Aidat Yönetimi ve Toplantı Düzenleme İpuçları

Apartman yönetiminin önemli görevleri içerisinde yer alan aidat yönetimi, en sık sorunla karşılaşılan alandır. Yasal sonuçları açısından son derece dikkatli davranılması gereken bir konu olan aidat yönetimi, aynı zamanda apartman düzenin sağlıklı bir şekilde ilerlemesi için de son derece önemlidir.  Bu sebeple de gerek aidat bedellerinin belirlenmesi gerekse de aidat gelirlerinin düzenli olarak takip edilmesi gibi alt başlıklar apartman yönetiminin üzerinde titizlikle durması gereken noktalar içeresinde yer almaktadır.

Apartman yönetiminin önemli görev alanlarından bir diğeri ise toplantıların düzenlenmesidir. Toplantılar apartman sakinlerinin yönetime eşit bir şekilde katılmalarını sağlamanın yolu olmakla birlikte apartman düzeninin sağlanması ve kararların herkese iletilmesini sağlamanın da en kesin yollarından birisidir. Apartman yönetimi sadece toplantıları düzenlemekle görevli değildir. Bunun yanında katılım sayısının maksimum seviyede olmasını sağlamak ve toplantı sırasında tüm apartman sakinlerinin fikirlerini bildirebilecekleri ve ortak çözüm bulunabilmesini sağlayacak ortamın da yaratılması gibi önemli görevleri de bulunmaktadır.

Aidatlar apartmanlarda kullanılan ortak alanların temizlik, bakım ve onarım gibi giderlerin karşılanmasını sağlayan en önemli gelir kalemidir. Apartman sakinlerinden eşit miktarda ve düzenli olarak alınana aidat, apartman aidat yönetmeliğine uygun olarak belirlenmektedir. Bu yönetmelikte yer alan maddelere göre yetkili kişiler tarafından toplanır ve takip edilir.

Aidat Belirleme ve Tahsilat Süreçleri

Aidat belirlenirken temel alınan kıstas apartmanlarda ki ortak alanların temizliklerinin bakımlarının ve onarımlarının toplam maliyetlerdir. Bu maliyetler aylık olarak hesaplanabileceği gibi yıllık olarak da hesaplanabilir. Maliyetlere ek olarak belirlenen dönem içerisinde çıkabilecek sorunlar için ek masrafların da ilave edilmesi gerekmektedir. Bu kalemlerin toplamı apartman yönetimine bütçenin ne kadar olması gerektiğini bildirmektedir. Daha sonrasında toplam sonuç apartmanda bulunan daire sayısına bölünür ve kat maliklerinin ödemesi gereken aidat miktarına erişilir.

Eğer apartmanda bulunan dairelerin özellikleri eşit değilse kat malikinin sahip olduğu alanın metrekaresi ne ya da arsadaki pay oranına göre toplam giderler hesaplanır. Bu sebeple de dairenin metrekaresi daha büyük olan kat malikleri metrekaresi düşük olan kat maliklerine oranla daha az aidat ödemesi söz konusu olmaktadır.

Aidat ödeme yükümlülüğü kat maliklerine aittir. Eğer kiracı söz konusu ise bu durumda aidat ödeme yükümlülüğü kiracıya ait olmaktadır. Ancak kiracı ile ev sahibi arasında yapılan anlaşmada aksi yönde karar alınabilir.

Aidat miktarının apartman sakinlerine yazılı olarak bildirilmesi gerekmektedir. Tahsilat sürecinin düzenli bir şekilde takip edilebilmesi için ise apartman yönetiminin apartman aidat çizelgesinin kullanılması gerekmektedir. Bu çizelge basit bir şekilde Excel programında hazırlanabileceği gibi kalabalık yaşanılan apartmanlarda özel programlar kullanılarak da ödenebilmektedir. Hazırlanan aidat çizelgesi aynı zamanda kat maliklerinin de ödemelerini düzenli olarak takip edebilmeleri ve ödeme günlerini bilmeleri için ortak alanlardan birine asılabilir.

Aidatlar çeşitli yöntemler ile toplanabilir. Yaygın uygulamada apartman yönetimi tarafından açılmış olan banka hesaplarına ödeme yapılmaktadır. Ancak kat maliki sayısının az olduğu apartmanlarda aidat toplama elden ödeme ile de yapılabilmektedir. Apartman yönetiminin aldığı her aidat için karşılığında kopyası yönetimde kalacak aidat makbuzunu ödeme yapan kat malikine vermek zorundadır.

