Apartman yönetiminin önemli görevleri içerisinde yer alan aidat yönetimi, en sık sorunla karşılaşılan alandır. Yasal sonuçları açısından son derece dikkatli davranılması gereken bir konu olan aidat yönetimi, aynı zamanda apartman düzenin sağlıklı bir şekilde ilerlemesi için de son derece önemlidir. Bu sebeple de gerek aidat bedellerinin belirlenmesi gerekse de aidat gelirlerinin düzenli olarak takip edilmesi gibi alt başlıklar apartman yönetiminin üzerinde titizlikle durması gereken noktalar içeresinde yer almaktadır.
Apartman yönetiminin önemli görev alanlarından bir diğeri ise toplantıların düzenlenmesidir. Toplantılar apartman sakinlerinin yönetime eşit bir şekilde katılmalarını sağlamanın yolu olmakla birlikte apartman düzeninin sağlanması ve kararların herkese iletilmesini sağlamanın da en kesin yollarından birisidir. Apartman yönetimi sadece toplantıları düzenlemekle görevli değildir. Bunun yanında katılım sayısının maksimum seviyede olmasını sağlamak ve toplantı sırasında tüm apartman sakinlerinin fikirlerini bildirebilecekleri ve ortak çözüm bulunabilmesini sağlayacak ortamın da yaratılması gibi önemli görevleri de bulunmaktadır.
Aidatlar apartmanlarda kullanılan ortak alanların temizlik, bakım ve onarım gibi giderlerin karşılanmasını sağlayan en önemli gelir kalemidir. Apartman sakinlerinden eşit miktarda ve düzenli olarak alınana aidat, apartman aidat yönetmeliğine uygun olarak belirlenmektedir. Bu yönetmelikte yer alan maddelere göre yetkili kişiler tarafından toplanır ve takip edilir.
Aidat Belirleme ve Tahsilat Süreçleri
Aidat belirlenirken temel alınan kıstas apartmanlarda ki ortak alanların temizliklerinin bakımlarının ve onarımlarının toplam maliyetlerdir. Bu maliyetler aylık olarak hesaplanabileceği gibi yıllık olarak da hesaplanabilir. Maliyetlere ek olarak belirlenen dönem içerisinde çıkabilecek sorunlar için ek masrafların da ilave edilmesi gerekmektedir. Bu kalemlerin toplamı apartman yönetimine bütçenin ne kadar olması gerektiğini bildirmektedir. Daha sonrasında toplam sonuç apartmanda bulunan daire sayısına bölünür ve kat maliklerinin ödemesi gereken aidat miktarına erişilir.
Eğer apartmanda bulunan dairelerin özellikleri eşit değilse kat malikinin sahip olduğu alanın metrekaresi ne ya da arsadaki pay oranına göre toplam giderler hesaplanır. Bu sebeple de dairenin metrekaresi daha büyük olan kat malikleri metrekaresi düşük olan kat maliklerine oranla daha az aidat ödemesi söz konusu olmaktadır.
Aidat ödeme yükümlülüğü kat maliklerine aittir. Eğer kiracı söz konusu ise bu durumda aidat ödeme yükümlülüğü kiracıya ait olmaktadır. Ancak kiracı ile ev sahibi arasında yapılan anlaşmada aksi yönde karar alınabilir.
Aidat miktarının apartman sakinlerine yazılı olarak bildirilmesi gerekmektedir. Tahsilat sürecinin düzenli bir şekilde takip edilebilmesi için ise apartman yönetiminin apartman aidat çizelgesinin kullanılması gerekmektedir. Bu çizelge basit bir şekilde Excel programında hazırlanabileceği gibi kalabalık yaşanılan apartmanlarda özel programlar kullanılarak da ödenebilmektedir. Hazırlanan aidat çizelgesi aynı zamanda kat maliklerinin de ödemelerini düzenli olarak takip edebilmeleri ve ödeme günlerini bilmeleri için ortak alanlardan birine asılabilir.
Aidatlar çeşitli yöntemler ile toplanabilir. Yaygın uygulamada apartman yönetimi tarafından açılmış olan banka hesaplarına ödeme yapılmaktadır. Ancak kat maliki sayısının az olduğu apartmanlarda aidat toplama elden ödeme ile de yapılabilmektedir. Apartman yönetiminin aldığı her aidat için karşılığında kopyası yönetimde kalacak aidat makbuzunu ödeme yapan kat malikine vermek zorundadır.
