Apartman Yönetiminde Dikkat Edilmesi Gereken 5 Temel Kriter

Toplu bir yaşamın hüküm sürdüğü apartmanlarda düzenin sağlanması ve apartman sakinlerinin huzurlu bir şekilde yaşaması için apartman yönetiminin oluşturulması son derece önemlidir. Yasal bir zorunluluk olmasının yanı sıra apartman yönetiminin oluşturulması sayesinde ortak sorunların kısa süre içerisinde çözüm bulması ve apartmanların konfor düzeyinin artması sağlanabilmektedir. Ancak apartman yönetiminden fayda sağlanabilmesi için aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi son derece önemlidir.

Etkin İletişim

Apartman yönetiminin etkili bir şekilde sürdürülebilmesi için ilk adım etkili iletişim yöntemlerin kurulması ve uygulanmasıdır. Seçilen yönetiminin iletişim becerilerinin yüksek olması apartmanlarda oluşabilecek birçok sorunun önceden engellenmesini sağlamakla kalmaz aynı zamanda kat sakinlerinin uyum içerisinde yaşamasına da imkân sağlar.

Yönetim ve Sakinler Arasında İletişim

Apartman sakinleri genel olarak yönetimin işleyiş biçimine tam olarak hakim değildir. Bu sebeple de yönetim ile kat sakinleri arasındaki iletişimin sürekli ve şeffaf olması gerekmektedir. Yönetimde alınan tüm kararların sakinlere bildirilmesinin yanı sıra uygulamaların tüm adımlarının da ayrıntılı bir şekilde tüm apartman sakinlerine doğru ve hızlı bir şekilde aktarılması gerekmektedir.

Toplantı ve Duyuruların Zamanında Yapılması

Apartman yönetiminin düzenli aralıklarla ya da olağanüstü toplantılar düzenlemesi mümkündür. Bu toplantılara katılımın yüksek olması ise alınacak kararlarda tüm sakinlerin görüşlerinin alınmasını sağlamaktadır. Bu sebeple de yapılacak olan toplantılarının önceden tüm apartman sakinlerine bildirilmesi son derece önemlidir. Apartman sakinlerinin toplantıya katılımlarının teşvik edilmesi ise alınan kararların daha sağlam olmasını sağladığı için daha sonrasında oluşabilecek sorunların önlenmesinde de son derece etkilidir.

Dijital İletişim Araçlarının Kullanımı

Günümüz teknolojisi iletişimin daha verimli olmasını sağlamaktadır. Bu faydadan site yönetimi programı kullanılabilir Teknolojik iletişim araçları içerisinde kurulan ve apartman sakinlerinin tümünün yer aldığı gruplar sayesinde iletişim aksamadan sağlanabilir. Bu gruplar aynı zamanda sakinlerin fikirlerini bildirebileceği ortamlar yarattığı ve şeffaf iletişimi mümkün kıldığı için de sıklıkla kullanılmaktadır.

Finansal Yönetim

Apartman yönetiminin en hassas noktalarından birisi de şüphesiz ki finansal yönetim olmaktadır. Finansal yönetimin şeffaf bir şekilde yürütülmesi gerekir. Bunun yanında apartman yönetiminin finansal yönetim konusunda uyması gereken bazı yasal zorunlulukları da bulunmaktadır. Bu zorunluluklara uyulmaması halinde ise yasal sonuçlara ortaya çıkmaktadır. Sözü edilen bu yasal zorunluluklar apartman yönetimi yönetmeliği içerisinde ayrıntılı bir şekilde ele alınmaktadır.

Bütçe Planlaması ve Takibi

Yıllık olağan apartman toplantılarında alınana kararlara uyarınca bütçenin planlanması önceliklidir. Bütçe planlamasında sadece alınan kararların uygulanmasına yönelik bir planlama yapmak yeterli değildir. Bunun yanında düzenli olarak ödenmesi gereken giderler ve acil durumlar için yapılacak harcamalar için de ayrı kalemlerin oluşturulması ve bu kalemlerin karşılanması sağlayacak nakdi birikimin bulunması gerekmektedir.

