Kat Malikleri Kuruluna Davet Mektubu Örneği (Word/PDF)

Kat Hukuku Kanunu, kat malikleri ile düzenlenen toplantılara kat maliklerinin çağrılması için çağrının yapılmasını gerektiğine yer vermektedir. Ancak genel kurul toplantıları olağan ve olağan üstü olmak üzere ikiye ayrılmaktadır.

Olağan genel toplantılar, yönetim planında aksi belirtilmediği taktirde, ocak ayında yapılmaktadır. Olağanüstü genel toplantılar ise yönetim planında yer almayan ve önemli konuların kısa süre içerisinde çözülmesi gerektiği durumlarda gerçekleşmektedir.

Olağan genel kurul toplantılarının yönetim planında yeri, tarihi ve saati gibi bilgilerin yer alması halinde çağrı yapılmasına gerek bulunmaz. Ancak bu bilgilerin yer almaması ya da olağanüstü toplantının düzenlemesi durumunda çağrının yapılması gerekmektedir.

Toplantı çağrılarının nasıl yapılacağına dair düzenleme ise Kat Malikleri Kanunu 29. maddede yer almaktadır. Bu maddeye göre çağrının en az 15 gün öncesinden yapılması gerekmektedir. Çağrı yöntemleri içerisinde imzalatacak çağrı ya da taahhütlü mektup yer almaktadır. Çağrının noter aracılığı ile yapılma imkânı da bulunmaktadır. Çağrının tüm kat maliklerine, intifa ve sükna hakkı sahiplerine, kiracılara ve yasal temsilcilere yapılması gerekmektedir.  Çağrıda toplantının tarihi ve yerinin yanı sıra toplantının nedeninin de bildirilmesi gerekmektedir.

Çağrının kimin yapılacağı kanunda belirtilmemiştir. Ancak kural olarak çağrıyı yöneticinin yapması gerekmektedir. Diğer bir yandan yöneticinin olmadığı apartman ya da sitelerde çağrının nasıl yapılacağına yönelik herhangi bir düzenleme bulunmamaktadır.

İlk toplantıda yeterli sayıya ulaşılamaması durumunda ikinci bir toplantının düzenlenmesi gerekmektedir. İkinci toplantının yapılabilmesi için en az 7 günlük sürenin bırakılması gerekmektedir.

Kat Malikleri Kurulu Nedir?

Apartman ya da sitelerde yer alan kat malikleri kurulu, bağımsız bölüm maliklerinin bir araya gelerek özellikle ortak yaşam alanları için aldıkları kararları içerir. Ülkemizde bu kurulun oluşumu ve işleyişi Kat Mülkiyeti Kanunda düzenlenmiştir. Bağımsız bölümlerin maliki kurulun doğal üyesidir ve arsa payı oranına bakılmaz. Temel karar organı olduğu için yönetim planının uygulanmasını, giderlerin belirlenmesini ve yöneticilerin seçilmesini sağlar.

Yılda bir kere yapılan olağan toplantının yanı sıra gerektiği durumda olağanüstü toplantılar da yapılabilir. Ortak alanlarda bakım, tadilat, yeni kararlar bütçe onayları gibi süreçlerin başlatılması için kararların görüşüldüğü gündem maddelerini içerir.

Kat Malikleri Kurulunun Görev ve Yetkileri

Kat malikleri kurulunun görev ve yetkileri oldukça geniştir. En temel görev ve yetkiler:

• Yıllık proje ve bütçe belirlenmesi ve onaylanması

• Aidatların belirlenmesi

• Yöneticinin seçilmesi

• Onarım, tadilat ve yenileme kararlarının verilmesi

• Ortak alanlar hakkında her türlü kararlar

Toplantıya katılanlar arasında yapılan oylamada oy çokluğu ile alınır ve bazı durumlarda ise nitelikli oy çokluğu tercih edilir. Alınan kararların mutlaka karar defterine yazılması ve bağlayıcı hale gelmesi gerekir.

Kat Malikleri Kuruluna Davet Mektubunda Nelere Dikkat Edilmeli?

Genel kurul toplantıları için yapılacak çağrıda yer alması gereken bilgiler içerisinde şunlar yer almaktadır.

• Kat malikinin ismi

• Toplantının yapılma sebebi

• Toplantının tarihi, saati ve yeri

• Toplantının programı

Bunun yanında kat maliklerinin toplantıya katılamayacağının da göz önüne alınması gerekmektedir. Bu durumda toplantıya vekaleten katılabilecek kişilerin özellikleri içerisinde şunlar yer almaktadır.

