Site Yöneticilerinin Sorumlulukları

Ana gayrimenkulün düzen ve yönetiminden sorumlu olan kişilere site yöneticisi denmektedir. Kat maliklerinin kendi aralarından site yöneticisi seçebileceği gibi dışarıdan da bu hizmeti alabilirler. Bunun yanında site yönetiminde 3 kişinin görevlendirilmesi halinde site yönetim kurulu kurulmaktadır ve sitenin yönetimi ile bu kurul ilgilenmektedir. Site yönetim kurulunun da kat malikleri arasından seçilebileceği gibi dışarıdan hizmet olarak alınması mümkün olmaktadır.

Site Yöneticilerinin Temel Görevleri

Site yönetiminin temel görevleri Kat Mülkiyeti Kanunu 35, 36 ve 37. maddelerinde düzenlenmiştir. Bunun yanında Türk Borçlar Kanunu, Türk Medeni Hukuku ya da Türk Ceza Kanunu gibi kanunlarda da site yönetimini ilgilendiren ve görevlerinin sınırlarının netleşmesini sağlayan bazı maddeler bulunmaktadır.

Yönetim ve Organizasyon

Site yönetimlerinin yönetim şekillerinin ve organizasyonların belirlendiği madde 35. madde olmaktadır. Bunun yanında tapu kaydı yapılmış olması şartı ile site yönetiminin görevleri yönetim planında da yer alabilmektedir. Yönetim planında aksi bir madde bulunmaması durumunda KMK 35. maddesinin aşağıda belirtilen maddeleri site yönetiminin görevlerini belirlemektedir.

• Kat maliklerinin tümünün oluşturduğu kat malikleri kurulunda alınan kararların uygulanmasını sağlamak

• Ana gayrimenkulün amacına uygun olarak kullanılmasını sağlamak

• Ana gayrimenkulün korunmasını sağlamak

• Ana gayrimenkulde oluşabilecek sorunların giderilmesi ve gerekli bakımların yapılmasını sağlamak

• Ana gayrimenkulün çeşitli risklere karşı sigorta ettirilmesini sağlamak

• Ana gayrimenkulün bakım, onarım, koruma ve diğer giderlerin karşılanabilmesi için kat maliklerinden aidatların düzenli olarak toplanmasını sağlamak

• Ana gayrimenkule ait ödemelerin kabul edilmesi ve borçlarının ödenmesi

• Kat malikleri kurulunun onaylaması durumunda siteye ait kiraların toplanmasını sağlamak

• Ana gayrimenkulü ilgilen tüm tebligatların kabul edilmesi

• KMK kanunu gereği ortaya çıkan borç ve yükümlüklerini yerine getirmeyen kat maliklerine karşı tedbirlerin alınması, dava açılması ve icra takibinin başlatılması

• Sitenin gelirlerinin toplanmasından sonra tüm gelirin bankada site yöneticisi sıfatı ile kendi adına açılan hesaba yatırmak

• Kat maliklerinin olağan ya da olağanüstü toplantıya çağrılmasını sağlamak

• Kat maliklerinin haklarını korumak

Site yöneticileri ya da yönetim kurulu basiretli bir yönetici olarak davranmak zorundadır. Bu şekilde davranmayan site yöneticisinin kat maliklerine herhangi bir şekilde zarar vermesi halinde zararı karşılamakla yükümlüdür.

Mali Yönetim

Site yönetiminin mali yükümlülükleri KMK madde 36 ve 37’de düzenlenmiştir. Madde 36’ya göre site yönetimi defterlerin düzenli bir şekilde tutulması ve evrakların düzenli bir şekilde saklanması ile sorumludur.

Site yönetiminin tutması gereken defterlerin özellikleri madde 32’de belirtilmektedir. Bu maddede yer alan hükümlere göre defterlerin tutulması ve gerekli olması halinde bu defterlerin kat malikleri kuruluna ya da denetçilerine gösterilmesi gerekmektedir.

Bunun yanında ana gayrimenkulü ilgilen tüm gelir ve giderlere ait evrak ve faturaların ayrı bir dosya içerisinde saklanması gerekmektedir. Bu evrak ve faturaların tarih sırası ile deftere işlendikten sonra aynı sıra ile dosyada saklanma mecburiyeti bulunmaktadır. Defterler yıllık olarak tutulmaktadır. Bu sebeple de her takvim yılının ilk ayında noter tarafından defterin kapatılması gerekir.

Site yönetiminin mali sorumluluklarından bir diğeri de işletme projesinin oluşturulmasıdır. Kat malikleri tarafından kabul edilmiş bir işletme projesinin bulunmaması halinde hazırlanması site yönetiminin görevleri içerisinde yer almaktadır. Bu projenin en kısa zaman içerisinde hazırlanması ve özellikle şu noktalara yer verilmesi gerekmektedir.