Gecikme ve Cezai İşlemler
Kat maliklerinin ödemekle yükümlü olduğu aidatları ödememeleri durumunda apartman yönetimi tarafından icra takibi başlatılabileceği gibi dava da açılabilir. Bunun yanında intifa sahiplerinin de dava açma ve icra takibi başlatma yetkisi bulunmaktadır.
Kat mülkiyeti kanununa göre ödenmeyen aidatlar aylık %5 gecikme zammı ile tahsil edilmektedir. İcra takibinin başlatılması halinde ilamsız icra takibine apartman yönetiminin kararı eklenebilir.
Aidatlarını ödememe konusunda direten kat maliklerinin ilgili kanunun 25. Maddesinde yer alan hükme göre diğer kat maliklerinin hakları ihlal etmesi ve diğer kat malikleri açısında çekilmez hale gelmesi durumunda o kat malikinin müstakil bölümünün üzerindeki mülkiyet hakkının kendilerine devredilmesi de isteyebilirler. Aidat ödemesinin zaman aşımı 5 yıl olmaktadır.
Kiracının aidat borcunu ödememesi durumunda ise kira sözleşmesinin feshedilmesi mümkündür. Kiracının aidat gibi yan giderleri ödememesi durumunda yazılı bildirim yapılmasından itibaren en az 30 günlük süre verilmektedir. Ev sahibinin kiracıyı tahliye edebilmesi için ise mülk sahibinin aidat borçlarını ödemesi gerekmektedir.
Aidat Tahsilatında İletişim Stratejileri
Apartman ve sitelerin giderlerinin karşılanabilmesi için ana gelir kalemi kat maliklerinden düzenli aralıklar ile toplanan aidatlar olmaktadır. Bu sebeple de aidatların düzenli olarak toplanmasının sağlanması yönetimin üzerinde durması gereken en önemli konulardan birisidir. Aidatların düzenli olarak tahsil edilebilmesi için ise stratejilerin oluşturulması yönetimin işini kolaylaştıracaktır. Aidat tahsilatlarının düzenli olarak yapılmasını sağlamak için uygulanabilecek en verimli stratejinin adımları ise şunlardır.
Genel amaçların belirlenmesi
Öncelikli olarak aidat tahsilatı ile ilgili hedeflerin belirlenmesi gerekmektedir. Bu hedeflerin gerçekçi tutulması ise önemlidir. Örneğin aidat ödemeyenlerin sayısının %5 azaltılması ya da aidatların %90’nın toplanması gibi yıllık uygulanabilir hedefin belirlenmesi gerekmektedir.
Tahsilat hedeflerinin oluşturulması
Genel amacın belirlenmesinden sonra bu amaçların desteklenmesini sağlayacak hedeflerin oluşturulması gerekmektedir. Bunun için de hedeflere nasıl ulaşılabilir sorusunun cevabı aranabilir. Bu hedeflere ulaşmada kat maliklerini otomatik ödemeye yönlenmesi sağlanabilir ya da düzenli ödeme için farklı stratejiler geliştirilebilir.
Tahsilat stratejisinin belirlenmesi
Aidatların düzenli olarak tahsil etme hedeflerinin belirlenmesinden sonra hedeflere ulaşmak için planlamaların yapılması gerekmektedir. Planların adımlar halinde planlanması uygulamanın kolaylaşmasını sağlamasının yanı sıra her adımın ne zaman gerçekleşeceğini belirlemek ve kontrol etmek daha kolay ve verimli olacaktır. Sıklıkla kullanılan stratejilerin içerisinde ise şunlar yer almaktadır.
Vadesi belli bir süre geçen kat maliklerini daha sık aramak
En çok aidat borcu olan kat maliklerini daha sık aramak
Vadesi geçen aidatların toplanması için bir kısmının telefonla toplanması
Tahsilat aktivitelerinin oluşturulması
Bu aşama esas alınacak fonksiyonları içermektedir. Hedeflere ulaşmak için günlük operasyonel planların yapılması gerekmedir. Bu sebeple de vadesi geçmiş aidatların toplanmasında nasıl bir yol izleneceği belirlenir. Bunların içerisinde kat malikinin kaç kere aranacağı ya da mesaj gönderileceği gibi operasyonel uygulamaların planlanması gerekmektedir.