• Kat malikinin birinci dereceden akrabaları

• Bağımsız bölümde birden fazla kat malikinin yaşaması durumunda

• Kat malikinin vefat etmesi durumunda veraset ilamına sahip olan kişi

Davet Mektubunun Önemi

Kat malikleri kurul toplantısının uygun ve resmi şekilde olması için toplantıya çağrının usulüne uygun olarak gerçekleşmesi gerekir. Davet mektubu, toplantının tarihi, saati, gündem maddeleri ve yeri gibi temel konuları içeren bir mektuptur. Bununla maliklerin toplantıya katılması ve görüş bildirmesi de güvence altına alınmış olur. Usulüne uygun şekilde yapılmayan çağrılarda alınan kararlar iptal edilebilir. Bu yüzden davet mektubunda sadece bilgilendirme değil aynı zamanda hukuki geçerlilik de önemlidir.

Hukuki Dayanak ve Resmiyet

Toplantı çağrısının nasıl yapılacağı ve süresi Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında düzenlenir. Bu kanuna göre olağan toplantılarda maliklere 15 gün önceden mutlaka bildirim yapılması gerekir. Davet mektubunun yazılı olması da oldukça önemlidir. noter aracılığı ile yapılan gönderimlerde özellikle ispat açısından posta, imza karşılığı teslim ya da elektronik iletişimler tercih edilebilir.

Davet Mektubunun Teslim Edilmesi ve Takibi

Davet mektubunun maliklere ulaştığının ispatı çok önemlidir. Toplantıya katılmayan bir malik, haberim olmadı iddiasında bulunabilir. Bu durumda ispat belgesinin sunulabilir olması çok önemlidir. iadeli taahhütlü posta, imza karşılığı teslim, e-posta ya da kargo en yaygın tercih edilen teslim yöntemleridir. Teslimat süreci de düzenli şekilde kayıt altına alınarak ileride ortaya çıkabilecek hukuki sorunların da önüne geçilmiş olur.

Kat Malikleri Kuruluna Davet Mektubu Hangi Durumlarda Zorunludur?

Davet mektubu her durumda zorunlu olan ve yasal geçerlilik için de önemli olan bir durumdur. Hem olağan toplantıda hem de olağanüstü toplantıda tercih edilmelidir. Yıllık olağan toplantı, bütçe ve aidat görüşmeleri, onarım kararları, yönetici belirlenmesi gibi konularda özellikle davet mektubu olması gerekir. 

Kat malikleri kurul toplantısına kimler katılabilir?

Bağımsız bölüm maliklerinin tamamı toplantıya katılabilir. Bizzat kendileri de katılabilir vekalet verdikleri temsilcileri de katılabilir. Kiracılar doğrudan kat malikleri kurulu üyesi değildir. Ancak malik yetki verdiyse temsilci olarak katılabilirler.

Toplantıya katılım sağlanmazsa ne olur?

Toplantıya katılmayan malik eğer davet mektubu ile bildirim yapıldıysa alınan kararlara uymak zorundadır. Katılmaması geçerliliği etkilemez. Buna rağmen karara dava açma yetkisi de vardır. Karar açıklandıktan sonra bir ay içinde dava açılabilir. 

Davet mektubu hukuki açıdan bağlayıcı mıdır?

Davet mektubunun hukuki açıdan bir bağlayıcılığı yoktur ancak toplantı geçerliliği için şartlardan biridir. usulüne uygun olmayan toplantılarda alınan kararların iptal edilme olasılığı artabilir. Bu yüzden hukuki açıdan dolaylı yoldan bir bağlayıcılığı vardır. Gündem maddelerinin açıkça yer alması oldukça önemlidir.

Toplantının ertelenmesi durumunda yeni davet mektubu gerekir mi?

İlk toplantıda yeterli çoğunluk olmadıysa kanunda belirtilen ikinci toplantı tarihi uygulanır. Davet mektubunda olası ikinci tarih belirtildiyse yeni bir davet mektubuna gerek yoktur. Ancak belirtilmediyse ya da başka bir tarihe karar verildiyse davet mektubunun gönderilmesi gerekir. Toplantının hem şeffaf hem de usulüne uygun şekilde yürütülmesinin de bir göstergesidir.