• Ana gayrimenkule ait ve bir yıl süresince tahmin edilen gelir ve giderler

• Giderlerin kanunda belirtilen şekli ile kat maliklerine paylaştırılması

Bakım ve Güvenlik

Site yönetiminin görev ve sorumlulukları içerisinde ana gayrimenkulün bakımının yapılması ve güvenliğinin sağlanması bulunmaktadır. Bu görevlerin gerektiği gibi yerine getirilmesi için tedbirlerin alınması ve planların yapılması gerekmektedir.

Bakım ve Onarım

Ana gayrimenkule ait tüm ortak alanların bakım ve onarımı site yönetiminin görev alanı içerisinde yer almaktadır. Bu görevin tam anlamı ile yerine getirilmesi kat maliklerin yaşam kalitelerini arttırmanın yanında sağlıklarının ve ana gayrimenkulün ekonomik ömrünün kısalmamasını da sağlamaktadır.

Sitelerde bakım ve onarım işlerinin yapılması için sürekli bir çalışan bulundurulması mümkün olacağı gibi bu hizmetin dışarıdan alınması da mümkün olmaktadır. Sitelerde ortak alanların bakımların sağlanması için öncelikli olarak düzenli olarak temizliklerinin gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bunun yanında bahçe bakımı ya da çöplerin düzenli olarak toplanması ve bertaraf edilmesi gibi konuların da yönetim planında yer alması ve site yönetiminin bu işlerin düzenli olarak gerçekleşmesini sağlaması gerekmektedir.

Ana gayrimenkulün ortak alanlarında oluşabilecek problemlerin en kısa süre içerisinde giderilmesi de yine site yönetiminin sorumluluk alanları içerisinde yer almaktadır. Asansör, tesisatlar ya da kanalizasyon sistemi gibi ortak kullanım alanlarında oluşabilecek tüm sorunlarda öncelikli olarak kat maliklerinin güvenliğinin sağlanması daha sonrasında ise en kısa süre içerisinde çözülmesi gerekmektedir.

Güvenlik Önlemleri

Site yöneticisinin en önemli görevlerinden birisi de kat maliklerinin ve ana gayrimenkulün güvenliğinin sağlanmasıdır. Bunun için öncelikli olarak sigortaların düzenli bir şekilde devam edilmesi sağlanmalıdır. Bunun yanında kat maliklerinin can ve mal güvenliğinin sağlanması için çeşitli güvenlik önlemlerinin alınması gerekir. Bunun için güvenlik kamerası ya da şifreli giriş gibi teknolojik güvenlik önlemlerinin yanı sıra güvenlik görevlisi çalıştırma gibi görevleri de yerine getirmesi gerekebilir.

İletişim ve Bilgilendirme

Site yöneticisinin görevleri içerisinde kat malikleri arasında ve yönetim ile kat malikleri arasındaki iletişim sürekli olarak devam etmesini sağlamaktır. Çünkü site yönetimleri kat maliklerine karşı sorumludur. Ne var ki toplu yaşam alanlarında kişiler arasında sürekli olarak problemlerin yaşanması mümkün olmaktadır. Bu anlaşmazlıkların önlenmesi ya da en kısa süre içerisinde çözüme ulaştırılması ise site yönetiminin görevleri içerisinde yer almaktadır. Bunun yanında site yönetimi yönetim ile ilgili tüm durumlardan kat maliklerini dürüst bir şekilde bilgilendirmekle yükümlü olmaktadır.

Sakinlerle İletişim

Site yönetiminin kat malikleri ile ilişkilerinde dürüst ve açık olması gerekmektedir. Bu durum KMK’da düzenlenmekle birlikte yönetimin görevini daha sağlıklı bir şekilde yürütebilmesi için elzemdir. Site sakinlerinin istediği zaman yönetim hakkında bilgi alma hakkı bulunmaktadır. Site yönetiminin bu hakkı engellememesi ve dürüst bir şekilde sakinleri bilgilendirmesi gerekmektedir. Bunun yanında kat malikleri ile site yönetimi arasında açık ve etkili bir iletişimin kurulması olası yanlış anlaşılmaların önlenmesi açısından son derece önemlidir. Sonuç olarak iletişim ne kadar etkili olursa yönetim o kadar verimli ve etkili bir şekilde çalışır.

Toplantı Düzenleme

Site yönetiminin hem olağan hem de olağanüstü toplantı düzenleme sorumluluğu bulunmaktadır. Olağan toplantıların zamanı ve yeri yönetim planlarında yer aldığı için herhangi bir çağrının yapılmasına gerek bulunmaz. Ancak katılımın arttırılması için hatırlatmalar yapılabilir.

Olağanüstü site toplantılarının ise çağrı ile yapılması gerekmektedir. Bunun için site yönetimin toplantıdan en az 15 gün önce kat maliklerine toplantının amacını, tarihini ve saatini belirten çağrıyı yapması gerekmektedir.