Ölçme ve değerlendirme
Stratejilerin değerlendirmelerinin yapılması başarının saptanabilmesi açısından son derece önemlidir. Bu sebeple de geçmiş ile kıyaslamanın yapılması gerekmektedir. Bu değerlendirmede üzerinde durulması gereken temel nokta tahsilat yüzdesi ya da miktarının ne kadar arttığıdır.
Kriz Durumlarında Aidat Ödemelerini Teşvik Etme Yöntemleri
Apartman ve sitelerde oluşan ani ve yüksek maliyetli giderlerin karşılanması son derece zorlu olabilmektedir. Genellikle bu durumlara hazırlıklı olunmadığı için kat maliklerinden ekstra aidat toplanması gerekebilir. Bazı durumlarda ise kat maliklerinin düzenli aidat ödemesi yapmaması kriz anlarında yeterli bütçeye sahip olmamaya neden olmaktadır. Bunun önlenmesi için öncelikle yönetimin alması gereken iki önlem bulunmaktadır. Bunlardan ilki bütçe hazırlanırken kötü gün akçesinin ayrılmasıdır. Yönetimin yapması gereken bir diğer şey ise apartman sigortasıdır. Her ikisinin uygulanmasına rağmen krizin çözülmesi mümkün olmayabilir. Bu durumda yapılabileceklerin içerisinde şunlar yer almaktadır.
Kat maliklerinin olağanüstü genel kurul toplantısına çağrılarak durumun anlatılması ve ödemelerin o anda istenmesi
Kat malikleri ile birebir görüşme gerçekleştirilerek ödemelerin hızlanmasının sağlanması
Kat malikleri ile telefon görüşmesi yapılması ve kriz durumunun açıklanması
Apartmanların görülen yerlerine gerekli duyuruların asılması
Kat maliklerinin bulunduğu sosyal medya gruplarına gerekli bildirimlerinin yapılması
Aidat Gelirlerinin Takibi
Apartman gelirlerinin ana kalemleri genellikle kat maliklerinden toplanan aidatlardır. Bu sebeple de apartmanların temizliği, ortak alanların bakım ve onarımlarının yanı sıra beklenmeyen durumlarda yeterli bütçenin bulunması gibi durumların karşılanması için aidatların düzenli bir şekilde toplanması ve takip edilmesi gerekmektedir. Bunun için apartman muhasebesinin tutulması yasal yükümlülüktür.
Aidat gelirlerinin düzenli bir şekilde takip edilebilmesinin en verimli yolu banka hesabına aidat ödemelerinin yapılmasıdır. Eğer ödemeler elden yapılıyor ise o zaman apartman yönetiminin aidat ödeme makbuzunu kat malikine vermesi gerekir.
Aidatların toplanma yöntemi ne olursa olsun apartman muhasebesinin tutulması esastır. Aidatların takibinde ise basit çizelgeler kullanılabileceği gibi kat maliki sayısı fazla olan apartmanlarda çeşitli sistemlerin kullanılması daha verimli olmaktadır.
Çizelge kullanılan apartman yönetimlerinde, çizelgelerinde kat maliklerinin ödemesi gereken aidat miktarlarının, ödeme zamanının ve ödeme yapılıp yapılmadığının yer alması gerekmektedir. Bu çizelge apartman yönetim muhasebesinde tutulmalı ve bir örneğinin tüm kat maliklerinin görebileceği bir yere asılmalıdır.
Sistem kullanana apartman yönetiminin ise ilgili çizelgenin görünür bir yere asmasının yanı sıra çeşitli uygulamalar ya da SMS bildirimleri ile kat maliklerini bilgilendirme şansı bulunmaktadır.
Bütçe Planlaması
Kanunda işletme projesi olarak adlandırılan apartman bütçeleri 1 yıl baz alınarak hesaplanmaktadır. Bütçede apartmanın 1 yıllık olarak tahmini gelir ve giderleri yer almaktadır.