Gecikme ve Cezai İşlemler

Kat maliklerinin ödemekle yükümlü olduğu aidatları ödememeleri durumunda apartman yönetimi tarafından icra takibi başlatılabileceği gibi dava da açılabilir. Bunun yanında intifa sahiplerinin de dava açma ve icra takibi başlatma yetkisi bulunmaktadır.

Kat mülkiyeti kanununa göre ödenmeyen aidatlar aylık %5 gecikme zammı ile tahsil edilmektedir. İcra takibinin başlatılması halinde ilamsız icra takibine apartman yönetiminin kararı eklenebilir.

Aidatlarını ödememe konusunda direten kat maliklerinin ilgili kanunun 25. Maddesinde yer alan hükme göre diğer kat maliklerinin hakları ihlal etmesi ve diğer kat malikleri açısında çekilmez hale gelmesi durumunda o kat malikinin müstakil bölümünün üzerindeki mülkiyet hakkının kendilerine devredilmesi de isteyebilirler. Aidat ödemesinin zaman aşımı 5 yıl olmaktadır.

Kiracının aidat borcunu ödememesi durumunda ise kira sözleşmesinin feshedilmesi mümkündür. Kiracının aidat gibi yan giderleri ödememesi durumunda yazılı bildirim yapılmasından itibaren en az 30 günlük süre verilmektedir. Ev sahibinin kiracıyı tahliye edebilmesi için ise mülk sahibinin aidat borçlarını ödemesi gerekmektedir.

Aidat Gelirlerinin Takibi

Apartman gelirlerinin ana kalemleri genellikle kat maliklerinden toplanan aidatlardır. Bu sebeple de apartmanların temizliği, ortak alanların bakım ve onarımlarının yanı sıra beklenmeyen durumlarda yeterli bütçenin bulunması gibi durumların karşılanması için aidatların düzenli bir şekilde toplanması ve takip edilmesi gerekmektedir. Bunun için apartman muhasebesinin tutulması yasal yükümlülüktür.

Aidat gelirlerinin düzenli bir şekilde takip edilebilmesinin en verimli yolu banka hesabına aidat ödemelerinin yapılmasıdır. Eğer ödemeler elden yapılıyor ise o zaman apartman yönetiminin aidat ödeme makbuzunu kat malikine vermesi gerekir.

Aidatların toplanma yöntemi ne olursa olsun apartman muhasebesinin tutulması esastır. Aidatların takibinde ise basit çizelgeler kullanılabileceği gibi kat maliki sayısı fazla olan apartmanlarda çeşitli sistemlerin kullanılması daha verimli olmaktadır.

Çizelge kullanılan apartman yönetimlerinde, çizelgelerinde kat maliklerinin ödemesi gereken aidat miktarlarının, ödeme zamanının ve ödeme yapılıp yapılmadığının yer alması gerekmektedir. Bu çizelge apartman yönetim muhasebesinde tutulmalı ve bir örneğinin tüm kat maliklerinin görebileceği bir yere asılmalıdır.

Sistem kullanana apartman yönetiminin ise ilgili çizelgenin görünür bir yere asmasının yanı sıra çeşitli uygulamalar ya da SMS bildirimleri ile kat maliklerini bilgilendirme şansı bulunmaktadır.

Bütçe Planlaması

Kanunda işletme projesi olarak adlandırılan apartman bütçeleri 1 yıl baz alınarak hesaplanmaktadır. Bütçede apartmanın 1 yıllık olarak tahmini gelir ve giderleri yer almaktadır.

Bütçe planlaması apartman yönetimi olarak da adlandırılan kat malikleri kurulunca hazırlanması gerekmektedir. Bütçe içerisinde özellikle yer alması gereken kalemler içerisinde şunlar yer almaktadır.

• Apartmanın bir yıllık tahmini gelir ve gideri

• Tüm giderler hesaplandıktan sonra kat maliklerini payına düşen ödemeler

• Tüm giderlerin hesaplanmasından sonra kat maliklerinin ödemesi gereken avans tutarı

Bu bilgilerin dışında apartman için önemli olan diğer giderlere de yer verilebilmektedir. Bütçenin ayrıntılı bir şekilde raporlanması gerekir. Bütçe hazırlanırken öngörülemeyen harcamalar için yeterince kaynak ayrıldığından emin olunması gerekmektedir. Aksi halde bir sonraki yılda kat malikleri borçlu durumda kalacaktır.

