Apartman ve Sitelerde İlk Yönetim Nasıl Oluşturulur?

İnşaatı tamamlanmış apartman ve sitelerde düzenin oluşması, otoritenin sağlanması için yönetimin bulunması gereklidir. İlk olarak geçici yönetim atanan yaşam alanlarında yeni kat sakinleri taşınma işlemlerini gerçekleştirdikten sonra yapılan toplantıyla beraber yönetimin atanması gereklidir. En az 8 bağımsız bölümün bulunduğu apartmanlarda kanunen yöneticinin bulunması yasalarla zorunlu hale getirilmiştir.

Mevcut işleyiş düzen içinde yapıldığı takdirde oturulan yaşam alanlarında da konfor ve huzur beraberinde gelmektedir. İlk yönetimden önce inşaat halindeyken genellikle müteahhitler geçici yönetimi yönetmektedirler. Zaman içinde kalıcı ve yasal yönetim kurulu kurularak finansal konularında oy birliğiyle anlaşılacağı düzen oturtulmalıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 34. Maddesinde yönetici seçimine dair yönergeler mevcuttur.

İlk yönetimin oluşması için şu adımlar izlenmelidir:

• Atanacak yönetimin kararını kat maliklerinin sayı ve arsa çoğunluğu tarafından verilen oylar belirlemektedir.

• Usulüne uygun şekilde kat maliklerinin katılım sağlayacağı toplantının ana başlıkları belirlenerek, karar defteri de ilk yönetimin oluşması için yazılı belge olarak kayda geçilmesi için gereklidir.

• Karar defterinin her bir sayfası numaralandırılarak noter tarafından onaylanmalıdır. Apartmanın ismi belli değilse ilk yönetim kuruluyla beraber seçilecek olan bir diğer maddedir.

İlk yönetim seçimi yapılamamışsa, mahkeme tarafından apartman veya site için yönetici ataması yapılmaktadır. Mahkemenin atayacağı kişi rastgele seçileceği için toplantı yapılarak kişilerin birbirini tanıması ve yönetimi uygun şekilde gerçekleştirebileceğine inanılan yöneticinin seçilmesi daha uygundur.

Yönetim sürekli aynı kalmamakla birlikte değiştirilmesi oy birliğiyle mümkündür. Günümüzde iş olarak bina, apartman, site yönetimi işini üstlenen firmalarda bulunmaktadır. Apartmana yönetici kararı verilemediği takdirde profesyonel olarak belirli bir ücret karşılığında hizmet almanız da mümkün olmaktadır.

Yönetim Kurulmasının Önemi

Site ve apartmanlar ortak alanların başında gelerek kurallarla yönetilmesi gereken bölümlerdendir. Hayatın her alanında olan topluluk için düzen açısından önem arz eden kurallar apartman ve siteler için kanunlar altında maddelenmiştir. Kat Mülkiyeti Kanunu hak ve kuralların ele alındığı yasadır.

Ortak yaşam alanlarında ilk olarak yönetimin kararı verildikten sonra, ortak eşyaların ve bağımsız bölümlerin kullanımı da karara bağlanmaktadır. Uyulması gereken kararlar tapu idaresinin duyurmuş olduğu hukuki geçerliliğin sağlandığı yönetim planı içinde yer almaktadır. Yönetimin kurulmasının önemi hukuki ve huzurlu yaşam alanı için şu sebeplerden dolayı önemlidir:

• Yönetim kurulduğunda farklı düşünce yapısındaki kat sakinlerinin bile alınan kararlarda ortak payda da buluşması mümkündür. Hukuki ve adaletli yönetilen apartman ve sitelerde çıkacak sorunlar neredeyse sıfıra yakındır. Çünkü apartman yönetimi tarafından kurallar yazılı olarak belirlenerek tüm apartmanda oturan kişilerin imzalı onayı alınmaktadır.

• Apartmanda yaşayan sakinler problemlerini yönetim kuruluna ileterek, tek tek diğer kişilerle muhatap olmaktansa bir tarafla iletişime geçerek sorunlarının çözüme kavuşmasında hızlı yol seçmiş olmaktadırlar.

• Yönetim tarafından açılan banka hesapları sayesinde kat malikleri aidat, ödenmesi gereken işlemlerin dekontlarını görerek geçmişe dair ödediği miktarı görebilmektedir. Olası durumlarda yönetime ödenen faturaların çıktısı alınarak somut olarak belgelenebilmektedir.

• Toplantı kararı yönetim tarafından belirlenerek en az 15 gün öncesinde kat sakinlerine yazılı bildiri gitmektedir. Bu sayede apartmanda yaşayan kişiler toplantıda söz hakkına sahip olarak olumsuz gördüğü durumları oylamaya sunabilmektedirler.

• Apartmanda bulunan boş dairelerin kiraya verilme aşamasında, yönetim kurulu her bir kat sakininden onay alarak kiraya verilecek alanın olumlu-olumsuz kararına varmaktadır. Kiraya verilecek dükkanın kat sakinlerini rahatsız etmeyecek şekilde kiralanması ve kullanılması göz önünde bulundurularak yönetim tarafından kararı alınmaktadır.