Bütçe planlaması apartman yönetimi olarak da adlandırılan kat malikleri kurulunca hazırlanması gerekmektedir. Bütçe içerisinde özellikle yer alması gereken kalemler içerisinde şunlar yer almaktadır.
Apartmanın bir yıllık tahmini gelir ve gideri
Tüm giderler hesaplandıktan sonra kat maliklerini payına düşen ödemeler
Tüm giderlerin hesaplanmasından sonra kat maliklerinin ödemesi gereken avans tutarı
Bu bilgilerin dışında apartman için önemli olan diğer giderlere de yer verilebilmektedir. Bütçenin ayrıntılı bir şekilde raporlanması gerekir. Bütçe hazırlanırken öngörülemeyen harcamalar için yeterince kaynak ayrıldığından emin olunması gerekmektedir. Aksi halde bir sonraki yılda kat malikleri borçlu durumda kalacaktır.
Bütçe hazırlanırken öngörülen giderlerin somut esaslara dayanması son derece önemlidir. Bu sebeple de enflasyonun yanı sıra çalışan ödemelerindeki artış gibi noktaların da göz önüne alınması gerekmektedir.
Apartman yönetiminin bu konuda deneyimsiz olması durumunda ise bütçe hazırlamaya yardımcı olabilecek kalemler içerisinde şunlar yer almaktadır.
Personel giderleri
Denetim ve yönetim kurulunun alacakları ücret giderleri
Özel güvenlik giderleri
Ortak alan enerji giderleri
Temizlik malzemesi giderleri
Periyodik bakım giderleri
Çevre düzenleme giderleri
Havuz bakım ve kimyasal giderleri
İşletme giderleri
Ortak alan ilaçlama giderleri
Harcamaların Şeffaflığı
Apartman yönetimi tüm süreci şeffaf bir şekilde devam ettirmelidir. Ancak bu süreç içerisinde özellikle dikkat edilmesi gereken nokta apartman adına yapılan tüm harcamaların şeffaf, doğru ve düzenli bir şekilde tüm kat maliklerine bildirilmesidir. Kat maliklerinin gerekli görmesi halinde ise istedikleri zaman yapılan harcamalar konusunda gerekli bilgi ve belgelere ulaşabilmesi önemlidir.
Toplantı Düzenleme İpuçları
Apartmanlarda yaşayan kat maliklerinin yılda en az 1 kez toplanma ve apartmanın yönetimi hakkında çeşitli kararlar alma yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu toplantıları varsa apartman yönetiminin hazırlaması ve duyurması gerekmektedir.
Toplantı Hazırlığı ve Duyurular
Kat malikleri kurulunun yılda 1 defadan az olmama kaydı ile toplanmaları gerekmektedir. Toplanma zamanı daha önceki toplantıda yazılı bir şekilde belirtilmişse belirtilen tarihte yapılmalıdır. Belirtilmediği durumlarda ise ocak ayı içerisinde yapılmalıdır.
Önemli bir durumun meydana gelmesi halinde ise kat maliklerinin üçte birinin ya da apartman yönetiminin istenilen tarihten en az 15 gün önce olmak şartı ile toplantı yapılması mümkündür. Ancak bu toplantıların yapılabilmesi için istemde bulunana kat maliklerinin imzaladığı mektup ya da çağrı ile yapılması gerekmektedir. Bu bildirimlerde toplantının amacına da yer verilmesi gerekir.
İlk kat malikleri kurulu toplantısının yapılması için çağrıda bulunurken, yeterli sayıya ulaşılmaması halinde ikinci toplantının hangi tarihte düzenleneceği ile ilgili bilgiye de yer verilmesi gerekir. İkinci toplantının yapılma zorunluluğunun bulunması halinde iki toplantı tarihi arasında en az 7 günlük sürenin bulunması gerekmektedir.
İlk toplantının yapılabilmesi için kat malikleri sayısının ve arsa payı bakımından yarıdan fazlasının katılım sağlaması gerekmektedir. Bu toplantıda kararlar oy çokluğu ile alınmaktadır. Yeterli sayının toplantıya katılmaması halinde ikinci toplantının en az 15 gün sonra düzenlenmesi gerekmektedir. İkinci toplantıda katılım sayısı şartı bulunmamakla birlikte kararın alınması için katılanların salt çoğunluğunun olumlu oy vermeleri yeterli olmaktadır.
