneticilerinin Sorumlulukları, yönetim kurulunun görevleriyle doğrudan ilişkilidir ve bu görevler arasında ortak kullanım alanlarının düzenli temizliklerinin sağlanması, bakım ve onarımlarının yapılması gibi önemli konular yer almaktadır.

• Tüm ortak kullanım alanlarının temizliklerinin sağlanması

• Ortak kullanım alanlarında gerekli bakım ve onarımlarının yapılması

• Yönetim planında yer alan görevleri eksiksiz ve dürüst bir şekilde yerine getirmesi

• Ortak giderlerin kat maliklerinden usulüne uygun bir şekilde tahsil edilmesinin sağlanması

• Yönetim planında ya da genel kurulda alınana kararların zamanında ve eksiksiz bir şekilde yerine getirilmesi

• Sitenin giderlerinin gerçeğe en yakın şekilde tahmin edilmesi ve planlanması

• Sitelerde çalışanların bulunması halinde, çalışanların gerekli ücretlerinin ödenmesi ve işveren yükümlülüğünde bulunan sorumlulukları yerine getirmesi

• Sitelerde oluşabilecek yangın ve sel gibi riskler için gerekli önlemlerin alınması

Yönetim Planının Belirlenmesi

Sitelerde adil bir yaşamın oluşturulması için yönetim planının hazırlanması gerekmektedir. Sitelerde ikamet eden kat maliklerinin genel kurallar üzerinde uzlaşması ve bu kuralların yazılı hale getirilmesi gerekmektedir. Bu sayede herhangi bir sorun ile karşılaşıldığında izlenecek yol belirlenmiş olacaktır. Bunun yanında site yönetim planını oluşturulması Kat Mülkiyeti Kanunu gereğince de zorunlu olmaktadır. Yönetim planı hem yönetici ve yönetim kurulunu hem de kat maliklerini bağlayan özel sözleşme niteliğinde olmaktadır.

Site Yönetim Planında Bulunması Gereken Temel Hususlar

Site yönetim planında yer alması gereken maddeler toplu yaşamda karşılaşılabilecek sorunların en aza indirilmesini sağlamalıdır. Bunun yanında tüm kat malikleri için adil bir şekilde hazırlanmalı ve bu kişilerin haklarını savunmalıdır. Bu sebeple de yönetim planı içerisinde yer alabilecek konular içerisinde şunlar yer almaktadır.

• Yönetim tarzı

• Ortak alanların kullanım koşulları

• Bakım, onarım ve temizlik

• Toplu yaşamda huzurun bozulmasını engelleyecek maddeler

• Gürültü ve temizlik ile ilgili kurallar

• Sitenin güvenliği ile ilgili kurallar

• Çalışanlar ile ilgili kurallar

Kat Maliklerinin Onay Süreci

Yönetim planları genellikle yönetici ya da yönetim kurulları tarafından hazırlanmaktadır. Ancak geçerli olabilmesi için öncelikli olarak kat maliklerinin onayına sunulması gerekir. Yönetim planının genel kurulda kabul edilebilmesi için mevcut kat maliki sayısının 4/5’inin onayını alması gerekmektedir. Aksi halde yönetim planının geçerli olması mümkün değildir.

Kat maliklerinin onaylamasının ardından hukuki geçerliliğin sağlanması için tapu müdürlüğüne tescil edilmesi gerekmektedir. Bu işlemin yapılmaması durumunda yönetim planının herhangi bir bağlayıcılığı ve hukuki geçerliliği bulunmaz. Bunun yanında iskanı bulunmayan sitelerin de yönetim planını tapuya kaydetmeleri mümkün olmamaktadır.

Yönetim planının tescil ettirilmesinin ardından kanunen geçerli ve kat maliklerini bağlayan yönetim planı onaylanmış olur. Hiçbir kat malikinin yönetim planından haberi olmaması kabul edilmez. Çünkü yönetim planları ödenecek harç karşılığında tapu müdürlüklerinden temin edilebilmektedir.