İlk Yönetimin Yasal Dayanağı: Kat Mülkiyeti Kanunu

Kat Mülkiyeti Kanunu sayesinde apartman ve sitelerde oturan kat sakinlerinin hakları yazılı olarak belgelenmektedir. Kanuna göre 8 ve üstü bağımsız alanın bulunduğu apartmanlarda yönetim kurulması zorunlu haldedir.

Yönetim planına bağlı olarak Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre aşağıda belirtilen maddeler uygulanarak ilk yönetimin yasal dayanağı oluşturulmalıdır.

Karar Defterinin Onaylanması: İlk aşama olarak kırtasiyelerden de kolayca temin edebileceğiniz karar defterinin alınması gerekmektedir. Karar defterine binanın adı, adresi tüm sayfalara yazılarak noter tarafından onaylanmalıdır. Basit bir beyanla karar defterinizin kabulü gerçekleşecektir.

Yetkilendirme İşlemi: Noter işlemlerinin tamamlanmasının ardından tüm kat sakinleri toplantı yaparak geçici yönetimi oluşturmalıdır. Yetkilendirilen kişiye vergi numarasını alma, banka hesabı oluşturma, tapudan malik isim listesi ve yönetim planını oluşturma görevleri verilebilmektedir. Alınan kararlar ve kişi karar defterinin ilk sayfasına yazılarak kaydedilir.

Banka ve Vergi İşlemleri: Vergi numarasının alınması için yetkili kişi vergi dairesine başvurmalıdır. Bina adına noterden onaylı imza sirküsü alınarak banka hesabı açılmalıdır.

Toplantı ve Tapu İşlemleri: Yetkili kişi tapu dairesinden yönetim planının detaylarını ve kat maliklerinin listesini edinir. Yönetim planında yer alan tarihe göre tüm kat maliklerine yazılı olarak tebligat gönderilerek toplantıya katılmaları için çağrıda bulunulur.

İlk Yönetim Kurulunun Kurulumu: Toplantı eşliğinde tüm kat malikleri ilk yönetici seçimini gerçekleştirir. Yönetim kurulunun oluşması için yönetim planındaki maddelerde göz önünde bulundurularak sorumluluklarını yerine getirebilecek yöneticinin seçimi yapılır.

Yönetici Seçiminin Mahkeme Tarafından Yapılması: Toplantıda yönetici ataması yapılmadığı takdirde Sulh Hukuk Mahkemesi’ne başvurularak yönetici atamasının yapılması talep edilebilir. Atanacak yönetici dışarıdan üçüncü kişi olabileceği gibi bağımsız bölüm maliklerinin içinden de seçilebilmektedir.

Yönetim Planının Hazırlanması ve Onaylanması

Yönetim planı, kat mülkiyeti kanunun hukuku içinde apartman, site ve toplu konut alanlarının yönetimini ele alan kat sakinlerinin sorumluluk ve haklarının belirlendiği yazılı sözleşmedir. Kat irtifakından kat mülkiyetine geçiş aşamasında ya da kat irtifakı kurulumunda tapu müdürlüğüne sunulan belgedir. Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 28. Maddesinde yönetim planına yönelik hükümler açıklanmaktadır. Yönetim planında tüm kat maliklerinin onaylı imzası bulunmalıdır.

Yönetim planının değişmesi içinse kat maliklerinin 4/5’inin onayı alınmalıdır. Kat sakinleri arasında çıkan anlaşmazlıklarda ilk olarak bakılacak olan aşama yönetim planının maddeleridir. Bu sebeple yönetim planı hazırlanırken tüm sakinleri ilgilendiren yönergeler bulunmalıdır. Yönetim planında bulunması gereken maddeler temel olarak şu başlıklar altında ele alınmalıdır:

• Ortak alanların (garaj, otopark, merdiven, asansör vb.) kullanımı ve bakımını gerektiren işlemler yönetim planında bulunmalıdır.

• Kiracıların ve kat maliklerinin uyması gereken ana kurallar yazılı olarak belirtilmelidir.

• Aidat ödemeleri ve zorunlu olarak yaptırılacak işlemlerin (asansör bakımı, dış mantolama vb.) finansal olarak belirlenen maliyeti ve faturalandırılması yönetim planında ödenmesi gerektiği şeklinde bulunmalıdır.

Yönetim planı içerisinde evdeki elektronik aletlerin kullanım saatleri, bahçe sulama günleri, otoparka misafir araçların park etme süreleri gibi maddelerde eklenerek huzur içinde yaşanmasının basamakları önceden belirlenebilmektedir. Örneğin yeni bir daireye taşınacak kat maliki evcil hayvan bulundurup bulundurulmayacağı gibi ortak fikir gerektiren kurallar için yönetim planına bakarak fikir sahibi olabilmektedir.

