Site Yönetimi Yıllık Faaliyet Raporu

Site Yönetimi Yıllık Faaliyet Raporu Nedir?

Site yönetim faaliyet raporları, site yönetiminin bir yıl içerisinde gerçekleştirmiş olduğu faaliyetlerin özetlerini içeren rapordur. Bu raporun hazırlanmasının amacı kat maliklerinin yönetimin sözü edilen süre içerisinde gerçekleştirmiş olduğu tüm faaliyetler hakkında şeffaf bir şekilde bilgilendirilmesidir. Bu sayede kat maliklerinin akıllarındaki tüm soruların cevapları verilebilmektedir.

Site Yönetiminde Faaliyet Raporunun Yasal Gerekliliği

Site yönetimlerinin kâr amacının olmaması sebebi ile teknik olarak bir işletme olmasına rağmen işletmeler için geçerli olan birçok farklı kanundan mesul olmamaktadır. Ancak Türk Ticaret Kanunu hükümlerinin bir kısmı site yönetimleri için de uygulanmaktadır. Bu hükümlerin içerisinde site yönetimi faaliyet raporunun hazırlanması da bulunmaktadır. Bu sebeple de site yöneticisi ya da yönetim kurulu faaliyet raporunu kat maliklerinin de onaylayacağı şekilde hazırlama yükümlülüğü bulunmaktadır.

Site yönetiminin faaliyet raporu hazırlamasının zorunlu olmasının sebebi ise denetlenme zorunluluğunun bulunmasından kaynaklanmaktadır. Bu sebeple de yönetimlerin görevleri şeffaflık ve dürüst ilkeleri kapsamında yerine getirmesi gerekmektedir. Yönetimin bu ilkelere uygun davranıp davranmadıkları ise faaliyet raporu ile anlaşılabilmektedir.

Site Yönetimi Yıllık Faaliyet Raporunun Stratejik Hedefleri Neler Olmalı?

Apartman ve site yönetim faaliyet raporu Türk Ticaret Kanunu uyarınca zorunlu olmaktadır. Bunun sebebi ise yönetimin gerçekleştirmiş olduğu tüm faaliyetleri şeffaf bir şekilde beyan etmesi gerekmektedir. Bu sebeple de yıllık faaliyet raporlarının stratejik hedefi kat maliklerinin şeffaf bir şekilde yönetim tarafından gerçekleştirilen tüm faaliyetleri sunmasıdır.

Yıllık Faaliyet Raporunun Hazırlanması

Siteler de işletmeler gibi bir yıllık döngüler halinde yürütülmektedir. Söz konusu süre içerisinde seçilen ya da görevlendirilen site yönetiminin görevlerini yerine getirirken uyması gereken bazı kanunun hükümleri ve faaliyet planları bulunmaktadır. Site yönetimlerinin her iki hususa da dikkat ederek görevlerini yerine getirmesi beklenir. Site genel kurulu tarafından onaylanan planların yerine getirilmesinin yanı sıra site yönetiminin doğal sorumluluklarını da yerine getirmesi gerekmektedir. Tüm bu görevlerin olması gerektiği gibi yapıldığının kanıtlanması için de yıllık faaliyet raporları kullanılmaktadır. Bu sebeple de yıllık faaliyet raporları hem site yönetiminin görevini layığı ile yerini kanıtlamakta hem de kat maliklerinin söz konusu yıl içerisinde gerçekleşen faaliyetleri bir özet olarak anlamasını sağlamaktadır.

Faaliyet Raporu Kim Tarafından Hazırlanır?

Yıllık faaliyet raporları site yönetiminin gerçekleştirmiş olduğu görevleri, harcamaları ve gelirleri gösterdiği bir rapor olmaktadır. Bu sebeple de bu raporun belirli süre içerisinde hazırlanması site yöneticisinin ya da site yönetim kurulunun görevi olmaktadır. Her yıl olağan genel kurul toplantısında sunulmak üzere düzenli, eksiksiz ve şeffaf olarak hazırlanması gerekmektedir.

Hazırlama Sürecinde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

Yıllık faaliyet raporu hazırlanırken her daim göz önünde tutulması gereken temel nokta, bu raporun kat maliklerine yönetimin gerçekleştirmiş olduğu eylemleri anlaşılır, yıllık faaliyet raporu, yönetimin gerçekleştirdiği eylemleri kat maliklerine anlaşılır, eksiksiz ve şeffaf bir şekilde sunmalıdır.

• Raporda, bir önceki genel kurulda onaylanan faaliyetlerin ne zaman, nasıl ve hangi şartlarda yerine getirildiği belirtilmelidir.

• Gelirler, genellikle aidatlardan oluşmakla birlikte, sosyal tesislerden veya kiralanabilir alanlardan elde edilen gelirler gibi diğer kaynaklar da ayrıntılı şekilde yer almalıdır.

• Gelirlerin ne zaman elde edildiği ve ne şekilde değerlendirildiği raporda açıklanmalıdır.

• Ödenmeyen veya gecikmiş ödemelerin bulunduğu durumlarda ayrıntılı bir bölüm yer almalıdır.

• Giderlerin, elektrik veya su gibi zorunlu ve düzenli kalemlere ayrılması önemlidir.

• Düzenli giderlerin zamanında ödenmesi veya ödenmemişse sebeplerinin açık bir şekilde belirtilmesi gereklidir.

• Temizlik, bakım ve onarım gibi hizmetlerin içerikleri ve maliyetleri raporda yer almalıdır.