Bütçe hazırlanırken öngörülen giderlerin somut esaslara dayanması son derece önemlidir. Bu sebeple de enflasyonun yanı sıra çalışan ödemelerindeki artış gibi noktaların da göz önüne alınması gerekmektedir.

Apartman yönetiminin bu konuda deneyimsiz olması durumunda ise bütçe hazırlamaya yardımcı olabilecek kalemler içerisinde şunlar yer almaktadır.

• Personel giderleri

• Denetim ve yönetim kurulunun alacakları ücret giderleri

• Özel güvenlik giderleri

• Ortak alan enerji giderleri

• Temizlik malzemesi giderleri

• Periyodik bakım giderleri

• Çevre düzenleme giderleri

• Havuz bakım ve kimyasal giderleri

• İşletme giderleri

• Ortak alan ilaçlama giderleri

Harcamaların Şeffaflığı

Apartman yönetimi tüm süreci şeffaf bir şekilde devam ettirmelidir. Ancak bu süreç içerisinde özellikle dikkat edilmesi gereken nokta apartman adına yapılan tüm harcamaların şeffaf, doğru ve düzenli bir şekilde tüm kat maliklerine bildirilmesidir. Kat maliklerinin gerekli görmesi halinde ise istedikleri zaman yapılan harcamalar konusunda gerekli bilgi ve belgelere ulaşabilmesi önemlidir.

Toplantı Düzenleme İpuçları

Apartmanlarda yaşayan kat maliklerinin yılda en az 1 kez toplanma ve apartmanın yönetimi hakkında çeşitli kararlar alma yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu toplantıları varsa apartman yönetiminin hazırlaması ve duyurması gerekmektedir.

Toplantı Hazırlığı ve Duyurular

Kat malikleri kurulunun yılda 1 defadan az olmama kaydı ile toplanmaları gerekmektedir. Toplanma zamanı daha önceki toplantıda yazılı bir şekilde belirtilmişse belirtilen tarihte yapılmalıdır. Belirtilmediği durumlarda ise ocak ayı içerisinde yapılmalıdır.

Önemli bir durumun meydana gelmesi halinde ise kat maliklerinin üçte birinin ya da apartman yönetiminin istenilen tarihten en az 15 gün önce olmak şartı ile toplantı yapılması mümkündür. Ancak bu toplantıların yapılabilmesi için istemde bulunana kat maliklerinin imzaladığı mektup ya da çağrı ile yapılması gerekmektedir. Bu bildirimlerde toplantının amacına da yer verilmesi gerekir.

İlk kat malikleri kurulu toplantısının yapılması için çağrıda bulunurken, yeterli sayıya ulaşılmaması halinde ikinci toplantının hangi tarihte düzenleneceği ile ilgili bilgiye de yer verilmesi gerekir. İkinci toplantının yapılma zorunluluğunun bulunması halinde iki toplantı tarihi arasında en az 7 günlük sürenin bulunması gerekmektedir.

İlk toplantının yapılabilmesi için kat malikleri sayısının ve arsa payı bakımından yarıdan fazlasının katılım sağlaması gerekmektedir. Bu toplantıda kararlar oy çokluğu ile alınmaktadır. Yeterli sayının toplantıya katılmaması halinde ikinci toplantının en az 15 gün sonra düzenlenmesi gerekmektedir. İkinci toplantıda katılım sayısı şartı bulunmamakla birlikte kararın alınması için katılanların salt çoğunluğunun olumlu oy vermeleri yeterli olmaktadır.

Etkili Gündem Oluşturma

Toplantının gündemi toplantı çağrısında yer almalıdır. Çağrıda yer alabilecek gündem maddeleri içerisinde şunlar yer almaktadır.

• Açılış

• Yoklama

• Divan başkanının ve üyelerinin seçilmesi

• Başkana imza yetkisinin verilmesi

• Gündemin okunması

• Yönetici faaliyet raporunun okunması

• Denetçi raporunun okunması

• Hesapların görüşülmesi

• Yeni yönetici ve denetçilerin seçilmesi

• Dilekler

• Kapanış

Bu gündem genel başlıkları olmaktadır. Kat malikleri açısından etkili olması için ise bu başlıkların altının doldurulması son derece önemlidir. Bunun için gündem maddeleri içerisinde özellikle aşağıdaki noktalara yer verilmesi önerilmektedir.