Etkili Gündem Oluşturma
Toplantının gündemi toplantı çağrısında yer almalıdır. Çağrıda yer alabilecek gündem maddeleri içerisinde şunlar yer almaktadır.
Açılış
Yoklama
Divan başkanının ve üyelerinin seçilmesi
Başkana imza yetkisinin verilmesi
Gündemin okunması
Yönetici faaliyet raporunun okunması
Denetçi raporunun okunması
Hesapların görüşülmesi
Yeni yönetici ve denetçilerin seçilmesi
Dilekler
Kapanış
Bu gündem genel başlıkları olmaktadır. Kat malikleri açısından etkili olması için ise bu başlıkların altının doldurulması son derece önemlidir. Bunun için gündem maddeleri içerisinde özellikle aşağıdaki noktalara yer verilmesi önerilmektedir.
Finansal raporlar ve bütçe
Ortak alanların bakımı ve temizliği
Yeni projeler
İyileştirmeler
Güvenlik konuları
Toplantı Yönetimi
Apartman kurulu toplantılarının nasıl yapılması gerektiği kanunda belirtilmektedir. Genel olarak bu toplantılarda dikkat edilmesi gereken ilk nokta yapılan toplantının kayıtlarının tutulmasıdır. Bu sebeple de öncelikle yazmanın seçilmesi gerekir. Daha sonrasında toplantıda görüşülen tüm konular ve alınana kararların kayıt altına alınması gerekir.
Toplantı sırasında tüm kat maliklerin katılımının sağlanması da önemli bir diğer noktadır. Toplantı sırasında herhangi bir çatışmanın önlenmesi ve alınan kararların herkes için aydınlatıcı olması için ise etkili iletişimin sağlanması gerekmektedir.
Toplantı sırasında apartmanı ilgilendiren kararlar oylamaya sunulmalıdır. Demokratik bir ortamın gereği olarak kararların oy çokluğu ile alınması gerekir. Daha sonrasında alınan kararların kayda geçirilmesi ve sonrasında toplantıya katılmayan kat maliklerinin de bilgilendirilmesi için çeşitli çalışmaların yapılması gerekmektedir.
Toplantı Tutanağı ve Kararların Kaydedilmesi
Toplantı sırasında alınan tüm kararların mevzuata uygun bir şekilde kayıtlarını tutulması gerekmektedir. Bu sayede daha sonrasında alınan kararların uygulanması takip ve kontrol edilebilir. Bunun yanında kat maliklerinin de yeterli bilgi alması sağlanmaktadır. Toplantının tutanağının bulunması ve kararların kaydedilmesi ise apartman yönetiminin şeffaflığının ve hesap verebilirliğinin artmasını sağlamaktadır. Ayrıca yanlış anlaşılmaların da önüne geçmek için en verimli yollardan birisidir.
Katılım ve Geri Bildirim Yönetimi
Apartman kurulu toplantılarına katılım ne kadar yüksek olursa alınana kararların uygulanması da daha verimli olacaktır. Bu sebeple de katılımın arttırılmasına yönelik çalışmaların yapılması gerekir.
Toplantı sonrasında ise toplantıya katılmayan kat maliklerinin de bilgilendirilmesi açısından geri bildirimin yapılması gerekir. bu sayede apartman sakinlerinin memnuniyeti artarken aynı zamanda sorunların çözülmesi de kolaylaşmaktadır.
Dijital Araçların Kullanımı
Hayatımızın diğer tüm alanlarında olduğu gibi apartman yönetiminde de dijital araçların kullanılması yönetimin çok daha etkin bir şekilde sürdürülmesini sağlamaktadır. Gerek iletişim açısından gerekse de kayıtların tutulması açısında dijital araçların etkili bir şekilde kullanılması hem kat malikleri hem de apartman yönetimi açısından büyük avantaj sağlamaktadır.
Online Toplantı ve Anketler
Günümüzün meşkul dünyasında birçok sorunun çözümünde online görüşmeler kullanılmaktadır. Bu sistem apartman konularını ilgilendiren durumlarda da verimli bir şekilde kullanılabilir. Online toplantılara istenilen yerden katılınabilmesi sayesinde toplantılara katılım oranının artması söz konusu olurken aynı zamanda alınan kararlarda daha fazla katılım olması da sağlanmaktadır.