• İyileştirme projeleri varsa, bu projelerin amacı, sonucu ve maliyetleri açıklanmalıdır.

Raporun Hazırlık Aşamasında Kullanılan Veriler

Yıllık faaliyet raporu hazırlanırken temel olarak site yönetiminin elindeki tüm belgelere ihtiyaçları bulunmaktadır. Raporda yer alması gereken genel kurul kararlarının uygulanması aşamasında elde edilen tüm fatura, makbuz ve diğer belgelerden yararlanılması gerekmektedir.

Gelirler kısmında ise sitenin sahip olduğu banka hesaplarından yararlanılabileceği gibi aidat defteri ya da makbuzlardan da yararlanılabilir. Gelirler kısmında kullanılacak belge ve dokumanlar gelir kalemlerine bağlı olarak farklılık gösterecektir.

Giderler kısmının hazırlanmasından ise ödeme makbuzlarının yanı sıra faturalardan ve site defterinden yararlanılabilir. Bunun yanında sitenin banka hesabından çıkış yapan meblağlar da raporda kullanılmak üzere banka şubelerinden temin edilebilir.

Site yönetimi tarafından gerçekleştirilen projelerin raporlanmasında ise giderlere ait fatura ve makbuzların yanı sıra fotoğraflar ve site sakinlerinin projelerle ilgili görüşlerinden yararlanmak mümkün olmaktadır.

Gelir ve Gider Tabloları

Yıllık faaliyet raporlarının temeli gelir ve gider tabloları olmaktadır. Çünkü site sakinleri her ay düzenli olarak ödedikleri aidatların ve diğer gelirlerin ne kadar olduğu, ne şekilde harcandığı ve sitenin kasasında ne kadar kullanıma hazır paranın bulunduğunu bilmek isterler. Bu sebeple de site yönetimleri genel olarak yıllık faaliyet raporlarının iskeletlerini gelir ve gider tabloları üzerine oluştururlar. Site bina aidat programı, aidatların düzenli bir şekilde takip edilmesini sağlar ve gelir-gider tablolarının doğruluğunu artırarak, şeffaf bir raporlama süreci oluşturulmasına yardımcı olur.

Ortak Alan Kullanım ve Bakım Bilgileri

Site yönetiminin önemli görev alanlarından birisi olan sitenin ortak alanlarının bakım, onarım ve temizlikleri faaliyet raporlarında da kendilerine geniş bir alan bulmaktadır. Bu sebeple de raporda ortak alanların günlük ve detaylı temizlikleri ile ilgili bilgilere yer verilmesi tavsiye edilir. Bunun yanında ortak alanların temizlik giderlerinin de bulunması son derece önemlidir.

Diğer bir yandan ortak alanların kullanım trafiğinin yoğun olmasından dolayı sık sık bakılarının ve onarımlarının yapılması gerekmektedir. Bu sebeple de site gelirlerinin önemli bir kısmı bu alanların bakımlarına harcanmaktadır. Hal böyle olunca gelir gider tablosu hazırlanırken ortak alanların bakım ve onarım giderlerine ait başlığın altında birçok farklı kaleme yer verilmektedir.

Yönetim Kurulu Kararlarının Özeti

Site yönetimlerinin asli görevleri kat maliklerinin çıkarlarını koruyarak kat malikleri tarafından alınan karaların yerine getirilmesini sağlamaktır. Bu sebeple de yıllık faaliyet raporlarında yönetim kurulu kararlarının özetlerine de yer verilmesi gerekmektedir. Bu sayede bir yıl önceki olağan genel kurul toplantısında alınan karaların hatırlatılması ve bu kararların yönetim tarafından nasıl uygulanacağına dair alınan kararların uygulanıp uygulanmadığı anlaşılabilir.

Çünkü genel kurullarda alınana karalar her zaman ayrıntı içermez. Kat maliklerinin isteklerinin yerine getirilmesi için daha sonrasında yöneticinin ya da yönetim kurulunun uygulamanın nasıl yapılacağına yönelik kararlar alması gerekmektedir. bu karaların neler olduğu ve nasıl uygulandığının ise şeffaflık ilkesi sebebi ile kat maliklerine bildirilmesi yıllık faaliyet raporu ile gerçekleşebilmektedir.

Raporun Kat Maliklerine Sağladığı Avantajlar

Yıllık faaliyet raporunun Ticaret Kanunu tarafından zorunlu tutulmasının sebebi kat maliklerinin haklarının korunmasını sağlamaktır. Bu rapor sayesinde geçen bir yıl içerisinde site yönetiminin kat maliklerinin çıkarlarına uygun bir şekilde hareket edip etmediği belirlenebilmektedir. Bunun yanında şeffaf bir şekilde hazırlanma zorunluluğunun bulunması kat malikleri tarafından ödenen aidatlarının nasıl kullanıldığının anlaşılmasını sağlayacaktır. Bu sebeple de site yönetimleri tarafından hazırlanan yıllık faaliyet raporları kat maliklerinin yönetimi denetleyebilmesini ve haklarını koruyabilmesini sağlamaktadır.

Genel Kurulda Rapor Onaylanmazsa Ne Olur?

Yıllık faaliyet raporları, site yönetimleri tarafından kat maliklerine bilgi vermek amacı ile sunulmaktadır. Bu sebeple de kat malikleri tarafından onaylanması gereken belgeler içerisinde yer almamaktadır. Ancak raporda uygun görülmeyen yerlerin bulunması halinde gerekli denetimler yapılabilir.