• Finansal raporlar ve bütçe

• Ortak alanların bakımı ve temizliği

• Yeni projeler

• İyileştirmeler

• Güvenlik konuları

Toplantı Yönetimi

Apartman kurulu toplantılarının nasıl yapılması gerektiği kanunda belirtilmektedir. Genel olarak bu toplantılarda dikkat edilmesi gereken ilk nokta yapılan toplantının kayıtlarının tutulmasıdır. Bu sebeple de öncelikle yazmanın seçilmesi gerekir. Daha sonrasında toplantıda görüşülen tüm konular ve alınana kararların kayıt altına alınması gerekir.

Toplantı sırasında tüm kat maliklerin katılımının sağlanması da önemli bir diğer noktadır. Toplantı sırasında herhangi bir çatışmanın önlenmesi ve alınan kararların herkes için aydınlatıcı olması için ise etkili iletişimin sağlanması gerekmektedir.

Toplantı sırasında apartmanı ilgilendiren kararlar oylamaya sunulmalıdır. Demokratik bir ortamın gereği olarak kararların oy çokluğu ile alınması gerekir. Daha sonrasında alınan kararların kayda geçirilmesi ve sonrasında toplantıya katılmayan kat maliklerinin de bilgilendirilmesi için çeşitli çalışmaların yapılması gerekmektedir.

Toplantı Tutanağı ve Kararların Kaydedilmesi

Toplantı sırasında alınan tüm kararların mevzuata uygun bir şekilde kayıtlarını tutulması gerekmektedir. Bu sayede daha sonrasında alınan kararların uygulanması takip ve kontrol edilebilir. Bunun yanında kat maliklerinin de yeterli bilgi alması sağlanmaktadır. Toplantının tutanağının bulunması ve kararların kaydedilmesi ise apartman yönetiminin şeffaflığının ve hesap verebilirliğinin artmasını sağlamaktadır. Ayrıca yanlış anlaşılmaların da önüne geçmek için en verimli yollardan birisidir.

Katılım ve Geri Bildirim Yönetimi

Apartman kurulu toplantılarına katılım ne kadar yüksek olursa alınana kararların uygulanması da daha verimli olacaktır. Bu sebeple de katılımın arttırılmasına yönelik çalışmaların yapılması gerekir.

Toplantı sonrasında ise toplantıya katılmayan kat maliklerinin de bilgilendirilmesi açısından geri bildirimin yapılması gerekir. bu sayede apartman sakinlerinin memnuniyeti artarken aynı zamanda sorunların çözülmesi de kolaylaşmaktadır.

Dijital Araçların Kullanımı

Hayatımızın diğer tüm alanlarında olduğu gibi apartman yönetiminde de dijital araçların kullanılması yönetimin çok daha etkin bir şekilde sürdürülmesini sağlamaktadır. Gerek iletişim açısından gerekse de kayıtların tutulması açısında dijital araçların etkili bir şekilde kullanılması hem kat malikleri hem de apartman yönetimi açısından büyük avantaj sağlamaktadır.

Online Toplantı ve Anketler

Günümüzün meşkul dünyasında birçok sorunun çözümünde online görüşmeler kullanılmaktadır. Bu sistem apartman konularını ilgilendiren durumlarda da verimli bir şekilde kullanılabilir. Online toplantılara istenilen yerden katılınabilmesi sayesinde toplantılara katılım oranının artması söz konusu olurken aynı zamanda alınan kararlarda daha fazla katılım olması da sağlanmaktadır.

Online ya da basılı olarak yapılan anketler ise apartman yönetiminin güçlendiren bir diğer yöntem olmaktadır. Öncelikli tercih olarak online anketler olmak üzere basılı anketler de bazı kararların alınması aşamasında kat maliklerinin fikirlerini açık ve düzenli bir şekilde beyan etmesinin en etkili yolları arasında yer almaktadır. Apartman yönetimi anketler sayesinde karar aşamasında daha kabul edilebilir ve her kat malikinin çıkarına daha uygun olabilecek sonuçlar elde edebilir.

Dijital Aidat Takip Sistemleri

Dijital aidat takip programı kullanarak, apartman adına açılan banka hesapları ile entegre edilebilen bu araçlar sayesinde hem yönetim hem de kat malikleri aidat ödemeleri düzenli olarak takip edebilmektedir. Bunun yanında kat maliklerine aidat hatırlatmalarının yapılmasını sağlayan bu araçlar, apartman yönetimi için muhasebenin eksiksiz ve doğru bir şekilde tutulmasında da yardımcı olmaktadır.