Online ya da basılı olarak yapılan anketler ise apartman yönetiminin güçlendiren bir diğer yöntem olmaktadır. Öncelikli tercih olarak online anketler olmak üzere basılı anketler de bazı kararların alınması aşamasında kat maliklerinin fikirlerini açık ve düzenli bir şekilde beyan etmesinin en etkili yolları arasında yer almaktadır. Apartman yönetimi anketler sayesinde karar aşamasında daha kabul edilebilir ve her kat malikinin çıkarına daha uygun olabilecek sonuçlar elde edebilir.
Dijital Aidat Takip Sistemleri
Dijital aidat takip programı kullanarak, apartman adına açılan banka hesapları ile entegre edilebilen bu araçlar sayesinde hem yönetim hem de kat malikleri aidat ödemeleri düzenli olarak takip edebilmektedir. Bunun yanında kat maliklerine aidat hatırlatmalarının yapılmasını sağlayan bu araçlar, apartman yönetimi için muhasebenin eksiksiz ve doğru bir şekilde tutulmasında da yardımcı olmaktadır.
Toplantı Verimliliğini Artıran Teknikler
Genel kurul toplantılarının verimli geçmesi apartman ya da siteleri ilgilendiren fikirlerin daha iyi anlaşılmasını sağlarken aynı zamanda kat maliklerinin de kendilerini eksiksiz bir şekilde açıklamasına imkan sunacaktır. Bu toplantıların verimli geçebilmesi için uygulanabilecek stratejiler içerisinde ise şunlar yer almaktadır.
Toplantının ana çerçevesinin belirlenmesi
Öncelikle kat maliklerinin toplantıya hangi amaçla çağrıldığının belirlenmesi gerekmektedir. Toplantı amacının kesin olarak belirlenmesi ve çağrı aşamasında bunun kat maliklerine bildirilmesi sayesinde kat maliklerinin de toplantının amaçları ile ilgili fikir ve düşüncelerini düzenleme imkanı sunmaktadır.
Toplantıya başlarken genel bir özet yapılmalı
Toplantının hemen başlangıcında yönetim ya da toplantının düzenlenmesini isteyen kişi toplantının amacı ile ilgili genel bir özet yapması gerekmektedir. Kat maliklerini toplantının konularının genel hatları ile çizilmesi amacın anlaşılmasını kolaylaştıracaktır.
Toplantıda zaman yönetimi
Genel kurul toplantılarının önceden planlanması zaman konusunda fayda sağlayacaktır. Çünkü spontane bir şekilde ilerlemek konunun dağılmasına neden olacağı gibi toplantının çok uzun sürmesine de neden olabilmektedir. Bunun yerine zaman çizelgesinin oluşturulması ve hangi konuya ne kadar zaman ayrılacağının önceden belirlenmesi toplantının çok fazla dağılmadan hedefler doğrultusunda ilerlemesine yardımcı olacaktır.
Toplantı konularının dışına çıkılmamalı
Daha öncesinde de belirtilen toplantı konularının dışındaki konuların gündeme gelmemesine dikkat edilmesi gerekmektedir. Aksi halde toplantı amacından sapabilir. Kat maliklerinin toplantı nedeninin dışında konuşmak istediği konuları ise toplantının sonuna bırakılması hem kat maliklerinin problemlerine değinilmesini sağlar hem de toplantı hedeflendiği gibi tamamlanmış olur.
Uygun toplantı ortamının oluşturulması
Genel kurul toplantılarında katılanların konsantrasyonlarının bozulmaması uygun toplantı ortamının oluşturulması gerekmektedir. Bunun için öncelikle katılımcı sayısına yetecek kadar alana sahip olan bir mekânın belirlenmesi gerekmektedir. Ayrıca katılımcıların dikkatlerinin dağılmayacağı sessiz bir ortam da tercih edilmelidir.
Yüksek etkileşimli toplantı ortamının oluşturulması
Toplantılarda dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta ise tüm katılımcıların etkileşimde bulunmasını sağlamaktır. Bu sebeple de birkaç kişiye söz verme yerine tüm katılımcıların toplantı ile ilgili fikirlerini paylaşabilmeleri sağlanmalıdır.