Bütçenin planlamasının yanı sıra takibi de son derece önemli bir noktadır. Bu sebeple de apartman yönetiminin ön muhasebe kurallarına hâkim olması gerekir. Kullanılan defterlerin düzenli olarak tutulması, yapılan harcamalara ait faturaların tarih sırasına göre arşivlenmesi ve gelirlerin gerektiği şekilde bildirilmesi gerekir. Yıllık hazırlanan defterlerde dönem sonunda maliyet ve gelirlerin dengede olmasına dikkat edilmelidir.

Aidat ve Giderlerin Düzenli Toplanması

Yapılan toplantılarda aidatların beklenen giderlerin tam olarak karşılanmasını sağlayacak şekilde belirlenmesi daha sonrasında olası harcamaların karşılanabilmesi açasından son derece önemlidir. Bunun yanında aidatların düzenli bir şekilde toplanabilmesi de yine apartman yönetiminin sorumluluk ve yetki alanı içerisinde yer almaktadır. Bu noktada apartman yönetimi Kat Mülkiyeti Kanunu’nda ve yönetim planında belirtilen kurallara uygun olarak aidatları toplaması gerekmektedir. Aidatların zamanında ve tam olarak toplanabilmesi ise mali düzenin sağlanabilmesi açısından kritik öneme sahiptir.

Harcamaların Şeffaflığı

Apartman yönetimi, gelir ve giderlerin düzenli olarak raporlaması yapması gerekmektedir. İkini adım ise bu raporların düzenli aralıklar ile apartman sakinlerine bildirilmesi gelmektedir. Bu sayede şeffaf bir yönetim kurulmuş olur ve apartman sakinlerinin yönetime olan güvenlerinin artmasını sağlar.

Hukuki Uyum

Apartman yönetimi, Kat Mülkiyeti Kanunu’nda yer alan maddelere uygun bir şekilde oluşturulmalı ve sürecini yine bu kanuna uygun bir şekilde devam ettirmelidir. Bu sebeple de apartman yönetiminin aldığı her kararın ve yaptığı her uygulamanın kanuna uygun olması esastır. Kanuna aykırılık olması halinde ise hukuki sonuçlar doğurmaktadır.

Kat Mülkiyeti Kanunu’na Uyum

Kat Mülkiyeti Kanunu, apartman yönetiminin oluşturulmasından karar alma ve uygulama süreçlerine kadar her noktada yönetime bir çerçeve oluşturmaktadır. Bu sebeple de apartman yönetiminin bu çerçeveye uygun bir şekilde hareket etmesi zorunludur.

Yönetim Planının Oluşturulması ve Güncellenmesi

Apartman yönetimlerinin temel hukuki belgeleri olan yönetim planları apartman sakinlerinin ve yöneticilerin hak ve sorumluluklarını, yönetim süreçlerini, ortak alanların kullanımını belirlemektedir. Bu sebeple de yönetim planının hazırlanmasından sonra tüm sakinler tarafından onaylanması gerekir.

Sözleşmelerin ve Yasal Belgelerin Takibi

Apartman yönetimleri birçok farklı sebepten dolayı hizmet ve mal sözleşmeleri yapabilmektedir. Güvenlik, temizlik ve bakım gibi sözleşmeler yönetimler tarafından en sık hazırlanan sözleşmeler içerisinde yer almaktadır. Hazırlanan bu sözleşmelerin tüm hukuki şartları içerdiğinden emin olunması gerekir. Bunun yanında bu sözleşmelerin tarafların haklarını koruması da gerekmektedir. Apartman yönetimleri sadece bu belgeleri hazırlamak ve onaylamakla yükümlü değildir. Aynı zamanda bu belgelerin arşivlenmesi ve takibinin yapılması noktasında da sorumludur.

Bakım ve Onarım

Toplu yaşam alanlarından birisi olan apartmanlarda sıklıkla çeşitli sorunlar ortaya çıkmaktadır. Bunun yanında asansör ya da elektrik sistemi gibi alanların da düzenli olarak bakımlarının yapılması gerekmektedir. Bu sebeple de apartman yönetimleri düzenli olarak gerçekleştirilen bakım alanlarının yanı sıra dönem içerisinde ortaya çıkabilecek çeşitli sorunların onarımı için de çeşitli planlamaları ve bütçe ayarlamalarını yapmaları gerekmektedir.