Yönetici ve Yönetim Kurulu Seçimi

Sitelerdeki toplu yaşamın en az sorunla devam edebilmesi için yöneticinin ya da yönetim kurulunun oluşturulması zorunludur. Sitelerdeki düzenin devam etmesinde birçok görevi üstlenen yönetim seçimle ya da atama ile görev başına gelmektedir. Yönetim için kat maliklerinden yeterli onay sayısının alınması gerekir.

Yönetici Seçimi ve Seçim Kriterleri

Site yönetiminin belirlenebilmesi için kat maliklerinin oluşturduğu genel kurul toplantısının yapılması gerekmektedir. Bu toplantıda arsa payı ya da payların eşit olduğu durumlarda sayısal olarak çoğunluğun sağlanması gerekir. Aksi halde yönetimin seçilmesi mümkün olmamaktadır.

Site yönetiminde görev alacak kişilerde özel bir şart aranmamaktadır. Site sakinleri içerisinde isteyen herkes yöneticilik ya da yönetim kurulu üyeliği için aday olabilir. Bunun yanında site sakinlerinin dışında özel firmalardan da yönetim hizmetinin alınması mümkündür. Profesyonel hizmetlerin alınabilmesi için de genel kurulda oy çoğunluğunun elde edilmesi gerekmektedir.

Sitedeki tüm bağımsız bölümlerin bir kişiye ait olduğu durumlarda ise yönetici seçimi yapılmaz. Çünkü mülk sahibi doğal yönetici pozisyonunda olmaktadır.

Sosyal Alanlar ve Ortak Hizmetlerin Planlanması

Sitelerde düzenli bir şekilde işleyişine devam etmesi gereken en önemli alanların başında sosyal alanlar gelmektedir. Çünkü bu alanlar sitede yaşamı tercih eden kişiler için önemli kriterlerin başında yer almaktadır. Bu sebeple de site yönetimin ortak alanlar ve sosyal alanların düzenli bir şekilde işleyişine devam etmesini sağlaması gerekmektedir.

Sosyal Alanların Yönetimi (Havuz, Spor Salonu vb.)

Sitelerde yer alan sosyal alanların yönetilmesi noktasında site yönetimi görev alabileceği gibi dışarıdan bir işletmeci ile anlaşması ya da profesyoneller ile anlaşarak sosyal alanların kiralanması mümkün olmaktadır.

Sosyal alanların yönetiminde hangi yöntemin seçileceğine ise genel kurul toplantısında karar verilmektedir. Daha sonrasında site yönetimi alınan kararın uygulanması ile mükellef olacaktır. Toplantıda sosyal alanların site yönetimi tarafından idare edilmesi kararının alınması halinde, tüm kat maliklerinin sosyal alanlardan adil ve eşit bir şekilde yararlanmalarını sağlamak yönetimin görevi olmaktadır. Bunun gerçekleştirilebilmesi için ise site yönetim bu alanların temizlik, bakım ve onarım gibi gereksinimlerini düzenli olarak karşılaması gerekmektedir. bunun yanında sosyal alanda sunulan hizmetin çeşidi ve kalitesi de toplantıda alınan karar uygun bir şekilde olması gerekmektedir.

Sosyal alanların işletilmesinde profesyonel bir firma ile anlaşılması ya da kiralanması durumunda ise yönetim yine bu alanlardan sorumlu olmaktadır. Bu noktada yönetim sorumluluğu ortak alanların denetimi olmaktadır. Sözleşmede belirtildiği şekilde işlememesi halinde site yönetimleri sosyal tesisi işletmekle yükümlü olan firma ya da kişi için hukuki işleri başlatmakla yükümlü olmaktadır.

Güvenlik ve Ortak Alanlar İçin Düzenlemeler

Site yönetimlerinin neredeyse sorumluluklarının hepsini kapsayan güvenlik ve ortak alan düzenlemeleri en önemli konulardır. Site yönetimleri kat maliklerinin can ve mal güvenliğinin sağlanmasından sorumlu olmaktadır. Bu sebeple de sigortadan yangın alarmlarına kadar güvenlik ile ilgili olarak alınan tüm kararları zaman kaybetmeden dürüst bir şekilde uygulaması gerekmektedir. bu uygulamaları düzenli bir şekilde kontrol etmesi ve gerekli olması halinde bakım ve onarımlarını yapması da yine görevleri içerisinde yer almaktadır.