Kayıt tutulması
Apartman ve site yönetimlerinde genel kurul toplantılarının kayıtlarının tutulması zorunlu olmaktadır. Bu zorunluluk aynı zamanda toplantı sonrasında konuşulanların kalıcı olmasını da sağlayacağı için ilerleyen dönemlerde hem yönetim hem de kat malikleri açısından avantaj sağlamaktadır.
Yönetim Planı Güncellemelerinde Aidat Politikaları Nelerdir?
Yönetim planlarında aidatların nasıl toplanacağının belirtilmesi yönetimlerin bu aşamada yollarına daha net görebilmelerini sağlamaktadır. Ancak gelişen teknoloji ve iletişim yöntemleri aidatların verimli şekilde toplanmasını da değiştirmektedir. Bu sebeple de zaman zaman yönetim planında değişikliğe gidilmesi mümkün olmaktadır. Aidatların daha verimli bir şekilde toplanması için yapılabilecek stratejiler içerisinde şunlar yer almaktadır.
Site ya da apartman adına açılan banka hesabına otomatik ödeme verilmesini sağlamak
Site ya da aparman için uygulama yazdırılarak ödemelerin ve diğer iletişimlerin bu uygulama üzerinden gerçekleşmesini sağlamak
Etkili Aidat Yönetimi için Stratejiler
Apartman ve site yönetimlerindeki en yaygın sorunlardan biri de aidatların toplanması ve gelir – gider dengesinin oluşturulamamasıdır. Doğru bir planlama yapılarak ve düzgün strateji uygulanarak aidat süreçleri hem bina sakinleri hem de yöneticiler için sorunsuz şekilde sürdürülür. Doğru planlama yapılması, düzenli takip edilmesi, açık iletişim ve uygunluklar önemlidir.
Öncelikle yıllık olarak bütçe planlamasının doğru şekilde yapılmasıyla sabit ve değişken giderler göz önüne alınarak aidat belirlenmesi doğru şekilde yapılmalıdır. Tüm gider kalemleri ayrı ayrı hesaplanmalı ve geçmiş yıl verileri ile enflasyon artışları da göz önüne alınmalıdır.
Aidat Miktarının Belirlenmesi ve Güncellenmesi
Apartman ve sitelerde aidat miktarlarının belirlenmesinde en önemli ve etkili dayanak Kat Mülkiyet Kanunudur. Bu kanuna göre ortak giderler arsa payı oranında paylaştırılır. Bazı genel giderler ise eşit şekilde paylaştırılabilir. Bu da yönetim planı ve stratejisine bağlıdır. Aidat belirlenirken en önemli kriterler:
Yıllık gider tahmini
Enflasyon oranları
Zam oranı
Geçen sene harcama ortalaması
Bakım ve onarım çalışmaları
Aidat bir yıl öncekiyle hiçbir zaman aynı kalmamalıdır. Özellikle enflasyonun yüksek olduğu dönemlerde yılda iki kere de güncelleme yapılabilir.
Aidatların Düzenli Takibi ve Kayıt Altına Alınmas
Aidatta en önemli konulardan biri de takibin doğru yapılmasıdır. Gelir ve gider dengeleri ayrıntılı olarak kaydedilmeli ve banka hareketleri ve ödeme belgeleri de düzenli olarak saklanmalıdır. Her daire için ayrı bir borç alacak takibi olmalı ve geciken ödemeler de ayrı bir şekilde listelenmelidir. Tüm ödemelerde mutlaka makbuz olmalıdır. Tüm bunlar hem şeffaflık hem de güven açısından önemlidir.
Geleneksel ve Dijital Aidat Yönetim Yöntemleri
Aidatların toplanmasında geleneksel veya dijital yöntemler tercih edilebilir. Geleneksel yöntemlerde aidatların genelde elden toplanarak makbuz karşılığı teslim alınır. Ama bu hem daha çok zaman alır hem de olası hatalar da artar.
Dijital yöntemde ise banka havalesi, otomatik talimatlar, elektronik makbuzlar ve mobil uygulama gibi kolaylıklardan yararlanılabilir. Dijital sistemler sayesinde borç takipleri kolaylaşırken şeffaflık da artar. Aidatların toplandığı hesap da bina adına ayrı bir hesap olmalıdır ki karışıklığın önüne geçilsin.