Düzenli Bakım Planları

Apartmanlarda düzenin devam etmesi ve güvenliğin sağlanması için bazı alanların düzenli olarak bakımlarının yapılması gerekmektedir. Bu işlemler ortak alanların daha verimli bir şekilde kullanılmasını sağalmaktadır. Düzenli bakım alanları içerisinde genel kalemler içerisinde asansör ve bahçe bakımları yer almaktadır. Bunun yanında apartman temizliği gibi düzenli bakım gerektiren kalemlerin de plan içerisine alınması gerekir.

Acil Durum Onarımları

Acil durumlar her an ve her apartmanda görülebilecek durumlardır. Acil durumlar içerisinde apartman boşluklarındaki aydınlatma ampullerinin patlaması yer alabileceği gibi su tesisatında ciddi zarar yaratabilecek sorunlarla da karşılaşılabilmektedir. Bu gibi acil durumlarda apartman yönetiminin en kısa süre içerisinde müdahale etmesini sağlayacak şekilde dönem planlarının hazırlanması ve gerekli bütçenin ayırılması gerekmektedir.

Ortak Alanların Temizliği ve Bakımı

Apartman sakinleri tarafından sıklıkla kullanılan ortak alanların temizlik ve bakımlarının düzenli olarak sağlanması da apartman yönetiminin önemli görevlerinden birisi olmaktadır. Bu konu düzenin sağlanmasına katkı sağlayacağı gibi apartman sakinlerinin hijyenik ve güzel bir ortamda yaşamalarını sağlamaktadır. Ortak alanların temizliği ve bakımı için anlaşılan şirket ya da kişiler ile gerekli sözleşmelerin yapılması ve uygun fiyatlandırılmanın yapılmasına ise dikkat edilmesi gerekmektedir.

Güvenlik ve Acil Durum Yönetimi

Apartman yönetiminin belki de en önemli görevi güvenlik ve acil durumların yönetilmesidir. Bu alanlar sürekli olarak karşılaşılan sorunlara neden olmasa da gerçekleşmesi halinde ciddi aml ve can kayıplarına neden olabilmektedir. Bu sebeple de her dönem için yeni şartlar göz önüne alınarak planlamanın titiz bir şekilde yapılması gerekmektedir.

Güvenlik Sistemlerinin Kurulumu ve Bakımı

Günümüz şartlarında apartman sakinlerinin mal ve can güvenliklerinin sağlanması en önemli kalemlerden birisi olmaktadır. Bu amaçla güvenlik sistemlerinin kurulması ve bu sistemlerin düzenli bir şekilde işleyişine devam etmesini sağlamak yönetimin önemli görevleri içerisinde yer almaktadır. Güvenlik kamera sistemlerinin kurulması, bakımlarının düzenli bir şekilde sağlanması ve kayıtların kanunlarda belirtilen süreler içerisinde saklanması konusunda apartman yönetiminin hassasiyet göstermesi zorunludur. Aksi halde cezai yaptırımı bulunmaktadır. Bunun yanında bazı site ve apartmanlarda güvenliğin sağlanması için ek önlemlere yer verilebilir. Bu önlemler içeresinde güvenlik görevlilerinin kiralanması ya da şifre ve biokimlik gibi çeşitli önlemlerin alınması da yer almaktadır.

Yangın ve Doğal Afetlere Karşı Önlemler

Apartman yönetimlerinin düzenli olarak yangın ve doğal afet durumunda uygulanacak acil durum planlarını hazırlamaları gerekmektedir. Bu planların oluşan yeni şartlar göz önüne alınarak gerekli durumlarda revize edilmesi de önemli bir diğer konudur.

Oluşturulan planların apartman sakinlerine ayrıntılı bir şekilde anlatılması ise önemli olan bir diğer konudur. Acil durumlarda sakinlerin ne şekilde hareket edeceğinin öğrenilmesi için çeşitli aralıklar ile tatbikatlar uygulanabilir. Bu planların tüm sakinler tarafından anlaşılmasının sağlanması durumunda ise yangın ve doğal afet durumunda daha az can kaybının yaşanmasına olanak sağlamaktadır.

Acil Durum Planlarının Oluşturulması ve Eğitimi

Acil durum planlarının her zaman için güncel olmasına dikkat edilmesi gerekmektedir. Planlarda herhangi bir değişikliğin yapılması halinde ise bu değişikliğin apartman sakinlerine bildirilmesi gerekir. acil plan uygulamasının mükemmelleşmesinin sağlanması yönetimin başlıca görevleri içerisinde yer almaktadır.