Ortak alanlar ise site yönetimlerinin en sık ilgilendiği konulardır. Ortak Alanların Yönetimi, bu alanların etkili bir şekilde kullanılmaya devam etmesi ve tüm kat malikleri için eşit kullanım hakkının sağlanması açısından kritik bir konudur. Ortak alanların bakım, onarım, temizlik ve işletme gibi noktalarda görevleri bulunmaktadır. Bunun yanında ortak alan kullanım kurallarına site sakinleri tarafından uyulmasını sağlamak da yine yönetimin sorumlulukları içerisinde yer almaktadır.

Site Defterlerinin Tutulması

Siteler vergi kanuna tabi olmamasından dolayı mali defter tutmakla sorumlu değildir. Ancak Kat Malikleri Kanunu maddelerinin zorunlu kıldığı defterlerin usule uygun bir şekilde düzenlenmesi ve tutulması gerekmektedir. Defter kapanışlarında yine usule uygun bir şekilde davranılmalı ve kanunda belirtilen süreler içerisinde saklanmalıdır.

Karar ve İşletme Defteri

Sayfa numarasının bulunması ve notere tasdik ettirilmesi gereken bu defter sitelerdeki genel kurulda alınan kararların kaydedildiği defterler olmaktadır. Karar aykırı olarak oy veren kat maliklerinin ise itiraz sebeplerini imza ile bu deftere kaydetmeleri gerekir.

Denetim Defteri

Kat Mülkiyeti Kanunu tarafından zorunlu olan bir diğer defter türü de denetim defteri olmaktadır. Site yönetiminin denetlemesinden sorumlu olan denetim kurulunun kullandığı bu defterinde noter onaylı olması gerekmektedir. Denetimler, denetim kurulu tarafından yapılabileceği gibi kat malikleri tarafından da yapılabilmektedir. Yapılan denetim sonrasında hazırlanan raporun bu deftere işlenmesi gerekir.

Site Bütçesi ve Aidat Yönetimi

Kat Mülkiyeti Kanunu gereği düzenlenmesi zorunlu olmayan bütçe defterleri, sitelerin gelir ve giderlerinin düzenli bir şekilde takip edilmesini sağladığı için uygulamada sıklıkla kullanılmaktadır. Ancak bütçe defterinin kullanılması durumunda noter tasdikinin bulunması ve kapanışının yapılması zorunludur. Bu süreçlerde site programı, finansal kayıtların daha düzenli tutulmasına olanak tanır.

Bunun yanında kat malikleri tarafından ödenen aidatların da düzenli bir şekilde tutulması gerekmektedir. Bunun için de aidat defterlerinden yararlanılabilir. Bu defterin düzenli olarak tutulması olası aidat ödeme gecikmelerinin zamanında tespit edilebilmesi açısından son derece önemlidir.

Aidat Miktarının Belirlenmesi

Sitelerde aidat miktarlarının belirlenmesi site yönetimin görevlerinden birisi olmaktadır. Aidat bedeli belirlenirken sitenin bir yıl içerisinde beklenen harcamaların hesaba katılması gerekir. Bunun yanında beklenmeyen ve acil durumların karşılanması için de belli bir bütçenin yaratılması önemlidir. Daha sonrasında yıllık giderlerin karşılanması için hesaplanan miktar kat malikleri sayısına ya da arsa pay oranlarına göre bölünür.

Bütçe Onayı ve Gelir-Gider Yönetimi

Aidat miktarının belirlenebilmesi için site yönetiminin öncelikli olarak bütçe hazırlaması gerekmektedir. Bu bütçenin ise genel kurul tarafından kabul edilmesi gerekir. Bütçe içerisinde kabul edilmeyen kalemlerin yeniden düzenlenerek kat maliklerinin onayına sunulması ve bu maddeler ile birlikte kabul edilmesi halinde bütçenin kesinleşmesi mümkün olmaktadır.