Geciken Aidatlar için Hukuki Süreçler
Aidatların zamanında ödenmemesi yönetimin en çok uğraştığı sorunlar arasında yer alır. Bu hem mali aksaklıklara yol açar hem de malikler arasında da sorunlar olabilir. Yönetim planında aksi bir durum belirtilmediği sürece aylık olarak belirli bir oran üzerinden faiz işler. Bu borcun devam etmesi durumunda yönetim icra takibi de başlatır. Bu aşamada borçlu olan malike ödeme emri iletilir ve itiraz edilmezse takip de kesinleşir. Bu nedenle aidatların düzenli olarak ödenmesi hukuki süreçler açısından da önemlidir.
Aidat Gelir ve Gider Dengesinin Sağlanması
Sağlıklı bir şekilde apartman yönetimi için gelir ve gider dengesinin titizlikle takip edilmesi gerekir. Asansörlerin bakımının yapılması, temizlik, güvenlik, su, elektrik gibi giderlerde düzenli bütçe planlaması gerektirir. Yöneticiler veya yönetim kurulu yıllık tahmini hazırlayarak kat maliklerine sunmalıdır. Beklenmeyen giderlerin olması durumunda ise yedek akçe ayrılması da bütçe kontrolünün yapılması gerekir.
Toplantıların Aidat Yönetimine Etkisi
Apartman ve site toplantıları ile aidat miktarlarının belirlenmesi ve bütçenin onaylanması açısından belirleyici rol oynar. Toplantıda alınan tüm kararlar doğrultusunda yeni dönem aidat tutarları belirlenir. Ek giderler için de bütçe kararı alınabilir. Kat maliklerinin toplantılara aktif katılımı ve kararların ortak olarak alınması sağlanır. Sonradan çıkabilecek anlaşmazlıkları da önler.
Yıllık Olağan Apartman Toplantısında Çoğunluk Sağlanamazsa Ne Olur?
Yıllık olağan apartman toplantılarında arsa payı ve sayı bakımından çoğunluk sağlanmazsa toplantı da yapılamaz. Bu durumda kanun gereği ikinci toplantı yapılır. İlk toplantıda yeterli çoğunluğun sağlanamaması durumunda ikinci toplantı planlanır. Daha esnek olarak kararlar uygulanır. İlk toplantıda çoğunluğun sağlanamaması oldukça sık rastlanılan bir durumdur.
İkinci toplantı ne zaman yapılır?
İkinci toplantının tarihi, ikinciden sonra en az 7 gün geçtikten sonraya belirlenir. Toplantı çağrısında ikinci toplantının yeri ve tarihi önceden belirlenmelidir. Böylece çoğunluk olmadığında aksaklık olmadan ikinci toplantı hemen gerçekleşir ve yönetimsel bir boşluk olmaz.
Toplantıya katılmayan mülk sahiplerinin hakları korunur mu?
Toplantıya katılmayan mülk sahiplerinin hakları kanunen korunur. Alınan kararlar tüm malikleri de kapsar. Ancak katılmayanlar ya da olumsuz oy verenler, belirli bir süre içerisinde dava açma hakkına da sahiptir. Böylece azınlıkların da hakları korunmuş olur.
Aidat ödemeleri için hangi yöntemler kullanılabilir?
Aidat ödemeleri için hem geleneksel hem de dijital yöntemler tercih edilebilir. Banka havalesi, otomatik talimat, online ödeme sistemleri, elden makbuz ile ödeme en yaygın tercih edilen yöntemlerdir. Dijital sistemler sayesinde ödeme takibi kolaylaşırken muhasebe kayıtları da düzenli olur. Nakit ödeme kayıt dışı bir risk olacağı için elden nakit çok da önerilmez.
Apartman veya site toplantısı ne sıklıkla yapılmalıdır?
Kanunen apartman toplantıları yılda en az bir kez yapılır. Ancak sitelerde ve daha yoğun gideri olan büyük alanlarda ihtiyaç olması durumunda ek toplantılar da olabilir. Bu sayede hem mali disiplin sağlanır, hem de komşuluk ilişkilerinin güçlenmesine katkıda bulunur.