Yönetim planına yeni maddeler eklenerek yaşanan süre zarfında olumsuzluklar ortadan kaldırılarak herkesin güven ortamının oluşması mümkündür. Yönetim planı içerisinde kesilecek cezai ücretlerde maddelere halinde yazılarak onayı alındıktan sonra kişilere ceza kesilmesi yönetim tarafından uygulanmaktadır.

İlk Yönetim Kurulu Üyelerinin Görev ve Sorumlulukları

Yönetim kurulu seçildikten sonra bir diğer önemli husus yönetim kurulunun sorumluluklarını özenle yerine getirmesidir. Kat Mülkiyeti Kanunu içerisinde yöneticilerinde görevleri belirlenerek, kanunen açıkça yazılmıştır. Görevlerini yerine getirmeyen yönetim kurulu için kat sakinlerinin yöneticiyi değiştirme hakkı bulunmaktadır. Yönetim kurulunun yapması gereken görevler arasında şu maddeler ön plandadır:

• Yönetici genel yönetimden, yönetim kuruluyla ilgili kişidir. Kat maliklerinin aldıkları kararlar yerine getirilerek apartmanda huzurla yaşamın temel basamağını oluşturmaktadırlar.

• Konut ve apartmanla ilgili güvenlik, çevre bakımı, temizlik, ortak alanların amacında kullanılması, asansör bakımı, bulunuyorsa havuz ve spor salonlarının temizliği de yönetim kurulu tarafından takip edilmelidir.

• Her ay düzenli olarak aidatların takibi ve konutun sigorta işlemlerinin yapılması da yönetim kurulunun görevlerindendir.

• Konutlar için tutulan defterlerin her ay noter tarafından onaylama işlemi yönetici tarafından takip edilmektedir.

• Her senenin ilk ayında gelir-giderlerin faturalı şekilde gösterilmesi yönetim kurulu tarafından şeffafça gerçekleştirilmelidir.

• Olağanüstü toplantı çağrısı yönetim kurulu tarafından yapılarak, aidat dışında ekstra çıkan masrafların bildirilmesi de gerekmektedir.

• İşletme projesi kat malikleri tarafından belirlenmediyse, projeyi yöneticinin hazırlayarak onaya sunması lazımdır.

• Yönetim kuruluna seçilen kişiler, kat sakinlerinin haklarını korumakla görevli kişiler olacağından dolayı apartman işlerini düzenleyecek ve yönetecek vaktinin de bulunması gereklidir.

• Borcu bulunan daire sahiplerinin icra açma işlemi ve mahkeme sürecini takip etme görevi de yönetim kuruluna aittir.

• Apartmanın iç ve dış onarım işlemleri yönetici tarafından gerektiği takdir de belirlenerek sakinlerin onayına sunulmalıdır. Örneğin merkezi ısıtma, dış mantolama, merdiven yapımı vb.

İlk Yönetimde Kimler Olur?

Apartman ve sitelerde sakinlerin birbiriyle huzur içinde yaşaması için yönetimin rolü oldukça fazladır. Kişiler birbirlerine yüz yüze söyleyemedikleri durumlarda yönetim kuruluna aktararak sorun masaya yatırılmaktadır. Apartmanla ilgili alınması gereken olağan kararlarda yönetimden geçerek oylamaya sunulmaktadır. İlk yönetim planı ve yönetim kurulunun payı, alınacak kararlarda oldukça önemlidir.

Yönetim kurulu seçilirken sadece kat maliklerinin oy fazlalığı değil arsa payındaki büyüklükleri de göz önünde bulundurulur. Çok daireli apartmanlarda yönetim kurulu sayısı değişkenlik gösterirken, yaklaşık 1 yönetici ve 3 yönetim kurulu üyesi genellikle oylamayla günümüzde seçilmektedir. İnşaatı yeni tamamlanmış binalara genellikle geçici yönetim kurulu atanmaktadır. Binanın yüklenicisi (müteahhit) yönetim işlerini yerine getirmektedir.

• İlk yönetim toplantısında tüm kat malikleri bulunmalıdır. Eğer kiracı toplantıya katılmak istiyorsa ev sahibinin onayıyla toplantıya katılması mümkündür.
  
  

• Yönetici seçimi oy birliğiyle belirlenmekte olup devamında yönetim kurulu oluşturulmaktadır.
  
  

• Yönetici atanmayan 8 ve üzeri bağımsız bölümü bulunan binalar için mahkeme kat sakinlerinden birini seçerek yönetici olarak atama hakkına sahiptir.
  
  

• İlk yönetim kurulu, yönetim planını oluşturmada öncü olacağı için ilk seçilen kişilerin önemi büyüktür. Yönetim kurulundan memnun olunması takdir de senelerce aynı görevi aynı kişilerin yönetmesi mümkün olduğu gibi yönetimin oy birliğiyle değişmesi de olağandır.
  
  

• İlk yönetim kurulu kat sakinlerine gelir-gider konularında şeffaf olarak ödemelerin yapıldığı fatura işlemlerine dikkat edip usulsüzlük düşüncesini ortadan kaldırmalıdır.