Uyum ve Disiplin

Sitelerde kat maliklerinin uyum içerisinde yaşamasını sağlamak da site yönetiminin görevleri içerisinde yer almaktadır. Bunun sağlanabilmesi için de yönetim planının ayrıntılı bir şekilde hazırlanması gerekmektedir. Koşulların değişmesi ya da yeni zorunlulukların ortaya çıkması halinde ise site yönetimi uyum ve disiplinin sağlanabilmesi için yeni kurallar koyması gerekebilmektedir. Bu kuralların kat maliklerine bildirilmesi gerekmektedir. Bunun yanında kurallara uygun davranıp davranılmadığının da takip edilmesi gerekmektedir.

Uyum ve disiplinin kat malikleri arasında da sorunsuz bir şekilde sürmesinin sağlanması gerekmektedir. Diğer kat maliklerini herhangi bir şekilde rahatsız eden komşuların yönetim planında belirtildiği şekilde uyarılması ve gerekli işlemlerin yapılması gerekmektedir. Yasal sürecin başlaması halinde ise yasal sürecin takip edilmesi de önemlidir.

Kurallara Uyum Sağlama

Site yaşamının sorunsuz bir şekilde devam etmesini sağlamak için birçok kuralın bulunması gerekmektedir. Bu durum kat maliklerinin akıllarının karışmasına ya da bazı zamanlarda dikkatsiz davranarak kuralları ihlal etmesine neden olabilmektedir. Bu durumun engellenmesi için kuralların sürekli olarak hatırlanmasını sağlayacak önlemlerin alınması gerekmektedir. Bunun yanında yönetim planına ve yasalara uygun bir şekilde kurallara uymayan kat maliklerinin uyarılması da gerekmektedir. Aksi hukuki sürece başvurulmalıdır. Ancak özellikle siteye yeni taşınan kat maliklerinin kurallara uyum sağlayabilmesi için daha anlayışlı davranılmalı ve kurallar konusunda yardımcı olunması gerekmektedir.

Disiplin Prosedürleri

Site yönetimlerinde disiplin kurulunun bulunması birçok sorunun daha hızlı çözülmesini sağlayacaktır. Bunun yanında sitede disiplin prosedürünün oluşturulması ve kat malikleri tarafından onaylanması halinde sitenin huzurunun bozulmasına neden olabilecek tüm davranışlar ve karşılığında neler yapılacağı açık bir şekilde belirlenmiş olacaktır. Bu etki yönetimin daha etkili bir şekilde görevini yerine getirmesine yardımcı olacaktır.

Disiplin prosedürünün içerisinde kat maliklerinin rahatsız edici davranışlarının ve karşılığında nelerin yapılacağının belirlenmesinin yanı sıra sitelerde yer alan firmaların davranışlarının da düzenlenmesi mümkün olmaktadır.

Dış İlişkiler ve Yasal Yükümlülükler

Siteler birçok farklı amaçla hizmet almaktadır. Bu hizmetlerin maliyetlerinin kabul edilebilir düzeyde olmasını sağlamak için her türlü araştırma ve anlaşmayı yapmak site yönetiminin görevleri arasında yer almaktadır. Bunun yanında site yönetiminin gerçekleştirmiş olduğu tüm faaliyetlerde yasal yükümlülükler altına girmektedir.

Dış İlişkiler

Sitenin düzeninin sağlanması ve ihtiyaçlarının karşılanması için çeşitli hizmetlerin alınması gerekebilir. Özellikle bakım, onarım ve güvenlik konularında sıklıkla profesyonel firmaların hizmetlerinden yararlanılması gerekmektedir. Site yönetimlerinin bu hizmetleri alırken öncelikli olarak ihtiyaç ve gerekliliklerin tam olarak ve uygun maliyetlerle alınmasına önceliklendirmeleri gerekmektedir. Bunun yanında alınan hizmetlerde herhangi bir sorun oluşması halinde bu sorunun giderilmesi için uygun iletişimin kullanılması ve sorunun çözülmesini sağlamakla da görevlidirler. Dışarıdan alınan hizmetlerde oluşan sorunların çözülememesi durumunda ise uygun hukuki yollara başvurarak mağduriyetin giderilmesi yine site yönetiminin sorumlulukları içerisinde yer almaktadır.

Yasal Yükümlülükler

Site yöneticisinin yasal yükümlülükleri zamanla sınırlandırılmıştır. Bu sebeple de sadece görevde olduğu süre içerisindeki eylemlerinden sorumlu olmaktadır. Görevde olduğu süre içerisindeki en önemli yasal yükümlülüğü ise kat maliklerinin çıkarlarını korumaktır.

Site yönetiminin görevi gereği kendisine bırakılan mal ve mevduatları kendi çıkarlarına uygun olarak kullanması ya da üçüncü kişilere çıkar sağlamak için kullanması durumunda ise görevi kötüye kullanması söz konusu olduğu için Türk Ceza Kanunu maddesi gereğince işlem yapılabilmektedir.